4.B.2 Állítsd össze a Tanfolyam Eseményeit
A Tanfolyam megmutatja, milyen képzést szervezel. A konkrét időpontokat azonban külön Eseményként kell létrehoznod a naptárban.
Elsőként egy három Eseményből álló tesztsorozatot készítünk. Így kipróbálhatod, hogyan kerül be egy Vendég automatikusan a Tanfolyam Eseményeire, anélkül hogy hosszabb időszakra feltöltenéd a naptáradat.
A később beíratott Tesztvendégnek nem kell külön Foglalást leadnia ezekre az Eseményekre. Amikor a Tanfolyamhoz rendeled, a megadott időszakba eső Eseményeken előre biztosítod számára a helyet.
A Tanfolyam Eseményeinek létrehozása körülbelül 10 percet vesz igénybe.
Mielőtt elkezded
Szükséged lesz:
- a Tanfolyam első Eseményének tervezett időpontjára;
- az Esemény időtartamára;
- az Eseményt tartó Munkatársra;
- a Helyszínre és a Teremre;
- a csoport tervezett létszámára.
Az első teszt-Eseményhez olyan időpontot válassz, amely még nem múlt el. Ha aznap már nincs megfelelő időpont, választhatsz egy következő napot is.
Hol találod?
Eseményeim → Új esemény
A Tanfolyam Eseményeinek létrehozása
1. Kezdd el az Esemény létrehozását
Nyisd meg az Eseményeim menüpontot. Ez a Szervezet naptára.
Kattints a naptárban egy megfelelő jövőbeli idősávra. A dátum és a kezdési idő így automatikusan kitöltődik.
Ugyanezt az űrlapot a jobb felső Új esemény gombbal is megnyithatod.
2. Válaszd ki a Tanfolyamot
Válaszd ki a korábban létrehozott Tanfolyamot. Az Esemény neve automatikusan megjelenik.
Ezután válaszd ki:
- az Eseményt tartó Munkatársat;
- a Helyszínt;
- a Termet.
Ha egyedül dolgozol, Munkatársként most valószínűleg saját magadat választod ki.
3. Add meg az időpontot és a kapacitást
Ellenőrizd az Esemény dátumát, valamint a kezdési és befejezési időpontját.
Az Esemény kapacitása mezőben add meg, hány Vendégnek szeretnél helyet biztosítani.
A kapacitást a Tanfolyam tervezett létszámához és a Terem valós befogadóképességéhez igazítsd. Ne hagyd meg automatikusan a 10 fős alapértéket, ha a tényleges létszám ettől eltér.
Mivel a Tanfolyam résztvevői automatikusan bekerülnek az Eseményekre, még a Vendégek beíratása előtt ellenőrizd, hogy elegendő helyet adtál-e meg.
4. Készíts egy rövid tesztsorozatot
Kapcsold be az Ismétlődő esemény beállítást, majd add meg:
- Gyakoriság: Heti
- Nap: az első Eseményhez kiválasztott nap
- Befejezés: Meghatározott végdátumig
- Végdátum: két héttel az első Esemény után
Ezzel összesen három Esemény jön létre: az első a kiválasztott napon, a második egy héttel, a harmadik pedig két héttel később.
A végdátum napja is beleszámít a sorozatba.
5. Mentsd el és ellenőrizd a naptárat
Mentsd el az Eseményt, majd nézd meg a naptárban a következő két hetet is.
Összesen három zöld Eseménykártyát kell látnod ugyanazon a hétköznapon és ugyanabban az időpontban.
Nyisd meg az egyik Eseményt, és ellenőrizd, hogy a korábban létrehozott Tanfolyam tartozik-e hozzá.
Miért az Események után íratjuk be a Vendéget?
Amikor egy Vendéget a Tanfolyamhoz rendelsz, a Motibro a megadott időszak Tanfolyam-Eseményeire automatikusan bejelentkezteti.
Ezért először létrehozzuk az Eseményeket, és csak ezután íratjuk be Teszt Esztert. Így azonnal ellenőrizheted, hogy mindhárom Eseményen megjelent-e a résztvevők között.
A Vendégnek nem kell az egyes Eseményeket külön kiválasztania vagy lefoglalnia.
Miért csak három Eseményt hozunk létre?
A rövid tesztsorozaton átláthatóan kipróbálhatod:
- az ismétlődő Események létrehozását;
- a Vendég Tanfolyamhoz rendelését;
- az automatikus bejelentkeztetést;
- a Jelenlét rögzítését;
- a Vendég távolmaradásának jelzését.
Az éles Tanfolyam Eseményeinek létrehozásakor megadhatsz konkrét végdátumot, vagy használhatod a Végdátum nélkül beállítást.
A Végdátum nélkül beállításnál a rendszer 12 hónapra előre létrehozza az Eseményeket, majd hetente automatikusan továbbgördíti a sorozatot.
Ha a Tanfolyam meghatározott napon véget ér, inkább add meg a valódi végdátumot. Így csak a Tanfolyam időtartamába eső Események jönnek létre.
Mit kell még beállítanod?
Az Események létrehozásával még egyetlen Vendéget sem írattál be a Tanfolyamra.
A következő lépésben létrehozzuk Teszt Esztert, majd megadjuk, hogy mely időszakban tartozzon a Tanfolyamhoz. Ezután ellenőrizzük, hogy mindhárom Eseményen automatikusan megjelent-e.
A Díjtípus hozzárendelése és a Tanfolyamhoz rendelés két külön beállítás. A Díjtípus a részvétel pénzügyi fedezetét biztosítja, a Tanfolyamhoz rendelés pedig azt határozza meg, mely Eseményeken kap helyet a Vendég.
Akkor vagy kész, ha…
- a naptárban három Eseménykártyát látsz;
- az Események ugyanahhoz a Tanfolyamhoz tartoznak;
- mindhárom Esemény időpontja, Helyszíne, Terme és kapacitása megfelelő;
- az Események egyikén sincs még résztvevő.
Amit most még kihagyhatsz
A Kiemelt esemény kapcsolóval és az Esemény további beállításaival később is foglalkozhatsz.
Most még nem kell Vendéget vagy Vásárlást hozzáadnod az Eseményekhez. Teszt Esztert a következő lépésben a Tanfolyamhoz rendeljük, így automatikusan bekerül a megfelelő Eseményekre.
Ha elakadtál
Nem találod a Tanfolyamot az Esemény létrehozásakor?
Ellenőrizd, hogy valóban Tanfolyamként hoztad-e létre, és nincs-e archiválva.
Nem látod az Eseményt a naptárban?
Ellenőrizd a tölcsér ikon melletti számot. Ha aktív szűrés van beállítva, kattints a Szűrés törlése gombra. A szűrés a következő belépéskor is megmaradhat.
Rossz időpontot adtál meg?
Nyisd meg az Eseményt, majd kattints a Szerkesztés gombra. Ismétlődő Eseménynél kiválaszthatod, hogy csak ezt az alkalmat vagy az összes következőt szeretnéd módosítani.
Nem tudod elmenteni az ismétlődő Eseményt?
Előfordulhat, hogy az időpont ütközik egy már meglévő sorozattal. A hibaüzenet megmutatja az ütköző Eseményt. Válassz másik időpontot, vagy módosítsd a korábbi sorozatot.
Véletlenül hoztad létre az Eseményeket?
Mivel még nem írattál be Vendéget a Tanfolyamra, az Események Foglalások és Jelenlétek nélkül törölhetők.
Nyisd meg a sorozat első Eseményét, válaszd az Esemény törlése lehetőséget, majd kérd az összes következő Esemény törlését is.