10. Automatikus értesítések beállítása munatársaknak

A munkatársak e-mail-értesítést kaphatnak az eseményeikre érkező foglalásokról, lemondásokról és várólistás feliratkozásokról, az eseményeik lemondásáról, valamint a lezáratlan jelenléti ívekről. Az értesítőket szolgáltatásonként vagy a szervezet egészére kapcsolhatod, munkatársanként nem.

Az új vendég regisztrációjáról szóló munkatársi értesítést a Regisztrációhoz és meghíváshoz kapcsolódó automatikus levelek című cikk mutatja be.

Ki állíthatja be a munkatársaknak szóló értesítéseket?

Fióktulajdonosként és menedzserként állíthatod be a munkatársaknak szóló értesítéseket.

Hol találod a munkatársi értesítések beállításait?

1. Nyisd meg a Marketing menüpontot. Telefonon koppints az alsó sávon a Több lehetőségre, majd a Szervezet résznél válaszd a Marketing menüpontot.
2. Kattints az E-mail automatizációk kártyára.

A munkatársi értesítőket a Belső automatizáció részen találod; a szolgáltatásonként kapcsolható kártyákon látod, hány szolgáltatásnál van bekapcsolva.

A foglalási, a lemondási és a várólistás értesítőt egy-egy csoportos foglalkozás vagy tanfolyam adatlapjának Értesítés munkatársaknak fülén is kapcsolhatod; ez ugyanaz a beállítás. A rendszer a módosítást azonnal, megerősítés nélkül menti. A várólistás értesítő további címzettjeit csak az E-mail automatizációk oldalon adhatod meg.

Milyen értesítéseket kaphatnak a munkatársak?

Az értesítést az eseményhez rendelt munkatárs kapja, nem a szolgáltatás összes munkatársa.

Szolgáltatásonként kapcsolhatod ezt a három értesítőt; új szolgáltatásnál alapértelmezés szerint ki vannak kapcsolva:

• Foglalási értesítő munkatársnak – akkor megy ki, amikor egy vendég foglal az eseményre, vagy egy munkatárs foglalást rögzít a vendég helyett.
• Foglalás lemondásáról értesítő munkatársnak – akkor megy ki, amikor a vendég vagy helyette egy munkatárs lemondja a foglalást egy még el nem kezdődött eseményre.
• Várólistára történő feliratkozásról értesítő munkatársnak – akkor megy ki, amikor egy vendég feliratkozik a várólistára, vagy egy munkatárs rögzíti a várólistára. Ehhez az értesítőhöz további címzetteket is kijelölhetsz.

A munkatárs ezeket akkor is megkapja, ha a vendég helyett végzett műveletnél kikapcsolod a vendég értesítését. A tanfolyami beiratkozásból származó foglalások létrehozásáról és lemondásáról nem megy munkatársi értesítés.

A szervezet egészére vonatkozik a Lezáratlan jelenléti ívek értesítő munkatársnak: a Motibro-fiókkal rendelkező munkatárs másnap 7 órakor egy levélben kapja meg az előző napi, lezáratlan jelenléti ívű eseményeinek listáját. Alapértelmezés szerint be van kapcsolva.

A levél szövegének szerkesztését a Hogyan működnek az automatikus levelek a Motibroban című cikk mutatja be.

Mikor kap levelet a munkatárs az esemény lemondásáról?

Az Esemény lemondásáról értesítő munkatársnak Mindig aktív jelölésű, nem kapcsolható ki. A munkatárs akkor kap levelet, ha van Motibro-fiókja, és nem a fióktulajdonos tartja az eseményt. Kézi lemondáskor a levél akkor megy ki, ha az esemény még nem kezdődött el, és bekapcsolva hagyod az Értesítsük a foglalással rendelkező vendégeket az esemény lemondásáról? beállítást.

Ha a rendszer az eseményt a minimális létszám miatt automatikusan mondja le, a levél ettől a beállítástól függetlenül kimegy, és a fióktulajdonos is értesítést kap. Az esemény törléséről a munkatárs nem kap értesítést.

Értesítések beállítása

Válaszd ki, mely szolgáltatásoknál kapjanak értesítést a munkatársak

1. A Marketing > E-mail automatizációk oldalon kattints a foglalási, a lemondási vagy a várólistás értesítő kártyájára.
2. Az alsó sávban kattints a Szolgáltatások gombra.
3. Nyisd le a Mely szolgáltatásokra vonatkozzon az automatizáció? listát.
4. Módosítsd a kijelölést úgy, hogy csak a kívánt szolgáltatások legyenek kijelölve. A bekapcsolt szolgáltatások már ki vannak jelölve.
5. A várólistás értesítőnél szükség esetén válaszd ki a további címzetteket Az esemény munkatársán kívül ki kapja még meg az értesítést? listából.
6. Kattints a Mentés gombra.

A rendszer a kijelölt szolgáltatásoknál bekapcsolja, a többinél kikapcsolja az értesítőt; ha egyet sem jelölsz ki, mindenhol kikapcsolja. A további címzettek minden bekapcsolt szolgáltatás várólistás feliratkozásairól kapnak levelet.

A kártya kapcsolója minden szolgáltatásnál egyszerre kapcsolja be vagy ki az értesítőt; a műveletet a Bekapcsolom mindenhol, illetve a Kikapcsolom mindenhol gombbal kell megerősítened. Ha az értesítő legalább egy szolgáltatásnál be van kapcsolva, a kapcsolóval mindenhol kikapcsolod; a korábbi beállítás nem állítható vissza. Ha a várólistás értesítőt így kapcsolod ki, a további címzettek kijelölése is törlődik.

Kapcsold be vagy ki a lezáratlan jelenléti ívekről szóló értesítést

Az E-mail automatizációk oldalon kapcsold be vagy ki a Lezáratlan jelenléti ívek értesítő munkatársnak kártya kapcsolóját. A rendszer a módosítást azonnal, megerősítés nélkül menti. Ugyanezt a Beállítások > Szervezet > Értesítések és levelezés oldal Munkatársi értesítések részén a Lezáratlan jelenléti ívekről értesítés kapcsolóval is módosíthatod.

Azoknál a szolgáltatásoknál, amelyeknél be van kapcsolva a jelenléti ív automatikus lezárása, nem megy ilyen levél.

Ellenőrizd az eredményt

A mentés után ellenőrizd, hogy a kártyán látható szolgáltatásszám megfelel-e a kijelölésednek.