5. Kimenő, ütemezett és beérkező üzenetek áttekintése
Az Üzenetek menüpontban egy helyen tekintheted át a beérkezett, az elküldött és a kiküldésre váró leveleket, a kiküldött levelek kézbesítési állapotával együtt. A vendéggel folytatott beszélgetést is itt éred el, a vendégprofilon nincs külön üzenetfül.
Ki láthatja az üzeneteket?
Fióktulajdonosként és menedzserként a szervezet összes levelét láthatod.
Munkatársként a Bejövő üzenetek, a Kimenő üzenetek és a Címlista fület az Üzenetküldési jogosultságok > Egyedi üzenet küldése vendégnek vagy a Csoportos üzenet küldése hozzáféréssel éred el. Az Ütemezett üzenetek fülhöz az Egyedi üzenet küldése vendégnek, a Csoportos üzenetek fülhöz a Csoportos üzenet küldése hozzáférés szükséges. Emellett csak azokat a vendégeket és a leveleiket látod, akikre a Vendégadatokhoz való hozzáférés beállításod kiterjed. A munkatársakkal folytatott beszélgetések, az ütemezett és a csoportos üzenetek közül csak a sajátjaidat, az ismeretlen feladójú levelek közül csak a neked címzetteket látod.
Hol találod az üzeneteket?
Nyisd meg az Üzenetek menüpontot, majd válaszd ki a kívánt fület. Telefonon az alsó sáv Üzenetek lehetőségével, asztali nézetben a fejléc boríték ikonjával is megnyithatod; az ikonon egy jelölés (piros szám) mutatja az olvasatlan levelek számát.
Az üzenetek áttekintése fülenként
Nézd át a beérkezett leveleket
A Bejövő üzenetek fülön minden sor egy beérkezett levél, és a feladó nevét, az érkezés időpontját, a tárgyat és a szöveg elejét mutatja. A sorban többek között ezek a jelölések szerepelhetnek:
- Címzett: … – a levél egy munkatárs címére érkezett, például a nevében küldött üzenetre adott válaszként;
- Ismeretlen feladó – a rendszer a feladó címe alapján nem tudta vendéghez kapcsolni a levelet; a valószínű feladót a Valószínűleg: … felirat jelezheti.
A lista az Összes és az Olvasatlan alfülre oszlik, munkatársként a Nekem címzett alfül is megjelenik. A Mind olvasott gombbal az olvasatlan leveleket egyszerre, megerősítés nélkül olvasottnak jelölheted. Munkatársként olvasatlannak csak a neked címzett levelek számítanak.
A keresőmezőben a vendég vagy a munkatárs nevére kereshetsz; az ismeretlen feladójú levél a keresésben nem jelenik meg. Ha rákattintasz, maga a levél nyílik meg; válaszolni a vendéghez vagy munkatárshoz rendelése után, a beszélgetésből tudsz. A hozzárendelést a Hogyan működik az üzenetek küldése és fogadása a Motibróban? című cikk mutatja be.
Nyisd meg a beszélgetést és a vendégprofilt
A Bejövő üzenetek és a Kimenő üzenetek egy sorára, illetve a Címlista egy nevére kattintva megnyílik a vendéggel vagy a munkatárssal folytatott beszélgetés.
A vendéggel folytatott beszélgetésben az egyedi üzeneteket és a beérkezett leveleket látod, a csoportos és az automatikus leveleket nem. A kimenő levél Szervezet vagy Munkatárs jelölése mutatja, kinek a nevében ment ki.
A beszélgetés megnyitásakor a benne lévő olvasatlan levelek mindenki számára olvasottá válnak, a Megjelölés olvasatlanként gombbal pedig a legutóbbi beérkezett levelet újra olvasatlanná teheted. Munkatársként mindkettő csak a neked címzett levelekre vonatkozik.
A vendégprofilt a beszélgetés fejlécében a vendég nevére kattintva nyithatod meg. Munkatársként ez akkor érhető el, ha a hozzáférési profilod engedélyezi a Vendégekről látható adatok > Alapadatok (név, e-mail, telefonszám) lehetőséget.
Ellenőrizd, kinek és mikor ment ki egy levél
A Kimenő üzenetek fülön az elmúlt 12 hónapban kiküldött leveleket találod, három alfülön:
- Egyedi üzenetek – az egy vendégnek vagy munkatársnak írt üzenetek, a vendéglistáról küldött levelekkel együtt;
- Automatikus levelek – a rendszer levelei;
- Csoportos levelek – a csoportos és az esemény foglalóinak küldött üzenetek, címzettenként külön sorban.
Egy sor a címzett nevét, a kiküldés időpontját, a tárgyat és a kézbesítés állapotát mutatja:
- Elküldve – a levél elindult, visszajelzés még nem érkezett róla;
- Kézbesítve – a levélküldő szolgáltatás visszaigazolta a levél kiküldését;
- Megnyitva – a levél megnyitásáról visszajelzés érkezett;
- Visszapattant – a levélküldő szolgáltatás jelezte, hogy a levél nem jutott el a címzetthez.
A levelet a Teljes üzenet gombbal nyithatod meg.
Tekintsd át a kiküldésre váró üzeneteket
Az Ütemezett üzenetek fülön a kiküldésre váró üzeneteket látod napok szerint csoportosítva, a címzettel, a tárggyal és a kiküldés időpontjával. Kezelésüket az Üzenet időzítése és az ütemezett üzenetek kezelése című cikk mutatja be.
Nézd meg egy csoportos üzenet eredményét
A Csoportos üzenetek fülön az összes elküldött csoportos üzenetet megtalálod, a 12 hónapnál régebbieket és az esemény foglalóinak küldött üzeneteket is. A kártyán a címzett csoportok, az időpont, a tárgy, az üzenet típusa és a címzettek száma látszik.
A kártyára kattintva a Kiküldve, a Kézbesítve, a Megnyitva és a Visszapattant levelek számát, az üzenet szövegét és a Címzettek listáját látod, címzettenként a kézbesítés állapotával.
Tekintsd át a Címlistát
A Címlista a Vendégek, a Csoportok és a Munkatársak alfülre oszlik. A Vendégek alfülön az e-mail-címmel rendelkező, nem archivált vendégeket látod, az aktivitási állapotukkal és a legutóbbi levelezés idejével. A vendég kártyáján ezek a jelölések figyelmeztethetnek a kézbesítés akadályára vagy a leiratkozásra:
- Hibás e-mail cím
- Kézbesíthetetlen
- Spamnek jelölte
- Leiratkozott