4. E-mail-sablon létrehozása és használata

Az e-mail-sablonba elmentheted a gyakran küldött üzenetek tárgyát és szövegét, és új üzenet írásakor egy lépésben betöltheted őket. A sablon a címzettet és az üzenet küldőjét nem tárolja. Sablont üzenet írása közben is menthetsz, módosítani és törölni viszont csak a Beállítások > Szervezet > E-mail sablonok oldalon lehet.

Az automatikus levelek szövege nem e-mail-sablon: szerkesztését a Hogyan működnek az automatikus levelek a Motibróban? című cikk mutatja be.

Ki hozhat létre és használhat e-mail-sablont?

Fióktulajdonosként és menedzserként létrehozhatsz, módosíthatsz és törölhetsz sablonokat, és üzenet írásakor is használhatod őket.

Munkatársként akkor tölthetsz be és menthetsz sablont üzenet írásakor, ha a hozzáférési profilod engedélyezi az Üzenetküldési jogosultságok közül legalább az egyiket: Egyedi üzenet küldése vendégnek, Csoportos üzenet küldése vagy Foglalással rendelkezők értesítése.

Hol találod az e-mail-sablonokat?

1. Nyisd meg a Beállítások menüpontot. Telefonon koppints az alsó sávon a Több lehetőségre, majd a Műveletek résznél válaszd a Beállítások menüpontot.
2. Kattints a Szervezet kártyára.
3. A Megjelenés résznél kattints az E-mail sablonok kártyára.

Itt a sablonokat a láthatóságuk szerint, külön fülökön látod. Alapértelmezés szerint a Munkatársi sablonok fül nyílik meg; a fülön belül a sablon nevére kereshetsz.

Milyen láthatósága lehet egy sablonnak?

A láthatóság határozza meg, ki láthatja és töltheti be a sablont:

• Munkatársi – a munkatársak, a menedzserek és a fióktulajdonos;
• Menedzseri – a menedzserek és a fióktulajdonos;
• Fióktulajdonosi – csak a fióktulajdonos.

Menedzserként Munkatársi vagy Menedzseri, fióktulajdonosként bármelyik láthatóságú sablont létrehozhatod.

Sablonok kezelése az E-mail sablonok oldalon

Hozz létre egy sablont

1. Nyisd meg a Beállítások > Szervezet > E-mail sablonok oldalt.
2. Kattints a Hozzáad gombra. Telefonon koppints a plusz ikonra.
3. Az Új e-mail sablon panelen add meg a sablon nevét a Sablon neve mezőben. A név kötelező, és a szervezeten belül egyedinek kell lennie.
4. Válaszd ki a láthatóságot a Láthatóság listából.
5. Add meg az üzenet tárgyát a Tárgy mezőben.
6. Írd meg az üzenet szövegét az Üzenet mezőben.
7. Kattints a Mentés gombra.

Az új sablon a láthatóságának megfelelő fülön jelenik meg.

Az Üzenet mező eszköztárán a csillag ikonnal (Mező beillesztése) a címzett vezeték-, kereszt- vagy becenevét is beillesztheted. Küldéskor a helyére minden címzettnél a saját adata kerül, becenév hiányában a keresztneve.

Módosíts egy sablont

1. Nyisd meg a Beállítások > Szervezet > E-mail sablonok oldalt.
2. Válaszd a sablon láthatóságának megfelelő fület.
3. Kattints a módosítani kívánt sablon kártyájára.
4. Kattints a Szerkesztés gombra.
5. Az E-mail sablon szerkesztése oldalon módosítsd a szükséges adatokat.
6. Kattints a Mentés gombra.

Törölj egy sablont

1. Nyisd meg a Beállítások > Szervezet > E-mail sablonok oldalt.
2. Válaszd a sablon láthatóságának megfelelő fület.
3. Kattints a törölni kívánt sablon kártyájára.
4. Kattints a Törlés gombra.
5. Olvasd el a figyelmeztetést.
6. Erősítsd meg a törlést a Törlés gombbal.

A törlés végleges. A sablon módosítása vagy törlése nem érinti a már elküldött és az ütemezett üzeneteket.

Sablonok használata üzenet írásakor

A Sablon betöltése és a Mentés sablonként gombot az Új üzenet írása ablakban, az Üzenet mező fölött jobbra találod. A vendéglista E-mail küldése ablakában és az esemény foglalóinak szóló üzenet írásakor is elérhetők.

Tölts be egy sablont

A betöltött sablon megerősítés nélkül a Tárgy és az Üzenet mező addigi tartalmának helyére kerül, ezért érdemes még az üzenet megírása előtt betölteni.

1. Kattints a Sablon betöltése gombra.
2. A Sablon betöltése panelen válaszd ki a használni kívánt sablont.
3. Kattints a Betöltés gombra.

A betöltött szöveget szabadon átírhatod, ez a sablont nem módosítja.

A listában a szervezet számodra látható sablonjai után a Motibro beépített, kintlévőségre figyelmeztető sablonjai következnek. Ezek az E-mail sablonok oldalon nem jelennek meg, és nem módosíthatók, de betöltés után átírhatod és saját sablonként mentheted őket. Betöltéskor a szervezet adatai bekerülnek a szövegbe, a megszólításba pedig küldéskor a címzett keresztneve kerül.

Ments el egy üzenetet sablonként

Az üzenetből mentett sablon mindig Munkatársi láthatóságú, vagyis a munkatársak is betölthetik. Ezt fióktulajdonosként vagy menedzserként később módosíthatod.

1. Írd meg az üzenetet a Tárgy és az Üzenet mezőben.
2. Kattints a Mentés sablonként gombra.
3. A Mentés sablonként panelen add meg a sablon nevét a Sablon neve mezőben. A mezőt a rendszer előre kitölti az üzenet tárgyával.
4. Kattints a Mentés gombra.

A sikeres mentésről felugró ablak tájékoztat. Az üzenet nem megy ki, így ezután is elküldheted.