2. Munkatársak jogosultságainak személyre szabása

A munkatársak hozzáféréseit hozzáférési profilokkal szabhatod személyre: a profil határozza meg, hogy a munkatárs munkatársként belépve mely vendégek adataihoz és mely funkciókhoz fér hozzá. Egy profilt több munkatárshoz is hozzárendelhetsz, és a módosítása mindegyiküket érinti. Az itt elvégzett módosításokról a rendszer nem küld automatikus értesítést a munkatársnak.

Ki kezelheti a hozzáférési profilokat?

Fióktulajdonosként és menedzserként létrehozhatsz, módosíthatsz, archiválhatsz és visszaállíthatsz hozzáférési profilokat, és hozzárendelheted őket a munkatársakhoz.

Hogyan működnek a hozzáférési profilok?

A hozzáférési profilt érdemes feladatkörönként kialakítani: az eseményeket vezetőknek például elég a saját eseményeik jelenléti íve, a recepciósoknak pedig minden vendég adata, minden esemény jelenléti íve és a díjtípusok értékesítése.

Egy munkatársnak egy szervezetben egyszerre egy hozzáférési profilja lehet. Ha többféle feladatot lát el, hozz létre neki saját profilt a szükséges hozzáférésekkel.

Fióktulajdonosként vagy menedzserként belépve a hozzáférési profil nem korlátoz. Munkatársként belépve viszont többek között a Pénzügyek, a Szolgáltatások, a Munkatársak és a Marketing menüpont semmilyen hozzáférési profillal sem érhető el. A szerepek különbségét külön cikk mutatja be.

Milyen hozzáférési profilt kap az új munkatárs?

Új munkatárs felvételekor a rendszer automatikusan egy alapprofilt rendel hozzá (a felületen Oktató vagy ennek sorszámozott változata, például Oktató (2)).

Az alapprofillal a munkatárs többek között a saját eseményeit látja, kezelheti ezek jelenléti ívét, hozzáfér az eseményeire foglaló vendégek adataihoz, és díjtípust értékesíthet. Üzenetet viszont nem küldhet, és új vendéget nem rögzíthet.

Ha csak egy munkatársnak kell eltérő hozzáférés, ne az alapprofilt módosítsd, mert az mindenkire hat, aki használja, hanem rendelj hozzá másik profilt.

Milyen beállításokat tartalmaz egy hozzáférési profil?

A profil hozzáféréseit szakaszokban állíthatod be:

• Vendégek adataival kapcsolatos jogosultságok – mely vendégek adataihoz fér hozzá, mit láthat és módosíthat róluk, és rögzíthet-e új vendéget;
• Értékesítéssel és vásárolt díjtípusokkal kapcsolatos jogosultságok – értékesíthet-e díjtípust, adhat-e egyedi kedvezményt, és módosíthat vagy törölhet-e vásárolt díjtípust;
• Üzenetküldési jogosultságok – küldhet-e egyedi és csoportos üzenetet (csoportos üzenetet a próbaidőszak alatt senki sem küldhet), és értesítheti-e egy esemény foglalóit;
• Események és órarend kezelése – mely eseményeket látja, és melyeket hozhat létre, szerkeszthet, mondhat le vagy törölhet;
• Jelenlét és foglalások kezelése – mely események jelenléti ívét kezelheti;
• Statisztikák – megnyithatja-e a foglalások, a részvételek, a kapacitáskihasználtság és a várólisták kimutatását;
• Dokumentumtár – megnézheti-e a neki kiküldött elszámolási riportokat és a saját exportjait;
• Tevékenységnapló – ha a szervezetnél elérhető: megnézheti-e a szervezet tevékenységnaplóját.

A Vendégek menüpont akkor jelenik meg a munkatársnak, ha a Vendégekről látható adatok résznél bejelölöd az Alapadatok (név, e-mail, telefonszám) jelölőnégyzetet. Egyes módosítási lehetőségek a megtekintéshez kötöttek: az alapadatok módosítását például csak a megtekintésükkel együtt engedélyezheted.

Hozzáférési profilok létrehozása és módosítása

Hozz létre egy hozzáférési profilt

Új profilban alapértelmezés szerint a munkatárs a saját eseményeit látja, és azok jelenléti ívét kezelheti; a vendégadatok megtekintése, az értékesítés és az üzenetküldés viszont ki van kapcsolva.

1. Nyisd meg a Beállítások menüpontot. Telefonon koppints az alsó sávon a Több lehetőségre, majd a Műveletek résznél válaszd a Beállítások menüpontot.
2. Kattints a Szervezet kártyára.
3. A Munkatársi beállítások résznél kattints a Hozzáférési profilok kártyára.
4. Kattints a Hozzáad gombra. Telefonon koppints a plusz ikonra.
5. Az Új hozzáférési profil panelen add meg a profil nevét a Profil neve mezőben.
6. Állítsd be a szakaszokban, mihez férhet hozzá a munkatárs.
7. Kattints a Profil létrehozása gombra.

A profil neve nem egyezhet meg egy másik aktív profil nevével.

Módosíts egy hozzáférési profilt

1. Nyisd meg a Beállítások > Szervezet > Hozzáférési profilok oldalt.
2. Kattints a módosítani kívánt profil kártyájára.
3. Az alsó sávban kattints a Szerkesztés gombra.
4. Módosítsd a szükséges beállításokat vagy a profil nevét.
5. Szükség esetén add meg a módosítás rövid leírását a Változás összefoglaló (opcionális) mezőben.
6. Kattints a Módosít gombra.
7. A Megerősítés ablakban ellenőrizd, hány munkatársat érint a módosítás.
8. Erősítsd meg a műveletet a Megerősít gombbal.

A módosítás azonnal érvényes a profilt használó minden munkatársnál. Őket az alsó sáv Munkatársak (…) gombjával, a beállítások korábbi változatait pedig az Előzmények (…) gombjával nézheted meg; korábbi változat nem állítható vissza.

Rendelj hozzáférési profilt egy munkatárshoz

1. Nyisd meg a Munkatársak menüpontot. Telefonon koppints az alsó sávon a Több lehetőségre, majd a Szervezet résznél válaszd a Munkatársak menüpontot.
2. Az Aktív munkatársak fülön kattints a munkatárs kártyájára.
3. Az alsó sávban kattints a Megtekintés gombra.
4. Válaszd a Jogosultságok fület.
5. A Hozzáférési profil résznél kattints a Profil módosítása gombra.
6. A Hozzáférési profil hozzárendelése panelen válaszd ki a megfelelő profilt a Profil kiválasztása listából.
7. Kattints a Hozzárendelés gombra.

A munkatárs ezután a kiválasztott profil szerint fér hozzá.

Hozzáférési profilok archiválása és visszaállítása

Archiválj egy hozzáférési profilt

A hozzáférési profil nem törölhető, csak archiválható. Archiválni csak olyan profilt tudsz, amelyet egyetlen aktív munkatárs sem használ; a zárolt (a felületen Zárolás) munkatárs nem akadályozza ezt.

1. Nyisd meg a Beállítások > Szervezet > Hozzáférési profilok oldalt.
2. Kattints az archiválni kívánt profil kártyájára.
3. Az alsó sávban kattints az Archivál gombra.
4. A Profil archiválása ablakban erősítsd meg a műveletet az Archivál gombbal.

Az archivált profil az Archivált profilok fülre kerül: nem módosítható, és újonnan nem rendelhető hozzá munkatárshoz. Az ezt használó zárolt munkatársra a zárolás feloldása (a felületen Aktiválás) után is ez a profil vonatkozik: ugyanazokkal a hozzáférésekkel dolgozik, amelyeket a profil az archiváláskor tartalmazott. Ha más hozzáférést szeretnél adni neki, rendelj hozzá egy aktív hozzáférési profilt; ezt a zárolás feloldása előtt is megteheted.

Ha a profilt aktív munkatárs használja, a Nem archiválható ablak felsorolja őket: rendelj hozzájuk másik profilt, majd próbáld újra.

Állíts vissza egy hozzáférési profilt

Ha egy aktív profil neve megegyezik a visszaállítandó profiléval, előbb nevezd át az aktív profilt.

1. Nyisd meg a Beállítások > Szervezet > Hozzáférési profilok oldalt.
2. Válaszd az Archivált profilok fület.
3. Kattints a visszaállítani kívánt profil kártyájára.
4. Az alsó sávban kattints a Visszaállítás gombra.
5. A Megerősítés ablakban erősítsd meg a műveletet a Megerősít gombbal.

A profil visszakerül az Aktív profilok fülre, és ismét munkatársakhoz rendelheted.