4.A.7 Zárd le a próbát és készítsd elő az indulást
A próba végére értél. Létrehoztál egy Zárt körű Csoportos foglalkozást, hozzáférést adtál egy Tesztvendégnek, rögzítettél egy Vásárlást és Jelenlétet, majd Vendégként is kipróbáltad a Foglalást és a lemondást.
Az indulás előtt rendezd a próba során létrehozott adatokat, hogy ne maradjon a naptárban foglalható teszt-Esemény, érvényes teszt-Vásárlás vagy téves tartozás.
Ezután létrehozhatod a valódi Eseményeket, és hozzáférést adhatsz azoknak a Vendégeknek, akik jelentkezhetnek rájuk.
A tesztadatok rendbetétele körülbelül 10 percet vesz igénybe. A valódi Események és Vendégek felvitelének ideje attól függ, hány foglalkozással és Vendéggel indulsz.
Fontos a sorrend.
Ha megtartod Teszt Eszter Jelenlétét, de előbb törlöd a Vásárlását, a részvételből tartozás keletkezhet. Ha Teszt Eszternek jövőbeli Foglalása marad, nem tudod archiválni.
Mielőtt elkezded
Döntsd el:
- a létrehozott Csoportos foglalkozást élesben is használni fogod-e;
- a Díjtípus a valódi kínálatod része-e;
- a teszt-Eseményeket megtartod vagy törlöd;
- milyen napokon és időpontokban tartod majd a valódi Eseményeket;
- mely Vendégeknek szeretnél hozzáférést adni.
Hol találod?
A teszt-Eseményeket itt kezelheted:
Eseményeim
Teszt Eszter Vásárlásait, Foglalásait és Vendégprofilját itt találod:
Vendégek → Teszt Eszter
A Csoportos foglalkozásokat itt kezelheted:
Szolgáltatások → Csoportos foglalkozások
1. Ellenőrizd a jövőbeli Foglalásokat
Az előző cikkben Teszt Eszter Vendégként foglalt egy jövőbeli Eseményre, majd lemondta a Foglalást.
Ha a lemondást kihagytad, most távolítsd el a Foglalást:
Teszt Eszter Vendégprofilja → További műveletek → Foglalás törlése eseményről
Teszt Eszternek nem maradhat jövőbeli Foglalása, mert ilyen esetben nem archiválható.
2. Döntsd el, megtartod-e a teszt-Eseményeket
Ha az Események csak a próbához készültek
Nyisd meg a tesztsorozat első Eseményét, majd válaszd az Esemény törlése műveletet.
Amikor a rendszer rákérdez, válaszd az összes következő Esemény törlését is.
A törlés:
- eltávolítja a tesztsorozat Eseményeit;
- törli a hozzájuk tartozó Foglalásokat és Jelenléteket;
- visszaadja a levont alkalmat Teszt Eszter Vásárlásába;
- nem küld lemondási értesítést a Vendégeknek.
A kizárólag próbához létrehozott Eseményeknél ezért a törlést, nem pedig az Esemény lemondását használd.
Ha az Események a valódi időpontjaid
Ebben az esetben ne töröld az Eseményeket.
A Jelenléti íven kapcsold ki Teszt Eszter Részt vett beállítását. Ha a Jelenléti ívet már lezártad, először válaszd a Jelenléti ív újranyitása lehetőséget.
Ezután töröld Teszt Eszter Eseményhez tartozó Foglalását, majd zárd le ismét a Jelenléti ívet.
3. Töröld a Tesztvásárlást
Ingyenes Csoportos foglalkozást próbáltál ki?
Ha nem hoztál létre Vásárlást, ezt a lépést kihagyhatod.
Nyisd meg Teszt Eszter Vendégprofilját, majd lépj a Vásárlások lapra.
Jelöld ki a próbához rögzített Vásárlást, és válaszd a Törlés műveletet.
A Vásárlás törlése után a pénzügyi naplóban megmarad:
- az eredeti Értékesítés;
- az ahhoz tartozó sztornótétel.
Ez a megfelelő működés: a pénzügyi napló korábbi tételei nem törölhetők, a két tétel eredményeként azonban a kassza egyenlege nullára jön ki.
Ha a próbához számlát készítettél, a Vásárlás törlésekor a rendszer a kapcsolódó sztornószámlát is elkészíti a beállított számlázóban.
4. Csak a valódi kínálatodhoz nem tartozó adatokat vezesd ki
Ha a Csoportos foglalkozást és a Díjtípust a valódi működésedhez hoztad létre, tartsd meg őket. Ezekre az indulás után is szükséged lesz.
Csak akkor vezesd ki őket, ha kifejezetten a próbához, például TESZT megjelöléssel készültek.
Tesztként létrehozott Csoportos foglalkozás
A Csoportos foglalkozás kártyáján válaszd az Archiválás lehetőséget.
Az Archiválás csak akkor végezhető el, ha a Csoportos foglalkozáshoz már nem tartozik jövőbeli Esemény. Ha a második lépésben törölted a tesztsorozatot, ennek már nem lehet akadálya.
Tesztként létrehozott Díjtípus
A Díjtípus nem törölhető, ha korábban már történt belőle Értékesítés.
Nyisd meg az Árlistát, és kapcsold ki rajta az online és az offline értékesítést is. A Díjtípus ezután a Nem értékesíthető díjtípusok közé kerül, és új Értékesítésnél nem ajánlja fel a rendszer.
5. Hozd létre a valódi Eseményeket
Ha a próba során csak három teszt-Eseményt hoztál létre, most állítsd össze azokat az időpontokat, amelyeket már a Vendégeid is használni fognak.
Nyisd meg az Eseményeim menüpontot, és hozd létre az első valódi Eseménysorozatot.
Ismétlődő Csoportos foglalkozásnál:
- válaszd ki a Csoportos foglalkozást;
- add meg a Munkatársat, a Helyszínt és a Termet;
- állítsd be a valós időpontot és kapacitást;
- kapcsold be az Ismétlődő esemény beállítást;
- jelöld ki a megfelelő napokat;
- a befejezésnél válaszd a Végdátum nélkül lehetőséget.
A rendszer így 12 hónapra előre létrehozza az Eseményeket, majd hetente automatikusan továbbgördíti a sorozatot.
Ha a Csoportos foglalkozás időpontjai nem ismétlődnek rendszeresen, hozd létre külön a következő Eseményeket.
6. Ellenőrizd a valódi Eseményeket Teszt Eszterként
Teszt Eszter Vendégprofilját még ne archiváld.
Nyisd meg a Saját oldalt egy másik böngészőben vagy inkognitó ablakban, majd jelentkezz be Teszt Eszter fiókjával.
Ellenőrizd, hogy:
- a valódi Események megjelennek-e;
- megfelelő-e a Csoportos foglalkozás neve;
- helyesek-e az időpontok és a helyszínek;
- csak azoknak a Csoportos foglalkozásoknak az Eseményei láthatók-e, amelyekhez Teszt Eszter hozzáférést kapott.
Újabb próbafoglalást már nem szükséges leadnod: a Foglalás teljes folyamatát az előző cikkekben ellenőrizted.
Az Órarend widgeten a Zárt körű Csoportos foglalkozások Eseményei nem jelennek meg. Ebben a működésben a Vendégek a Saját oldalon, bejelentkezés után érik el a számukra hozzáférhető Eseményeket.
7. Archiváld Teszt Esztert
Miután ellenőrizted a valódi Eseményeket, nyisd meg Teszt Eszter Vendégprofilját, majd válaszd:
További műveletek → Archiválás
Az Archiválás nem törli véglegesen a Vendéget. Az adatai és előzményei megmaradnak, és később visszaállíthatók.
Ha a jövőben ugyanazzal az e-mail-címmel ismét felveszed, a rendszer a korábbi Vendéget aktiválja újra. A felismerhető Teszt név miatt később is egyértelmű lesz, hogy nem valódi Vendégről van szó.
8. Adj hozzáférést a valódi Vendégeknek
A Zárt körű Csoportos foglalkozás Eseményei nem jelennek meg automatikusan minden Vendégnek.
Minden Vendégnél add meg, melyik Zárt körű Csoportos foglalkozáshoz férhet hozzá. Új Vendég felvételekor ezt a hozzáférést a Vendég adataival együtt beállíthatod.
Ha azt szeretnéd, hogy a Vendég maga is foglalhasson:
- adj meg működő e-mail-címet;
- válaszd ki a megfelelő Zárt körű Csoportos foglalkozást;
- kapcsold be a Meghívó email kiküldése beállítást;
- mentsd el a Vendéget.
A Vendég a meghívó segítségével aktiválhatja a saját fiókját. Bejelentkezés után a Saját oldalon látni fogja azokat az Eseményeket, amelyekhez hozzáférést kapott.
Ha sok meglévő Vendéggel indulsz, a Vendégek egyenkénti felvitele helyett használhatod a Vendégimportot. Ehhez élő Motibro-előfizetés szükséges.
Akkor vagy kész, ha…
- a próba során keletkezett adatok már nem zavarják a napi működést;
- Teszt Eszternek nincs érvényes Vásárlása, jövőbeli Foglalása vagy téves tartozása;
- Teszt Eszter az archivált Vendégek között van;
- a valódi Csoportos foglalkozásod és Díjtípusod aktív;
- a valódi Események megjelentek a naptárban;
- Vendégként ellenőrizted, hogy a valódi Események helyesen jelennek meg a Saját oldalon;
- tudod, mely Vendégeknek kell hozzáférést adnod;
- készen állsz a valódi Vendégek meghívására.
Elkészültél a Zárt körű Foglalások fogadására
A Vendégeid a meghívójuk segítségével létrehozhatják a saját fiókjukat. Bejelentkezés után a Saját oldalon azoknak a Zárt körű Csoportos foglalkozásoknak az Eseményei közül választhatnak, amelyekhez hozzáférést adtál nekik.
Ezzel a Zárt körű Csoportos foglalkozások beállításának végére értél. Nincs további kötelező lépés.
A Vendégimporttal, a Munkatársak hozzáférésével, az online fizetéssel, a számlázással és más Integrációkkal akkor foglalkozz, amikor a saját működésedhez valóban szükséged lesz rájuk.