3. További adatok kezelése a vendégprofilon, egyedi mezőkkel

Az egyedi mezőkkel olyan adatokat is nyilvántarthatsz a vendégekről, amelyekhez nincs külön mező az alapadatok között. Beállíthatod azt is, hogy az adott adatot csak a munkatársak lássák, a vendég is láthassa, vagy akár saját maga szerkeszthesse is. 

Különleges személyes adatokat ne rögzíts egyedi mezőben.

Az egyedi mezőkben szabad szöveges adatokat is tárolhatsz, de ezeket ne használd különleges személyes adatok rögzítésére. Ilyen adat például az egészségi állapotra, vallási vagy politikai meggyőződésre, szexuális életre vagy más érzékeny személyes körülményre vonatkozó információ.

Ki kezelheti az egyedi mezőket és az egyedi adatokat?

Fióktulajdonosként és menedzserként létrehozhatsz és beállíthatsz egyedi mezőket és mezőcsoportokat, valamint módosíthatod a vendégeknél rögzített értékeket.

Munkatársként az egyedi mezők értékeinek módosításához a Vendégadatok módosítása > Alapadatok módosítása (név, e-mail, telefonszám) hozzáférés szükséges. A vendégprofil megnyitásához emellett a Vendégekről látható adatok > Alapadatok (név, e-mail, telefonszám) hozzáféréssel is rendelkezned kell. 

Egyedi , mezőcsoportok és mezők létrehozása

Hozz létre mezőcsoportot

1. Nyisd meg a Beállítások > Szervezet oldalt.
2. A Vendégadatok résznél kattints az Egyedi mezők kártyára.
3. Kattints a Hozzáad gombra.
4. Add meg a csoport nevét az Elnevezés mezőben.
5. Kattints a Létrehozás gombra. 

Hozz létre egyedi mezőt

Milyen egyedi mezőt hozhatsz létre?

Egyedi mező létrehozásakor az alábbi típusok közül választhatsz:

1. Szöveg – szabadon megadható szöveg;
2. Szám – egész szám;
3. Dátum – naptári dátum;
4. Lista – előre megadott értékek közül választható;
5. Checkbox – igen vagy nem érték.

Ha kiválasztottad a rögzíteni kívánt adathoz legjobban illő mezőtípust, hozd létre az egyedi mezőt.

1. Nyisd meg a Beállítások > Szervezet oldalt, majd a Vendégadatok résznél kattints az Egyedi mezők kártyára.
2. Nyisd meg azt a mezőcsoportot, amelybe a mezőt létre szeretnéd hozni.
3. Kattints az Új Egyedi mező gombra.
4. Add meg a mező nevét az Elnevezés mezőben.
5. Válaszd ki a mező típusát az Egyedi mező típusa listából.
6. Lista típusnál add meg a választható értékeket.
7. A Láthatóság mezőben válaszd ki, hogy a vendég láthatja-e vagy szerkesztheti-e az adatot.
8. Szükség esetén kapcsold be a Regisztrációkor kötelezően bekérendő beállítást.
9. Kapcsold be az Ez a mező legyen kereshető beállítást, ha az értékre a fejléc keresőjében is szeretnél keresni.
10. Kattints a Létrehozás gombra. 

Mely mezőket láthatja és melyiket szerkesztheti a vendég?

A Láthatóság mezőben választhatod ki, hogy a vendég láthatja-e vagy szerkesztheti-e az adatot:

• A vendég nem láthatja – az adatot csak a szervezet munkatársai látják;
• A vendég láthatja, de nem szerkesztheti;
• A vendég szerkesztheti. 

Ha a mezőt a vendég szerkesztheti, beállíthatod azt is, hogy regisztrációkor kötelezően meg kelljen adnia az értéket. 

Mire figyelj a mező létrehozásakor?

A mező típusát érdemes előre átgondolni, mert ha egy mezőben már rögzítettél adatot valamelyik vendégnél, a típusa később nem módosítható.

Lista típusú mezőnél a választható értékeket is érdemes előre megtervezni. Ha egy listaértéket később törölsz, az minden vendégnél törlődik. 

Hol találod az egyedi adatokat a vendégprofilon?

Nyisd meg a vendégprofil Alapadatok fülét. Az Egyedi mezők rész akkor jelenik meg, ha a szervezetnél van legalább egy aktív egyedi mező.

Rögzíts vagy módosíts egyedi adatot

1. Nyisd meg a vendégprofilt, és válaszd az Alapadatok fület.
2. Az Egyedi mezők résznél kattints a Mezők szerkesztése gombra.
3. Add meg vagy módosítsd a szükséges értékeket.
4. Kattints a Mentés gombra.

Az egyedi mezők értékének módosításáról a vendég nem kap automatikusan értesítést. 

Vendégimporttal egyszerre több vendégnél is rögzíthetsz egyedi mezőértékeket, a Checkbox típusú mezők kivételével. Több vendég értékét egyszerre a További műveletek > Egyedi mező módosítása lehetőséggel módosíthatod.

Mikor adhatja meg vagy módosíthatja az adatot a vendég?

Ha egy Szöveg, Szám, Dátum vagy Lista típusú mezőnél bekapcsoltad a Regisztrációkor kötelezően bekérendő beállítást, a rendszer az adatot a vendég regisztrációjakor vagy a szervezethez való csatlakozásakor kéri be.

A rendszer nem kéri be utólag automatikusan az adatot azoktól a vendégektől, akik már az egyedi mező létrehozása előtt csatlakoztak a szervezethez. 

A vendég később a saját felületén, a Profil > Egyéni adatok szerkesztése oldalon látja azokat az egyedi mezőket, amelyekhez hozzáférést kapott. A szerkeszthető mezők értékét maga is módosíthatja, majd a Módosítások mentése gombbal mentheti.

Ha te hozod létre a vendéget, az egyedi mezők nem jelennek meg az új vendég rögzítésére szolgáló űrlapon. Az értékeket később, a vendégprofilon adhatod meg. 

Módosítsd vagy rendezd át az egyedi mezőket

A mezőket és mezőcsoportokat húzással átrendezheted. Egy mezőt másik mezőcsoportba is áthelyezhetsz.

Egy meglévő mező beállításait a mező kártyájáról, a Szerkesztés lehetőséggel módosíthatod. 

Archiválj vagy állíts vissza egyedi mezőt

Ha egy mezőt már nem szeretnél használni, archiválhatod.

1. Nyisd meg a Beállítások > Szervezet > Egyedi mezők oldalt.
2. Nyisd meg az archiválni kívánt mezőt.
3. Kattints az Archivál gombra.
4. Erősítsd meg a műveletet.

Az archivált mező és a benne rögzített értékek nem jelennek meg a vendégprofilon, a vendéglista Egyedi mezők oszlopában vagy a vendég saját felületén. Az adatok nem törlődnek: ha a mezőt később visszaállítod, a korábban rögzített értékek ismét megjelennek. 

A mezőt az Archív fülön, a megfelelő mezőt kiválasztva, az Aktivál lehetőséggel állíthatod vissza. 

Archiválj vagy állíts vissza mezőcsoportot

Mezőcsoportot akkor archiválhatsz, ha nincs benne aktív mező.

Ha a csoport minden mezőjét archiváltad, a csoport megjelenik az Archív fülön, de ettől még maga a mezőcsoport nincs archiválva. Ehhez nyisd meg a csoportot, majd kattints az Archivál gombra.

Az archivált mezőcsoportot, az Archív fülön, az Aktivál gombbal állíthatod vissza.

Hol jelenhetnek még meg az egyedi adatok?

Az egyedi mezők értékeit a vendéglistában is megjelenítheted. Ehhez a Vendéglista beállításai között tedd láthatóvá az Egyedi mezők oszlopot. Az összes egyedi mező értéke ebben a közös oszlopban jelenik meg. 

Fióktulajdonosként és menedzserként a vendéglistát egyedi mező alapján is szűrheted. Ehhez nem szükséges, hogy az adott mező kereshető legyen.

Az egyedi mezők nem jelennek meg a jelenléti íven; ezeket az adatokat a vendégprofilon érheted el. 

Ellenőrizd az eredményt

Új mező létrehozása után ellenőrizd, hogy megjelent-e a mező a megfelelő mezőcsoportban az Egyedi mezők oldalon.

Ha egy vendégnél adatot is rögzítettél, nyisd meg a vendégprofil Alapadatok fülét, és ellenőrizd az Egyedi mezők részt.

Kereshető mező esetén írd be a fejléc keresőjébe az egyik vendégnél rögzített teljes, pontos értéket, és ellenőrizd, hogy a vendég megjelenik-e a találatok között.