5. Jogi dokumentumok kezelése és elfogadtatása a vendégekkel

A szervezet jogi dokumentumait – például az általános szerződési feltételeket (ÁSZF), az adatkezelési tájékoztatót vagy egyedi jognyilatkozatokat – feltöltheted a Motibro-ba, és beállíthatod, hogy a vendégek elfogadják vagy tudomásul vegyék őket a regisztráció során.

Ki kezelheti a szervezet jogi dokumentumait?

A jogi dokumentumokat a fióktulajdonos és a menedzser kezelheti.

Mielőtt elkezded

Új dokumentum létrehozásakor ki kell választanod a dokumentum típusát. Egyedi jognyilatkozatnál azt is meg kell adnod, hogy a vendégnek el kell fogadnia vagy tudomásul kell vennie a dokumentumot. Ezek a beállítások később nem módosíthatók.

Fontos tudnod, hogy:

• a publikált dokumentum azonnal hatályba lép;
• a dokumentum tartalmát csak új verzió létrehozásával módosíthatod;
• dokumentumot nem törölhetsz, csak archiválhatsz;
• az archiválás nem vonható vissza;
• általános szerződési feltételekből és adatkezelési tájékoztatóból egyszerre egy-egy dokumentum lehet aktív.

Ha ezek tartalma megváltozik, ne új dokumentumot hozz létre, hanem készíts új verziót a meglévőből.

Jogi dokumentum létrehozása és publikálása

1. Nyisd meg a Beállítások > Szervezet oldalt.
2. A Jogi és adatvédelem résznél válaszd a Jogi dokumentumok és nyilatkozatok lehetőséget.
3. Kattints az Új dokumentum gombra.
4. Válaszd ki a dokumentum típusát:
   • Általános Szerződési Feltételek
   • Adatkezelési tájékoztató
   • Egyedi jognyilatkozat
5. Kattints a Tovább gombra.
6. Egyedi jognyilatkozatnál add meg a Dokumentum megnevezése mezőt. Ezt a nevet látja majd a vendég.
7. Egyedi jognyilatkozatnál a Mit kell tennie a vendégnek? mezőben válaszd ki:
   • Elfogadás
   • Tudomásulvétel
8. Válaszd ki A dokumentum nyelve értékét.
9. Töltsd fel a dokumentumot a Válassz PDF fájlt gombbal. A PDF legfeljebb 20 MB lehet.
10. Ellenőrizd A vendég nyilatkozata előnézetben, milyen szöveget lát majd a vendég.
11. Kattints a Tovább gombra.
12. Nézd át az összegzést, majd kattints a Publikálás gombra.

Az általános szerződési feltételeket a vendégnek el kell fogadnia, az adatkezelési tájékoztatót pedig tudomásul kell vennie.

Ha még nem szeretnéd közzétenni a dokumentumot, válaszd a Piszkozat mentése lehetőséget. A piszkozatot később a dokumentum adatlapján, a Verziók résznél publikálhatod.

Új verzió létrehozása

Ha egy már aktív jogi dokumentum tartalma megváltozik, a meglévő dokumentumból készíts új verziót.

1. Nyisd meg a Beállítások > Szervezet > Jogi és adatvédelem > Jogi dokumentumok és nyilatkozatok oldalt.
2. Kattints a dokumentum kártyájára.
3. Kattints az alsó sávban az Adatlap gombra.
4. Nyisd meg a Verziók részt.
5. Kattints az Új verzió gombra.
6. A Mi változott? mezőben írd le röviden a módosítást, majd kattints a Mentés gombra.
7. Töltsd fel az új PDF-et az Új PDF feltöltése gombbal.
8. Kattints a Publikálás gombra, majd erősítsd meg a közzétételt.

Az új verzió azonnal aktívvá válik. A korábbi verzió és az ahhoz tartozó vendégnyilatkozatok megmaradnak.

Mikor kell nyilatkoznia a vendégnek?

Új vendég esetén 

A vendég a regisztráció befejezése előtt látja az aktív jogi dokumentumokat, és mindegyikről nyilatkoznia kell.

Ha valamelyik szükséges elfogadás vagy tudomásulvétel elmarad, a regisztrációt nem tudja befejezni.

Már regisztrált vendég esetén

Ha új dokumentumot vagy egy meglévő dokumentum új verzióját publikálod, a vendégprofil Jogi dokumentumok fülén a dokumentum állapota először Nincs nyilatkozat lesz.

A rendszer akkor kér nyilatkozatot, ha a vendég ezután:

• saját maga foglal a vendégfelületen vagy a foglaló widgeten;
• online vásárol;
• a munkatárs értékesítést rögzít számára;
• vagy a munkatárs rögzíti a részvételét egy eseményen.

Ekkor az állapot Elfogadás szükséges vagy Tudomásulvétel szükséges lesz.

A kérés a vendégfelület következő megnyitásakor jelenik meg, és addig minden belépéskor újra megjelenik, amíg a vendég nem nyilatkozik. Ez idő alatt online vásárolás funkció nem elérhető a vendég számára.

A munkatárs által rögzített foglalás önmagában nem indít el nyilatkozati kérést.

Ha a vendégnek nincs saját Motibro-fiókja

Saját Motibro-fiók nélküli vendégnél is keletkezhet nyilatkozati teendő, például egy eseményen való részvétel rögzítése után.

A vendég a saját Motibro-fiókjában tud nyilatkozni, ezért ha még nincs fiókja, meghívót küldhetsz neki a fiók létrehozásához.

Ha egy még nem rögzített vendég először a foglaló widgeten keresztül foglal egy eseményre, a foglalás során saját Motibro-fiók nélkül is megadhatja a szükséges nyilatkozatokat.

Ha a gyermekhez szülői vendégprofil kapcsolódik

• Ha a szülő a saját vendégfelületén megjelenő nyilatkozatkérésnél nyilatkozik, a rendszer ezt azokra a gyermekekre is rögzíti, akik ekkor a szülőhöz kapcsolódnak.
• Ha a szülő a saját regisztrációja során nyilatkozik, az csak a szülő saját vendégprofiljára vonatkozik.
• Ha a gyermeknek külön nyilatkozati teendője van, a szülő a saját Motibro-fiókjában a Felhasználó váltás lehetőséggel átválthat a gyermek vendégprofiljára, és ott nyilatkozhat a nevében.

Dokumentum archiválása

Ha egy dokumentumot már nem szeretnél használni:

1. Nyisd meg a Beállítások > Szervezet > Jogi és adatvédelem > Jogi dokumentumok és nyilatkozatok oldalt.
2. Kattints a dokumentum kártyájára.
3. Kattints az alsó sávban az Archiválás gombra.
4. Erősítsd meg a műveletet az Archiválás gombbal.

Az archiválással megszűnik a dokumentumhoz tartozó nyilatkozati kötelezettség. A korábban rögzített nyilatkozatok megmaradnak.

Az archiválás nem vonható vissza.

Ellenőrizd a vendégek nyilatkozatait

Egy vendég nyilatkozatait a vendégprofil Jogi dokumentumok fülén ellenőrizheted.

Ha egy adott dokumentumhoz tartozó nyilatkozatokat szeretnéd áttekinteni, nyisd meg a dokumentum adatlapján a Vendégnyilatkozatok részt.

A Teendő szükséges szűrővel azokat a vendégeket láthatod, akiknél az Elfogadás szükséges vagy a Tudomásulvétel szükséges állapot szerepel.

Fontos tudnivalók

• Egy jogi dokumentumhoz egy nyelv tartozhat.
• Egy dokumentumhoz egyszerre egy piszkozat tartozhat.