5. Belső és vendégeknek szóló jegyzetek hozzáadása egy eseményhez

Ha egy eseményhez kiegészítő információt adnál – például mit hozzanak magukkal a vendégek, vagy mire figyeljen a munkatárs –, háromféle jegyzetet írhatsz, attól függően, kinek szól: a nyilvános jegyzetet a vendégek már foglalás előtt látják, a résztvevőknek szóló jegyzetet csak az eseményen részt vett vendégek látják az esemény kezdete után, a belső jegyzetet pedig csak te és a munkatársaid látjátok. A jegyzeteket az Eseményeim menüpontban, az eseménypanelen adod meg, és mindig csak az adott eseményre vonatkoznak. A jegyzetek mentéséről a vendégek nem kapnak értesítést.

Ki szerkesztheti a jegyzeteket?

Fióktulajdonosként és menedzserként bármely esemény jegyzeteit szerkesztheted.

Munkatársként ehhez az Események és órarend kezelése > Események szerkesztésének jogosultsága hozzáférés szükséges, és ennek ki kell terjednie az adott eseményre. Ha a jegyzeteket a jelenléti riporton szerkesztenéd, ehhez a Jelenlét és foglalások kezelése > Jelenléti ív kezelése hozzáférésnek is ki kell terjednie az eseményre.

Melyik jegyzetet ki látja?

• Publikus jegyzetek (nyilvános jegyzet) – a vendégek, foglalás előtt is: a vendégfelületen és a saját oldalon az esemény részleteinél, a Részletek résznél, a foglaló widgeten pedig az esemény sora fölé mutatva.
• Jegyzetek résztvevők számára (résztvevőknek szóló jegyzet) – csak azok a vendégek, akiknek a részvételét rögzítették az eseményen, és csak az esemény kezdete után: az esemény részleteinél, a Részvevőknek szóló jegyzet résznél. A foglalással rendelkező vendégek előre nem látják.
• Belső jegyzetek (belső jegyzet) – csak a fióktulajdonos, a menedzser és azok a munkatársak, akik az eseményt megnyithatják. A vendégek nem látják.

Számítógépen az eseménypanel Megjegyzés sora a belső jegyzetet mutatja. Mindhárom jegyzetet látod telefonon az eseménypanel Megjegyzések részében, lezárt jelenléti ívnél pedig a jelenléti riport Esemény jegyzetek részében.

Mielőtt jegyzetet írsz

Fontos: A nyilvános jegyzet az esemény leírásaként naptárakba is átkerülhet: az esemény munkatársának Google Naptárába, ha összekapcsolta, és a vendég Google Naptárába, ha a foglalás után elmenti az eseményt. Belső információt ezért ne írj a nyilvános jegyzetbe.

A munkatárs naptárában a leírás a jegyzet módosításakor frissül, a vendég által korábban elmentett bejegyzésben viszont a régi szöveg marad.

A jegyzeteket a már létrehozott eseményhez adod hozzá; az esemény létrehozásakor nem adhatók meg. Minden jegyzet egyetlen eseményre vonatkozik: ismétlődő eseménynél a jegyzetet minden eseményhez külön kell megadnod, a sorozat többi eseményére nem másolódik át.

Jegyzetek írása és törlése

Írj jegyzetet az eseménypanelen

1. Nyisd meg az Eseményeim menüpontot.
2. Kattints az eseményre az órarendben.
3. Az eseménypanelen kattints a Megjegyzés hozzáadása linkre. Telefonon nyisd le a Megjegyzések részt, és koppints a Szerkesztés gombra.
4. A megnyíló Esemény jegyzetek panelen írd be a szöveget a megfelelő mezőbe:

• Publikus jegyzetek
• Jegyzetek résztvevők számára
• Belső jegyzetek

5. Kattints a Mentés gombra.

A Megjegyzés hozzáadása link akkor is ezzel a felirattal jelenik meg, ha az eseménynek már van jegyzete. Mentés után a panel visszavált az eseménypanelre. Ha a változás a foglalással rendelkező vendégeket érinti, üzenetben tájékoztasd őket; ezt az Üzenet küldése egy vagy több vendégnek című cikk mutatja be.

Írj jegyzetet a jelenléti riporton

Ha az esemény jelenléti ívét már lezárták, a jegyzeteket a jelenléti riporton is szerkesztheted.

1. Nyisd meg az Eseményeim menüpontot.
2. Kattints az eseményre az órarendben.
3. Kattints a Jelenléti riport gombra. Telefonon koppints a Jelenléti riport csempére.
4. Nyisd le az Esemény jegyzetek részt.
5. Kattints a Szerkesztés gombra. Telefonon koppints a ceruza ikonra.
6. Írd be vagy módosítsd a jegyzeteket a Publikus jegyzetek, a Jegyzetek résztvevők számára és a Belső jegyzetek mezőben.
7. Kattints a Mentés gombra.

Sikeres mentés után megjelenik a Jegyzetek sikeresen frissítve üzenet.

Töröld egy jegyzet tartalmát

1. Nyisd meg az Esemény jegyzetek panelt a fenti lépések egyikével.
2. Töröld a szöveget a mezőből.
3. Kattints a Mentés gombra.

A törölt jegyzet a vendégeknél sem jelenik meg többé.

Ellenőrizd az eredményt

Mentés után nyisd meg újra a jegyzeteket, és ellenőrizd, hogy a mezőkben a mentett szövegek láthatók-e. Számítógépen az eseménypanel Megjegyzés sorában a belső jegyzet látható; ha az eseménynek nincs belső jegyzete, itt a Nincs megjegyzés felirat áll.

Az eseménypanelen a Tevékenységnapló lehetőséget választva Esemény jegyzeteinek módosítása bejegyzést látsz.

Kivételek

Ha munkatársként nem tudod szerkeszteni a jegyzeteket

Ennek oka, hogy a jegyzetek szerkesztéséhez az Események szerkesztésének jogosultsága beállításodnak ki kell terjednie az adott eseményre; számítógépen a Megjegyzés hozzáadása link is csak ekkor jelenik meg. A szükséges hozzáféréseket a „Ki szerkesztheti a jegyzeteket?” rész sorolja fel.

Ha a vendég nem látja a résztvevőknek szóló jegyzetet

Ennek oka, hogy a résztvevőknek szóló jegyzet csak akkor jelenik meg a vendégnek, ha a részvételét rögzítették az eseményen, és az esemény már elkezdődött; a foglalás önmagában nem elég. Rögzítsd a vendég részvételét az esemény jelenléti ívén.