4.B.6 Zárd le a próbát és indítsd el a valódi Tanfolyamot

A próba végére értél. Létrehoztál egy Tanfolyamot és három Eseményt, beírattad Teszt Esztert, rögzítetted a Vásárlását és a Jelenlétét, majd Vendégként is ellenőrizted a működést.

Az indulás előtt rendezd a próba során létrehozott adatokat, hogy ne maradjon:

• aktív tesztbeíratás;
• jövőbeli teszt-Foglalás;
• érvényes teszt-Vásárlás;
• téves Jelenlét vagy tartozás;
• foglalható teszt-Esemény a naptárban.

Ezután létrehozhatod a Tanfolyam valódi Eseményeit, és beírathatod a valódi Vendégeket.

A tesztadatok rendbetétele körülbelül 10–15 percet vesz igénybe. A valódi Események és Vendégek felvitelének ideje attól függ, milyen hosszú Tanfolyamot indítasz, és hány résztvevővel dolgozol.

Fontos a sorrend.

Először a teszt-Foglalásokat és Jelenlétet rendezd, utána szüntesd meg Teszt Eszter beíratását, és csak ezután töröld a Vásárlását. Ha a Jelenlét megmarad, de a Vásárlást előbb törlöd, a részvételből tartozás keletkezhet.

Mielőtt elkezded

Döntsd el:

• a létrehozott Tanfolyamot élesben is használni fogod-e;
• a Díjtípus megfelel-e a valódi díjfizetési rendszerednek;
• a három teszt-Eseményt megtartod vagy törlöd;
• mikor kezdődik és meddig tart a valódi Tanfolyam;
• milyen időpontokban lesznek az Események;
• mely Vendégeket szeretnéd beíratni.

Hol találod?

A teszt-Eseményeket itt kezelheted:

Eseményeim

Teszt Eszter Foglalásait, Vásárlásait és beíratását a Vendégprofilján találod:

Vendégek → Teszt Eszter

A Tanfolyamot itt kezelheted:

Szolgáltatások → Tanfolyamok

1. Döntsd el, megtartod-e a teszt-Eseményeket

Ha az Események csak a próbához készültek

Nyisd meg a tesztsorozat első Eseményét, majd válaszd az Esemény törlése műveletet.

Amikor a rendszer rákérdez, válaszd az összes következő Esemény törlését is.

A törlés:

• eltávolítja a tesztsorozat Eseményeit;
• törli a hozzájuk tartozó Foglalásokat és Jelenléteket;
• visszaadja a levont alkalmat Teszt Eszter Vásárlásába;
• nem küld lemondási értesítést.

A kizárólag próbához létrehozott Eseményeknél ezért a törlést, nem pedig az Esemény lemondását használd.

Ha az Események a valódi Tanfolyam részei

Ebben az esetben ne töröld az Eseményeket.

Nyisd meg azt az Eseményt, amelyen Teszt Eszter Jelenlétét rögzítetted.

Ha a Jelenléti ívet már lezártad:

1. válaszd a Jelenléti ív újranyitása lehetőséget;
2. kapcsold ki Teszt Eszter Részt vett beállítását;
3. ellenőrizd, hogy a felhasznált alkalom visszakerült-e a Vásárlásába;
4. zárd le ismét a Jelenléti ívet.

Ha Teszt Eszternek ezen az Eseményen továbbra is van Foglalása, azt is töröld.

2. Szüntesd meg Teszt Eszter beíratását

Nyisd meg Teszt Eszter Vendégprofilját, és keresd meg a Tanfolyamra történő beíratásának adatait.

Fejezd be vagy szüntesd meg Teszt Eszter beíratását úgy, hogy a jövőbeli Tanfolyam-Eseményekre már ne maradjon Foglalása.

Ezután ellenőrizd Teszt Eszter jövőbeli Foglalásait.

Ha a beíratás megszüntetése után is maradt jövőbeli Foglalás, távolítsd el:

Teszt Eszter Vendégprofilja → További műveletek → Foglalás törlése eseményről

Teszt Eszternek nem maradhat jövőbeli Foglalása, mert ilyen esetben nem archiválható.

3. Töröld a Tesztvásárlást

Ingyenes Tanfolyamot próbáltál ki?

Ha nem hoztál létre Vásárlást, ezt a lépést kihagyhatod.

Nyisd meg Teszt Eszter Vendégprofilját, majd lépj a Vásárlások lapra.

Jelöld ki a próbához rögzített Vásárlást, és válaszd a Törlés műveletet.

A Vásárlás törlése után a pénzügyi naplóban megmarad:

• az eredeti Értékesítés;
• az ahhoz tartozó sztornótétel.

Ez a megfelelő működés: a pénzügyi napló korábbi tételei nem törölhetők, a két tétel eredményeként azonban a kassza egyenlege nullára jön ki.

Ha a próbához számlát készítettél, a Vásárlás törlésekor a rendszer a kapcsolódó sztornószámlát is elkészíti a beállított számlázóban.

4. Archiváld Teszt Esztert

Miután megszüntetted a beíratását, eltávolítottad a jövőbeli Foglalásait és törölted a Vásárlását, nyisd meg Teszt Eszter Vendégprofilját.

Válaszd:

További műveletek → Archiválás

Az Archiválás nem törli véglegesen a Vendéget. Az adatai és előzményei megmaradnak, és később visszaállíthatók.

Ha a jövőben ugyanazzal az e-mail-címmel ismét felveszed, a Motibro a korábbi Vendéget aktiválja újra. A felismerhető Teszt név miatt később is egyértelmű lesz, hogy nem valódi Vendégről van szó.

5. Csak a valódi kínálatodhoz nem tartozó adatokat vezesd ki

Ha a Tanfolyamot és a Díjtípust a valódi működésedhez hoztad létre, tartsd meg őket. Ezekre az indulás után is szükséged lesz.

Csak akkor vezesd ki őket, ha kifejezetten a próbához, például TESZT megjelöléssel készültek.

Tesztként létrehozott Tanfolyam

A Tanfolyam kártyáján válaszd az Archiválás lehetőséget.

Az Archiválás csak akkor végezhető el, ha a Tanfolyamhoz már nem tartozik jövőbeli Esemény. Ha az első lépésben törölted a tesztsorozatot, ennek már nem lehet akadálya.

Tesztként létrehozott Díjtípus

A Díjtípus nem törölhető, ha korábban már történt belőle Értékesítés.

Nyisd meg az Árlistát, és kapcsold ki rajta az online és az offline értékesítést is. A Díjtípus ezután a Nem értékesíthető díjtípusok közé kerül, és új Értékesítésnél nem ajánlja fel a rendszer.

6. Ellenőrizd a Tanfolyam valódi díjfizetési rendszerét

Az indulás előtt még egyszer ellenőrizd, hogy a Díjtípus a valódi működésedhez igazodik-e.

A Tanfolyam díját nem szükséges a teljes időszakra előre elkérned. Használhatsz például:

• a teljes Tanfolyamot lefedő, egyösszegű Díjtípust;
• havonta megvásárolható, meghatározott számú alkalmat tartalmazó Díjtípust;
• meghatározott ideig érvényes, korlátlan használatú Díjtípust.

Ellenőrizd:

• a Díjtípus nevét és árát;
• az alkalmak számát;
• az érvényességet;
• hogy hozzá van-e rendelve a megfelelő Tanfolyamhoz;
• hogy az általad elfogadott fizetési módokon értékesíthető-e.

A Vendég Tanfolyamra történő beíratása és a Vásárlás továbbra is két külön művelet marad.

7. Hozd létre a valódi Eseményeket

Ha a próba során létrehozott Eseményeket törölted, most állítsd össze a Tanfolyam valódi Eseményeit.

Nyisd meg az Eseményeim menüpontot, és hozd létre az első valódi Eseménysorozatot.

Add meg:

• a Tanfolyamot;
• az Eseményeket tartó Munkatársat;
• a Helyszínt és a Termet;
• a valós időpontot;
• az Események időtartamát;
• a csoport valós kapacitását.

Ismétlődő Eseményeknél kapcsold be az Ismétlődő esemény beállítást, majd jelöld ki a megfelelő napokat.

Ha a Tanfolyamnak meghatározott befejezési dátuma van, válaszd a Meghatározott végdátumig lehetőséget, és add meg a Tanfolyam utolsó napját.

Ha a Tanfolyam folyamatosan működik, használhatod a Végdátum nélkül beállítást. Ilyenkor a Motibro 12 hónapra előre létrehozza az Eseményeket, majd hetente automatikusan továbbgördíti a sorozatot.

8. Írasd be a valódi Vendégeket

Amikor a valódi Események elkészültek, írasd be a résztvevőket a Tanfolyamra.

Minden Vendégnél add meg:

• melyik Tanfolyamon vesz részt;
• a beíratás első napját;
• a beíratás utolsó napját.

A Motibro minden Vendégnek automatikusan elkészíti a Foglalásait a beíratás időszakába eső Tanfolyam-Eseményekre.

Ha azt szeretnéd, hogy a Vendég a saját fiókjában is ellenőrizhesse az Eseményeit és lemondhassa egy Foglalását:

• adj meg működő e-mail-címet;
• kapcsold be a Meghívó email kiküldése beállítást;
• küldd el számára a Saját oldal címét.

Díjköteles Tanfolyamnál a megfelelő Vásárlást is külön rögzítened kell.

Ha sok meglévő Vendéggel indulsz, az egyenkénti felvitel helyett használhatod a Vendégimportot. Ehhez élő Motibro-előfizetés szükséges.

9. Végezd el az utolsó ellenőrzést

Nyisd meg a Tanfolyam első néhány valódi Eseményét, és ellenőrizd, hogy:

• megfelelőek-e az időpontok;
• helyes-e a Helyszín és a Terem;
• megfelelő-e a kapacitás;
• a beíratott Vendégek Foglalásai megjelentek-e;
• díjköteles Tanfolyamnál minden résztvevő rendelkezik-e a szükséges Vásárlással.

A Tanfolyam Eseményei nem jelennek meg az Órarend widgeten. A Vendégek a Saját oldalon, a saját fiókjukba belépve érhetik el az Eseményeiket és Foglalásaikat.

Akkor vagy kész, ha…

• Teszt Eszternek nincs aktív beíratása, jövőbeli Foglalása, érvényes Vásárlása vagy téves tartozása;
• Teszt Eszter az archivált Vendégek között van;
• a valódi Tanfolyam és a hozzá tartozó Díjtípus aktív;
• a valódi Események megjelentek a naptárban;
• a résztvevőket a megfelelő kezdő és befejező dátummal írattad be;
• a beíratott Vendégek Foglalásai automatikusan elkészültek;
• a Vendégek megkapták a saját fiókjukhoz szükséges meghívót;
• díjköteles Tanfolyamnál a szükséges Vásárlásokat is rögzítetted.

Elkészültél a Tanfolyam elindítására

A Tanfolyam résztvevőinek nem kell külön Foglalást leadniuk minden Eseményre. A Motibro a beíratásuk alapján előre elkészíti a Foglalásaikat a megfelelő időpontokra.

A Vendégek a Saját oldalon, bejelentkezés után ellenőrizhetik az Eseményeiket. Ha valamelyiken nem tudnak részt venni, az adott Foglalás lemondásával jelezhetik a távolmaradásukat.

Ezzel a Tanfolyam beállításának végére értél. Nincs további kötelező lépés.

A Vendégimporttal, a Munkatársak hozzáférésével, az online fizetéssel, a számlázással és más Integrációkkal akkor foglalkozz, amikor a saját működésedhez valóban szükséged lesz rájuk.

Ha elakadtál

Nem tudod archiválni Teszt Esztert?

Ellenőrizd, hogy:

• megszüntetted-e a Tanfolyamra történő beíratását;
• maradt-e jövőbeli Foglalása;
• van-e másik szolgáltatáshoz tartozó jövőbeli Foglalása.

A Vásárlás törlése után tartozás jelent meg?

Valószínűleg megmaradt egy olyan Jelenlét, amelynek pénzügyi fedezetét a törölt Vásárlás biztosította.

Nyisd meg az érintett Esemény Jelenléti ívét, szükség esetén nyisd újra, majd töröld Teszt Eszter Jelenlétét. Ezután zárd le ismét a Jelenléti ívet.

Nem tudod archiválni a teszt-Tanfolyamot?

Ellenőrizd, hogy tartozik-e hozzá jövőbeli Esemény. A Tanfolyam csak akkor archiválható, ha már nincs hozzá kapcsolódó jövőbeli Esemény.

A valódi Vendégeknek nem készültek el a Foglalásaik?

Ellenőrizd, hogy:

• beírattad-e őket a megfelelő Tanfolyamra;
• a beíratáskor megadott időszak lefedi-e az Eseményeket;
• az Események valóban a megfelelő Tanfolyamhoz tartoznak-e.

A Vendég nem látja az Eseményeit a Saját oldalon?

Ellenőrizd, hogy:

• a Saját oldal aktív-e;
• a Vendég aktiválta-e a saját fiókját;
• a megfelelő Tanfolyamra írattad-e be;
• a beíratás időszaka lefedi-e az érintett Eseményeket.