3. A vendég számlázási adatainak rögzítése és módosítása

A vendég számlázási adatait a vendégprofil Alapadatok fülén rögzítheted és módosíthatod. Értékesítéskor, díjbekérő kiegyenlítésekor és vendégimporttal is megadhatod őket, a vendég pedig a saját felületén maga is kitöltheti. A számlázási adatok egy helyen tárolódnak, ezért mindenhol ugyanazokat látod; a módosításuk a számlázóprogramban már kiállított számlákat nem változtatja meg.

A vendég többi alapadatának módosítását A vendég alapadatainak módosítása című cikk mutatja be.

Ki rögzítheti és módosíthatja a vendég számlázási adatait?

Fióktulajdonosként és menedzserként rögzítheted és módosíthatod a vendég számlázási adatait.

Munkatársként a vendégprofilon ehhez a Vendégadatok módosítása > Alapadatok módosítása (név, e-mail, telefonszám) hozzáférés szükséges; ez a hozzáférés a számlázási adatokra is vonatkozik. A vendégprofil megnyitásához emellett a Vendégekről látható adatok > Alapadatok (név, e-mail, telefonszám) hozzáféréssel is rendelkezned kell, és a Vendégadatokhoz való hozzáférés beállításnak ki kell terjednie az adott vendégre.

Munkatársként értékesítéskor a Díjtípus értékesítése hozzáféréssel akkor is megadhatod a számlázási adatokat, ha a vendégprofilon nem módosíthatod őket.

Rögzítsd vagy módosítsd a számlázási adatokat a vendégprofilon

1. Nyisd meg a Vendégek menüpontot.
2. Nyisd meg a vendég profilját.
3. Válaszd az Alapadatok fület.
4. Az Alapadatok résznél kattints az Alapadatok szerkesztése gombra. Kisebb képernyőn, például telefonon koppints a ceruza ikonra.
5. A Számlázási cím résznél válaszd ki, hogy Magánszemély vagy Cég részére szól a számla.
6. Add meg a számlázási adatokat:

• Számlázási név
• Adószám (csak cégnél)
• Ország
• Irányítószám
• Város
• Utca, házszám

7. Kattints a Módosít gombra.

A mentett számlázási adatok az Alapadatok fülön, a Számlázási cím sorban jelennek meg. A módosításról a vendég nem kap értesítést, a vendégprofil Tevékenységnapló fülén azonban megjelenik a módosítás ténye.

A vendégprofilon egyik számlázási mező kitöltése sem kötelező, értékesítéskor a számla kéréséhez azonban a név, az irányítószám, a város és a cím kötelező. Ha céges számlázásról magánszemélyre váltasz, mentéskor a rendszer törli a korábban megadott adószámot.

Mikor adhatja meg vagy módosíthatja az adatokat a vendég?

A vendég a saját felületén, a Profil > Számlázási adatok oldalon bármikor maga is megadhatja vagy módosíthatja a számlázási adatait. Ezek ugyanazok az adatok, amelyeket a vendégprofilon látsz, ezért a vendég módosítása az általad rögzítetteket is felülírja.

Ha a szervezetnél be van kapcsolva számlázó, online vásárláskor a vendégnek a fizetés előtt meg kell adnia a számlázási nevét, irányítószámát, városát és címét.

Hol adhatók meg még a számlázási adatok?

Ha díjtípust értékesítesz

A Fizetés lépésben – ha a szervezetnél be van kapcsolva számlázó – a Számla kiállítása beállítás bekapcsolásakor megjelennek a számlázási mezők, a vendéghez rögzített adatokkal kitöltve.

A megadott számlázási adatokat a rendszer a vendéghez menti, így a következő értékesítésnél már ezekkel töltődnek ki a mezők. Kikapcsolt Számla kiállítása beállításnál a rendszer nem ment számlázási adatot. A számla kérését a Számla kiállítása díjtípus értékesítéséről című cikk mutatja be.

Ha díjbekérőt egyenlítesz ki

Ha a díjbekérőt te jelölöd fizetettnek, a Díjbekérő kiegyenlítése panelen ugyanígy megadhatod a számlázási adatokat, és a rendszer ezeket is a vendéghez menti. Ez a lehetőség a fióktulajdonos és a menedzser számára elérhető.

Ha vendégeket importálsz

Vendégimporttal a Számlázási adatok adatcsoportban egyszerre több vendég számlázási adatait rögzítheted. Az import csak akkor rögzíti őket, ha a név, az ország, az irányítószám, a város és a cím is ki van töltve. Ilyenkor felülírja a meglévő adatokat, az adószámot azonban csak akkor, ha az importfájlban meg van adva. Az import menetét az Importálj egyszerre több vendéget című cikk mutatja be.