4.B.2 Állítsd össze a Tanfolyam Eseményeit

A Tanfolyam megmutatja, milyen képzést szervezel. A konkrét időpontokat azonban külön eseményként kell létrehoznod a naptárban.

A teszt alatt egy három eseményből álló tesztsorozatot készítünk. Így kipróbálhatod, hogyan készülnek automatikusan Foglalások a beíratott Vendég számára, tesztelheted a jelenlét rögzítést anélkül hogy hosszabb időszakra feltöltenéd a naptáradat.

Amikor később beíratsz további vendégeket a tanfolyamra, a Motibro a Beiratkozás időszakába eső Eseményekre automatikusan Foglalást készít számára. Ezzel előre biztosítod a helyét ezeken az Eseményeken, így neki nem kell külön Foglalást leadnia. A Beiratkozást végdátummal vagy végdátum nélkül is megadhatod.

Szükséges idő: kb. 10 perc

Mielőtt elkezded

Szükséged lesz:

• az első Esemény tervezett időpontjára és időtartamára;
• az Eseményt tartó Munkatársra;
• a Helyszínre és a Teremre;
• a csoport tervezett létszámára.

Az első teszteseményhez jövőbeli időpontot válassz.

A Tanfolyam Eseményeinek létrehozása

Hol találod?

Eseményeim → Új esemény

1. Kezdd el az Esemény létrehozását

Nyisd meg az Eseményeim menüpontot.

Kattints a naptárban egy megfelelő jövőbeli idősávra.

A dátum és a kezdési idő automatikusan kitöltődik. Ugyanezt az űrlapot a jobb felső Új esemény gombbal is megnyithatod.

2. Válaszd ki a Tanfolyamot

Válaszd ki a korábban létrehozott Tanfolyamot. Az Esemény neve automatikusan megjelenik.

Ezután válaszd ki:

• az Eseményt tartó Munkatársat 
• a Helyszínt;
• a Termet.

Ha egyedül dolgozol, vagy még nem vettél fel más Munkatársat, itt saját magadat választhatod ki.

3. Add meg az időpontot és a kapacitást

Ellenőrizd az Esemény dátumát, valamint a kezdési és befejezési időpontját.

Az Esemény kapacitása mezőben add meg a tervezett maximum létszámot.

A kapacitás nem akadályozza meg a Tanfolyamra történő beíratást. A Motibro teltházas Eseményre is elkészíti a beíratott Vendég Foglalását, és jelzi a túlkapacitást. Ezért a Vendégek beíratásakor neked kell ellenőrizned, hogy a létszám megfelelő-e.

4. Készíts három Eseményből álló tesztsorozatot

Kapcsold be az Ismétlődő esemény beállítást, majd add meg:

• Gyakoriság: Heti
• Nap: az első Eseményhez kiválasztott nap
• Befejezés: Meghatározott végdátumig

Így összesen három Esemény jön létre: az első a kiválasztott napon, a második egy héttel, a harmadik két héttel később. A végdátum napja is beleszámít a sorozatba.

Ez a végdátum az Eseménysorozat végét határozza meg. Teszt Eszter Beiratkozásának kezdetét és esetleges végdátumát később, külön adod meg.

5. Mentsd el és ellenőrizd az eseményeket

Mentsd el az Eseményt, majd nézd meg a naptárban a következő két hetet is.

Ellenőrizd, hogy:

- összesen három Esemény jött létre;

- mindhárom ugyanazon a napon és ugyanabban az időpontban kezdődik;

- a megfelelő Tanfolyamhoz tartoznak;

- helyes a Munkatárs, a Helyszín, a Terem és a kapacitás megjelölés.

Hogyan jönnek majd létre a Foglalások?

A következő lépésben beíratod Teszt Esztert a Tanfolyamra. A Motibro a Beiratkozás időszakába eső Eseményekre automatikusan Foglalást készít számára. Ezeket nem kell Eseményenként külön rögzítened.

Azért hozod létre előbb a három teszteseményt, hogy a Beiratkozás után rögtön ellenőrizhesd a Foglalásokat.

A később létrehozott Eseményekre is automatikusan Foglalás készül, ha az időpontjuk Teszt Eszter Beiratkozásának időszakába esik. A Beiratkozást végdátum nélkül is megadhatod.

Miért csak három Eseményt hozunk létre?

A rövid tesztsorozaton átláthatóan kipróbálhatod:

• az ismétlődő Események létrehozását;
• a Vendég Tanfolyamhoz rendelését;
• az automatikus bejelentkeztetést;
• a Jelenlét rögzítését;
• a Vendég távolmaradásának jelzését.

A valódi Eseménysorozatnál megadhatsz konkrét végdátumot, vagy választhatod a Végdátum nélkül lehetőséget. Utóbbi esetben a rendszer 12 hónapra előre létrehozza az Eseményeket, majd hetente automatikusan továbbgördíti a sorozatot.

Ha a Tanfolyam egy adott napon véget ér, az Eseménysorozatnál ezt add meg végdátumként.

Amit most még kihagyhatsz

Az első próbához elegendő a három tesztesemény. A Kiemelt esemény kapcsolóval és az Esemény további beállításaival később is foglalkozhatsz.

Most még nem kell Vendéget vagy Vásárlást hozzáadnod az Eseményekhez. Teszt Esztert a következő lépésben a Tanfolyamhoz rendeljük, így automatikusan bekerül a megfelelő Eseményekre.

Akkor léphetsz tovább, ha

• a naptárban három Eseménykártyát látsz;
• az Események ugyanahhoz a Tanfolyamhoz tartoznak;
• mindhárom Esemény időpontja, Helyszíne, Terme és kapacitása megfelelő;
• az Események egyikén sincs még résztvevő.

Mit kell még beállítanod?

Az Események létrehozásával még egyetlen Vendéget sem írattál be a Tanfolyamra.

A következő lépésben felveszed Teszt Esztert a Vendégek közé, majd megadod Beiratkozásának kezdőnapját és szükség esetén a végdátumát. Ezután ellenőrzöd, hogy mindhárom Eseményre automatikusan elkészült-e a Foglalása.

A részvétel díjazása és a Beiratkozás két külön dolog:

a Díjtípus határozza meg, milyen feltételekkel vásárolható meg a részvétel; a pénzügyi fedezetet az ennek alapján rögzített Vásárlás biztosítja;

a Beiratkozás határozza meg, mely Tanfolyam-Eseményekre készül automatikusan Foglalás a Vendég számára.

A Beiratkozás önmagában nem ad hozzá érvényes díjtípust a vendég profiljához, és a Díjtípus hozzárendelése sem helyettesíti a Vendég beíratását.

Ha elakadtál, mert

Nem találod a Tanfolyamot az Esemény létrehozásakor?

Ellenőrizd a Szolgáltatások > Tanfolyamok menüpontban, hogy létrehoztad-e a Tanfolyamot, és nincs-e archiválva.

Nem látod az Eseményt a naptárban?

Ellenőrizd, hogy a megfelelő hetet nézed-e, és van-e aktív szűrés. Aktív szűrés esetén kattints a Szűrés törlése gombra. A korábban beállított szűrés a következő belépéskor is megmaradhat.

Rossz időpontot adtál meg?

Nyisd meg az Eseményt, majd kattints a Szerkesztés gombra. Ismétlődő Eseménynél kiválaszthatod, hogy csak ezt az alkalmat vagy az összes elkövetkező eseményt szeretnéd módosítani.

Véletlenül hoztad létre az Eseményeket?

Először ellenőrizd, hogy az Eseményekhez nem tartozik valódi Foglalás vagy Jelenlét.

Nyisd meg a sorozat első Eseményét, válaszd az Esemény részleteit, majd az Esemény törlése lehetőséget, itt válaszd az Következő Események törlését.