4.B.5 Rögzíts Jelenlétet és zárd le a Jelenléti ívet
Amikor Teszt Esztert beírattad a Tanfolyamra, a Motibro automatikusan elkészítette a Foglalásait a megadott időszak Eseményeire.
Az egyik jövőbeli Foglalást Teszt Eszterként már lemondtad. Most egy másik teszt-Eseményen rögzíted, hogy részt vett, majd lezárod a Jelenléti ívet.
Díjköteles Tanfolyamnál az alkalom akkor kerül levonásra Teszt Eszter Vásárlásából, amikor rögzíted a Jelenlétét. A Foglalás létrehozása önmagában még nem használ fel alkalmat.
A Jelenlét rögzítése és a Jelenléti ív lezárása körülbelül 5–10 percet vesz igénybe.
Ingyenes a Tanfolyamod?
A Jelenlétet ugyanígy rögzítheted, de Vásárlás hiányában nem történik alkalomlevonás.
Mielőtt elkezded
Ellenőrizd, hogy:
- Teszt Eszter be van íratva a Tanfolyamra;
- legalább az egyik teszt-Eseményen még aktív Foglalással rendelkezik;
- díjköteles Tanfolyamnál van megfelelő Vásárlása;
- tudod, melyik Eseményhez tartozó Foglalását mondta le.
Ne azt az Eseményt válaszd, amelynek Foglalását Teszt Eszterként lemondtad.
A Jelenléti ívet már az Esemény kezdete előtt is megnyithatod és vezetheted.
Hol találod?
Eseményeim → válaszd ki az Eseményt → Jelenléti ív
1. Nyisd meg a Jelenléti ívet
Lépj az Eseményeim menüpontba, és válaszd ki a Tanfolyam egyik olyan teszt-Eseményét, amelyen Teszt Eszter még Foglalással rendelkezik.
A megnyíló panel alján kattints a Jelenléti ív gombra.
2. Keresd meg Teszt Esztert
Nyisd meg a Foglalások, résztvevők lapot.
Teszt Eszternek már szerepelnie kell a listában, mert a Tanfolyamra történő beíratásakor automatikusan elkészült a Foglalása erre az Eseményre.
Ha nem találod, először ellenőrizd, hogy nem azt az Eseményt nyitottad-e meg, amelynek Foglalását korábban lemondta.
3. Jelöld megjelentként Teszt Esztert
Teszt Eszter kártyáján kapcsold be a Részt vett beállítást.
Ezzel rögzítetted, hogy Teszt Eszter megjelent az Eseményen.
A Jelenlét rögzítése nem módosítja a Tanfolyamra történő beíratásának időszakát, és nincs hatással a többi Eseményhez tartozó Foglalására.
4. Ellenőrizd az alkalomlevonást
Díjköteles Tanfolyamnál a Jelenlét rögzítésekor a rendszer automatikusan felhasznál egy alkalmat Teszt Eszter megfelelő Vásárlásából.
Ha több felhasználható Vásárlása is van, abból történik az alkalomlevonás, amelyik a leghamarabb jár le, és érvényes az adott Tanfolyamra.
A Vendég kártyáján a fizetettség állapotát is ellenőrizheted.
Ha meghatározott számú alkalmat tartalmazó Díjtípust használsz, a Vásárláson eggyel kevesebb fennmaradó alkalmat kell látnod.
Korlátlan használatú Díjtípusnál a fennmaradó alkalmak száma nem csökken, de a Jelenlét pénzügyileg rendezettként jelenik meg.
5. Ellenőrizd a korábban lemondott Eseményt
Nyisd meg azt a teszt-Eseményt, amelynek Foglalását Teszt Eszterként korábban lemondtad.
Teszt Eszternek ezen az Eseményen nem szabad aktív Foglalással vagy Jelenléttel rendelkeznie.
Mivel ezen az Eseményen nem rögzítettél Jelenlétet, a Vásárlásából sem használódik fel alkalom.
Ezzel ellenőrizheted, hogy a Vendég egyetlen Eseményről úgy tud távolmaradást jelezni, hogy közben a Tanfolyam többi Eseményéhez tartozó Foglalása megmarad.
6. Zárd le a Jelenléti ívet
Lépj vissza ahhoz az Eseményhez, amelyen Teszt Esztert résztvevőként jelölted.
Kattints a Jelenléti ív lezárása gombra, majd erősítsd meg a lezárást.
A lezárás után a Jelenléti ív helyett megjelenik a Jelenléti riport. Itt többek között az alábbiakat láthatod:
- az Esemény kihasználtságát;
- a résztvevőket;
- a Foglalással rendelkező, de meg nem jelent Vendégeket.
Miért fontos lezárni a Jelenléti ívet?
A lezárással befejezed az Esemény adminisztrációját, és elkészül a végleges Jelenléti riport.
Ha Munkatársakkal dolgozol, a lezárt Jelenléti ív a munkatársi elszámolás alapja is. A le nem zárt Események bérszámítása 0 Ft.
A Jelenléti ívet akkor zárd le, amikor az adott Esemény résztvevőinek adatait már ellenőrizted.
Akkor vagy kész, ha…
- Teszt Eszter résztvevőként jelenik meg a Jelenléti riportban;
- meghatározott alkalomszámú Díjtípusnál eggyel csökkent a Vásárlásán lévő fennmaradó alkalmak száma;
- ingyenes vagy korlátlan használatú Díjtípusnál a Jelenlét megfelelően rögzült;
- a korábban lemondott Esemény nem használt fel alkalmat;
- a Jelenléti ív helyén megjelent a Jelenléti riport.
Miután az Esemény időpontja elmúlt, a naptárban kék Eseménykártya jelzi, hogy a Jelenléti ívet lezártad.
Amit most még kihagyhatsz
Az automatikus Jelenlét-rögzítéssel és a nap végi automatikus lezárással egyelőre nem kell foglalkoznod.
Ezeket később a Tanfolyam adatlapján, a Jelenléti ív beállításai alatt kapcsolhatod be.
Ha elakadtál
Teszt Eszter nem szerepel a Jelenléti íven?
Ellenőrizd, hogy:
- a megfelelő Tanfolyam-Eseményt nyitottad-e meg;
- Teszt Eszter be van-e íratva a Tanfolyamra;
- az Esemény beleesik-e a beíratáskor megadott időszakba;
- Teszt Eszter nem mondta-e le az adott Eseményhez tartozó Foglalását.
Nem történt alkalomlevonás?
Ellenőrizd, hogy:
- a Díjtípus hozzá van-e rendelve a Tanfolyamhoz;
- Teszt Eszter Vásárlása még érvényes-e;
- meghatározott alkalomszámú Díjtípusnál van-e legalább egy fennmaradó alkalma.
Ha Teszt Eszternek nincs felhasználható Vásárlása, a Jelenlét tartozásként kerülhet rögzítésre. Ezt egy később rögzített, megfelelő Vásárlás automatikusan rendezheti.
A korábban lemondott Eseményen még mindig látod Teszt Esztert?
Ellenőrizd, hogy a Foglalás lemondása valóban megtörtént-e, és a megfelelő Eseményt nyitottad-e meg.
Túl korán zártad le a Jelenléti ívet?
A Jelenléti ív újranyitása gombbal újra megnyithatod. Ezután pótolhatod vagy javíthatod a Jelenléteket, majd ismét lezárhatod.