10. A jelenléti ív automatikus lezárása

Ha nem szeretnéd minden esemény után kézzel lezárni a jelenléti ívet, egy szolgáltatásnál beállíthatod, hogy az eseményei jelenléti ívei a nap végén automatikusan lezáruljanak. A beállítás szolgáltatásonként érvényes, a szervezet egészére nem kapcsolható be.

Ki kapcsolhatja be az automatikus lezárást?

Fióktulajdonosként és menedzserként módosíthatod a szolgáltatás jelenléti ív beállításait.

Az automatikusan lezárt íveket ugyanúgy újranyithatod, mint a kézzel lezártakat; munkatársként ehhez a Jelenlét és foglalások kezelése > Jelenléti ív kezelése hozzáférés szükséges, és ennek ki kell terjednie az adott eseményre.

Kapcsold be az automatikus lezárást

1. Nyisd meg a Szolgáltatások menüpontot. Telefonon koppints az alsó sávon a Több lehetőségre, majd a Szervezet résznél válaszd a Szolgáltatások menüpontot.
2. Kattints a Csoportos foglalkozások vagy a Tanfolyamok kártyára.
3. Kattints a módosítani kívánt szolgáltatás kártyájára.
4. Kattints az alsó sávban az Adatlap gombra.
5. Válaszd a Jelenléti ív beállításai fület.
6. Kapcsold be A szolgáltatás eseményeinek jelenléti ívei automatikusan kerüljenek lezárásra a nap végén beállítást.

A kapcsoló azonnal ment. A beállítás alapértelmezés szerint ki van kapcsolva, és a szolgáltatás minden eseményére érvényes. A bekapcsolás előtti napok nyitott jelenléti íveit nem zárja le; azokat zárd le kézzel. Egyéni foglalkozásnál ez a beállítás nem érhető el.

Mi történik a nap végén?

A rendszer a nap végén lezárja a szolgáltatás aznapi eseményeinek jelenléti íveit. Ha ez valamiért elmarad, a következő nap hajnalán pótolja.

Az automatikus lezárás ugyanúgy csak az ív állapotát változtatja meg, mint a kézi lezárás:

• résztvevőt nem jelöl, alkalmat nem von le, és a kintlévőségeken sem változtat;
• akinek foglalása volt, de nem rögzítették a részvételét, az a riporton a Nem jelent meg csoportba kerül;
• sem a vendégek, sem a munkatársak nem kapnak levelet;
• a lezárt ív után a munkatárs eseménydíja beleszámít az elszámolásba.

A lemondott események jelenléti ívét a rendszer ettől a beállítástól függetlenül, minden szolgáltatásnál lezárja a nap végén.

Mire figyelj a bekapcsolás után?

A résztvevőket az automatikus lezárás előtt rögzítsd. Ha egy részvétel kimaradt, nyisd újra az ívet, javítsd, majd zárd le újra; ezt A jelenléti ív lezárása és újranyitása című cikk mutatja be.

Egy korábbi nap eseményének újranyitott ívét a rendszer automatikusan nem zárja le újra, ezért a javítás után zárd le kézzel.

Ne keverd össze ezt a beállítást a Jelenlét rögzítésének módja beállítással, amely ugyanezen a fülön található. Az Automatikus – minden foglalással rendelkező vendégből résztvevő lesz lehetőség a részvételt rögzíti az esemény kezdetekor, de a jelenléti ívet nem zárja le. A két beállítás együtt is használható; a részvétel automatikus rögzítését a Jelenlét vagy hiányzás rögzítése című cikk mutatja be.

Hogyan kapcsolódik a lezáratlan ívekről szóló értesítő?

Ha a szervezetnél be van kapcsolva a Lezáratlan jelenléti ívek értesítő munkatársnak, a munkatársak másnap reggel levelet kapnak az előző napi, lezáratlan jelenléti ívű eseményeikről. Az automatikusan lezáródó ívekről így nem kapnak levelet. Az értesítő beállítását az Automatikus értesítések beállítása munkatársaknak című cikk mutatja be.

Ellenőrizd az eredményt

A beállítás bekapcsolása utáni napon nyisd meg az Eseményeim menüpontban a szolgáltatás előző napi egyik eseményét, és ellenőrizd, hogy az eseménypanelen a Jelenléti riport gomb jelenik-e meg.