4.A.7 Zárd le a próbát és készítsd elő az indulást

óba végére értél. Létrehoztál egy zárt körű csoportos foglalkozást, hozzáférést adtál Teszt Eszternek, rögzítettél egy vásárlást és jelenlétet, majd vendégként is kipróbáltad a foglalást és annak lemondását.

Ebben a lépésben rendbe teszed a próba során létrehozott adatokat, hogy ne maradjon foglalható tesztesemény, érvényes tesztvásárlás vagy téves tartozás. Ezután létrehozhatod a valódi eseményeket, és hozzáférést adhatsz azoknak a vendégeknek, akik jelentkezhetnek rájuk.

Szükséges idő: körülbelül 10 perc

Fontos a sorrend.

A tesztadatok törlésénél fontos a sorrend. Ha a jelenlétet megtartod, de előbb törlöd a hozzá tartozó vásárlást, a részvételből tartozás keletkezhet. Teszt Esztert pedig addig nem tudod archiválni, amíg jövőbeli foglalása van.

Mielőtt elkezded

Döntsd el:

• a létrehozott csoportos foglalkozást a valódi működésedben is használni fogod-e;
• a létrehozott díjtípus a valódi kínálatod része-e;
• a teszteseményeket megtartod vagy törlöd;
• milyen napokon és időpontokban tartod majd a valódi eseményeket;
• mely vendégeknek szeretnél hozzáférést adni.

Hol találod a próbához létrehozott egyes elemeket?

A teszteseményeket itt kezelheted:

Eseményeim

Teszt Eszter vásárlásait, foglalásait és vendégprofilját itt találod:

Vendégek → Teszt Eszter

A Csoportos foglalkozásokat itt kezelheted:

Szolgáltatások → Csoportos foglalkozások

Tesztadatok törlése, indulás előkészítése

1. Ellenőrizd Teszt Eszter jövőbeli foglalásait

Az előző lépésben Teszt Eszterként foglaltál egy jövőbeli eseményre, majd lemondtad a foglalást.

Ha a lemondás lépését kihagytad, most töröld a foglalást:

Teszt Eszter Vendégprofilja → További műveletek → Foglalás törlése eseményről

Teszt Eszternek nem maradhat jövőbeli foglalása, mert ebben az esetben nem tudod archiválni a vendé gprofilját.

2. Döntsd el, megtartod-e a létrehozott Eseményeket

Ha az eseményeket csak a próbához hoztad létre

1.Nyisd meg a tesztsorozat első eseményét.

2.Válaszd az Esemény törlése lehetőséget.

3.Amikor a rendszer rákérdez, válaszd az Összes következő esemény törlését

A törlés:

• eltávolítja a tesztsorozat Eseményeit;
• törli a hozzájuk tartozó Foglalásokat és Jelenléteket;
• a Teszt Eszter vásárlásából korábban levont alkalom visszakerül a díjtípusra
• a rendszer nem küld lemondási értesítést a vendégeknek.

A kizárólag próbához létrehozott Eseményeknél a törlést, ne pedig az Esemény lemondását válaszd.

Ha az események a valódi órarended részei

Ebben az esetben ne töröld az eseményeket, csak Teszt Eszter részvételét és foglalását távolítsd el róluk.

1. Nyisd meg annak az eseménynek a jelenléti ívét, amelyen Teszt Eszter jelenlétét rögzítetted.

2. Ha a jelenléti ívet már lezártad, kattints a Jelenléti ív újranyitása gombra.

3. Kapcsold ki Teszt Eszter kártyáján a Részt vett beállítást.

4. Töröld Teszt Eszter eseményhez tartozó foglalását.

5. Zárd le ismét a jelenléti ívet.

3. Töröld a Tesztvásárlást

Ingyenes Csoportos foglalkozást próbáltál ki? Ha nem hoztál létre Vásárlást, ezt a lépést kihagyhatod.

Vendégek - Teszt Eszter profilja - Vásárlások

1.Nyisd meg Teszt Eszter vendégprofilját.

2.Lépj a Vásárlások lapra.

3.Jelöld ki a próbához rögzített vásárlást.

4.Válaszd a Törlés műveletet.

A Vásárlás törlése után a pénzügyi naplóban megmarad:

• az eredeti Értékesítés;
• az ahhoz tartozó sztornótétel.

A vásárlás törlése után a pénzügyi naplóban továbbra is megmarad az eredeti értékesítés és az ahhoz tartozó sztornó tétel. A korábbi pénzügyi tételek nem törölhetők, a két tétel azonban kiegyenlíti egymást, így a kassza egyenlegét nem befolyásolják.

Ez így megfelelő működés: a pénzügyi napló korábbi tételei nem törölhetők, a két tétel eredményeként azonban a kassza egyenlege nullára jön ki.

Ha a próbához mégis számlát készítettél, a Vásárlás törlésekor a rendszer a kapcsolódó sztornó számlát is elkészíti a beállított számlázóban.

4. Csak azokat az adatokat töröld/archiváld, amit kizárólag a próbához hoztál létre

Ha a csoportos foglalkozást és a díjtípust a valódi működésedhez hoztad létre, tartsd meg őket. Az indulás után is szükséged lesz rájuk.

Csak azokat az elemeket töröld/archiváld, amelyeket kifejezetten a próbához, például TESZT megjelöléssel hoztál létre.

Tesztként létrehozott Csoportos foglalkozás

A Csoportos foglalkozás kártyáján válaszd az Archiválás lehetőséget.

A csoportos foglalkozást csak akkor archiválhatod, ha már nem tartozik hozzá jövőbeli esemény. Ha az előző lépésben törölted a teljes tesztsorozatot, ennek már nem lehet akadálya.

Tesztként létrehozott Díjtípus

A Díjtípus nem törölhető, ha korábban már egyszer  értékesítésre került.

Nyisd meg az Árlistát, és kapcsold ki rajta az online és az offline értékesítést is. A Díjtípus ezután a Nem értékesíthető díjtípusok közé kerül, és új Értékesítésnél nem ajánlja fel a rendszer.

5. Hozd létre a valódi Eseményeket

Ha a próba során csak néhány teszteseményt hoztál létre, most állítsd össze azokat az időpontokat, amelyekre már a vendégeid is várod.

Nyisd meg az Eseményeim menüpontot, és hozd létre az első valódi Eseménysorozatot.

Ismétlődő csoportos foglalkozásnál:

• válaszd ki a Csoportos foglalkozást;
• add meg a Munkatársat, a Helyszínt és a Termet;
• állítsd be az időpontot és a kapacitást;
• kapcsold be az Ismétlődő esemény beállítást;
• jelöld ki a megfelelő napokat;
• a befejezésnél válaszd a Végdátum nélkül lehetőséget.

A rendszer így 12 hónapra előre létrehozza az Eseményeket, majd hetente automatikusan tovább folytatja a sorozatot.

Ha a csoportos foglalkozás időpontjai nem ismétlődnek rendszeresen, külön-külön hozd létre a következő eseményeket.

6. Ellenőrizd a valódi Eseményeket Teszt Eszterként

Teszt Eszter vendégprofilját még ne archiváld. Először használd fel a valódi események vendégoldali ellenőrzésére.

1. Nyisd meg a Saját oldalt egy másik böngészőben vagy inkognitó ablakban.

2. Jelentkezz be Teszt Eszter fiókjával.

3. Ellenőrizd a megjelenő eseményeket.

Ellenőrizd, hogy:

• a valódi Események megjelennek-e;
• megfelelő-e a Csoportos foglalkozás neve;
• helyesek-e az időpontok és a helyszínek;
• csak azoknak a Csoportos foglalkozásoknak az Eseményei láthatók-e, amelyekhez Teszt Eszter hozzáférést kapott.

Újabb próbafoglalást már nem szükséges leadnod, mert a foglalás és a lemondás teljes folyamatát az előző lépésekben ellenőrizted.

A zárt körű csoportos foglalkozások eseményei nem jelennek meg az Órarend widgeten. A vendégek ezeket a Saját oldal felületén, bejelentkezés után érhetik el.

7. Archiváld Teszt Esztert

Miután ellenőrizted a valódi Eseményeket, archiváld Teszt Eszter profilját

Vendégek→ Teszt Eszter profilja→ További műveletek → Archiválás

Az archiválás nem törli véglegesen Teszt Esztert. Az adatai és előzményei megmaradnak, a vendégprofil pedig később visszaállítható.

Ha a jövőben ugyanazzal az e-mail-címmel ismét felveszed, a rendszer a korábbi vendégprofilt aktiválja újra. A felismerhető tesztnév miatt később is egyértelmű lesz, hogy nem valódi vendégről van szó.

8. Adj hozzáférést a valódi Vendégeknek

Vendégek→ Teszt Eszter profilja→ Hozzárendelt szolgáltatások→ Hozzáad

A zárt körű csoportos foglalkozások eseményei nem jelennek meg automatikusan minden vendégnek. Minden vendégnél külön meg kell adnod, hogy melyik csoportos foglalkozáshoz férhet hozzá.

Új vendég felvételekor, ha azt szeretnéd, hogy már a regisztrációt követően maga is foglalhassan az eseményekre, már a felvételkor kapcsold hozzá a megfelelő szolgáltatásokat

Vendégek→ Hozzáad

1. Adj meg egy működő e-mail-címet.
2. Válaszd ki a megfelelő zárt körű csoportos foglalkozást a Szolgáltatások opciónál.
3. Kapcsold be a „Meghívó email kiküldése” beállítást.
4. Mentsd el a vendéget.

A Vendég a meghívó segítségével aktiválhatja a saját fiókját. Bejelentkezés után a Saját oldalon látni fogja azokat az Eseményeket, amelyekhez hozzáférést kapott.

Ha sok meglévő vendéggel indulsz, az egyenkénti felvitel helyett használhatod a vendégimportot. A vendégimporthoz élő Motibro-előfizetés szükséges.

Akkor vagy kész, ha

A tesztadatok és a valódi beállítások ellenőrzése után:

• a próba során keletkezett adatok már nem zavarják a napi működést;
• Teszt Eszternek nincs érvényes próbavásárlása, jövőbeli foglalása vagy téves tartozása;
• Teszt Eszter az archivált Vendégek között van;
• a valódi Csoportos foglalkozásod és Díjtípusod aktív;
• a valódi Események megjelentek a naptárban;
• vendégként ellenőrizted, hogy a valódi Események helyesen jelennek meg a Saját oldalon;
• tudod, mely Vendégeknek kell hozzáférést adnod;
• készen állsz a valódi Vendégek meghívására.

Fekészültél a zárt körű foglalások fogadására

A vendégeid a meghívóban található hivatkozással aktiválhatják a saját fiókjukat. Bejelentkezés után a Saját oldalon azoknak a zárt körű csoportos foglalkozásoknak az eseményei közül választhatnak, amelyekhez hozzáférést adtál nekik.

Ezzel a zárt körű csoportos foglalkozások beállításának végére értél. Nincs további kötelező lépés.

A Vendégimporttal, a Munkatársak hozzáférésével, az online fizetéssel, a számlázással és más Integrációkkal akkor foglalkozz, amikor a saját működésedhez valóban szükséged lesz rájuk.