1. Esemény létrehozása az órarendben

Ha egy szolgáltatást – csoportos foglalkozást vagy tanfolyamot – egy adott időpontban megtartasz, ehhez eseményt hozol létre az Eseményeim menüpontban: kiválasztod a szolgáltatást, megadod, melyik munkatárs tartja, melyik teremben, mikor és legfeljebb hány fővel. Mentés után az esemény megjelenik az órarendben, és a vendégek a szolgáltatás foglalási szabályai szerint foglalhatnak rá. Az esemény létrehozásáról a vendégek nem kapnak értesítést.

Ez a cikk egyetlen esemény létrehozását mutatja be. Rendszeresen ismétlődő eseményt ugyanezen az űrlapon hozhatsz létre; ezt az Ismétlődő események létrehozása című cikk mutatja be.

Ki hozhat létre eseményt?

Fióktulajdonosként és menedzserként bármely szolgáltatáshoz létrehozhatsz eseményt.

Munkatársként ehhez az Események és órarend kezelése > Új esemény hozzáadása hozzáférés szükséges. A beállítás értéke azt is meghatározza, mely szolgáltatások jelennek meg az esemény űrlapján:

• Bármely szolgáltatáshoz adhat hozzá eseményt – a szervezet bármely szolgáltatása;
• Csak olyan eseményt hozhat létre, amely szolgáltatáshoz ő is munkatárs – azok a szolgáltatások, amelyekhez munkatársként hozzá vagy rendelve.

Mielőtt létrehozod az eseményt

Legyen meg a szolgáltatás, amelyhez az eseményt létrehozod. Ha még nincs, fióktulajdonosként vagy menedzserként hozd létre a Szolgáltatások menüpontban, vagy közvetlenül az esemény űrlapjáról; ezt a „Mit hozhatsz még létre az esemény űrlapjáról?” rész mutatja be.

Legyen meg a terem is, ahol az eseményt tartod: az esemény helyét a terem kiválasztásával adod meg. A terem létrehozását a Helyszín létrehozása és a Terem hozzáadása egy helyszínhez című cikk mutatja be. Online eseményhez online terem kell.

Fontos: Egyszeri esemény létrehozásakor a rendszer nem vizsgál ütközést: nem jelzi, ha a munkatárs vagy a terem az adott időpontban már foglalt, vagy ha ugyanezt az eseményt már létrehoztad. Létrehozás előtt nézd meg az órarend Munkatárs vagy Termek nézetében, hogy szabadok-e.

Az eseményt nem lehet lemásolni, és az órarendben nem lehet áthúzni másik időpontra. Helyette hozz létre új eseményt, rendszeres eseménynél ismétlődő eseményt; ha egy meglévő esemény időpontja változik, szerkeszd az eseményt.

A foglalási és lemondási határidőket, a várólistát és a használható díjtípusokat a szolgáltatásnál állítod be; az esemény ezeket a szolgáltatásától kapja.

Hogyan hozhatsz létre eseményt?

Hozz létre eseményt az Eseményeim menüpontban

1. Nyisd meg az Eseményeim menüpontot.
2. Kattints az Új esemény gombra. Telefonon koppints a plusz ikonra.
3. Az Új esemény létrehozása ablak Alapadatok részében, a Csoportos foglalkozás/tanfolyam mezőnél kattints a Szolgáltatás kiválasztása gombra.
4. Válaszd ki a szolgáltatást. A lista alapértelmezés szerint a csoportos foglalkozásokat mutatja; tanfolyamot a Tanfolyam fülön találsz.
5. Ha az eseménynek más nevet szeretnél adni, írd át az Esemény elnevezése mezőt. A mezőbe automatikusan a szolgáltatás neve kerül; a név 2–100 karakter lehet.
6. A Munkatárs mezőnél kattints a Munkatárs kiválasztása gombra.
7. Válaszd ki, ki tartja az eseményt.
8. A Helyszín mezőnél kattints a Helyszín kiválasztása gombra.
9. Válaszd ki a termet. A termek „Helyszín neve - Terem neve” formában szerepelnek a listában.
10. Az Időpontok részben add meg az esemény napját az Esemény dátuma mezőben.
11. Kattints az Esemény időpontja mezőre, és állítsd be az Esemény kezdete és az Esemény vége értékét.
12. Kattints a Jóváhagyás gombra. Telefonon a Kész gombra koppints.
13. A Részvétel és kapacitás részben add meg az Esemény kapacitása (fő) értékét: legfeljebb ennyi vendég foglalhat az eseményre. Az alapérték 10 fő; 1 és 1000 fő között adhatod meg.
14. Kattints a Létrehozás gombra.

Az Esemény elnevezése mezőben megadott név jelenik meg az órarendben és a vendégeknek küldött értesítésekben. A Munkatárs mezőben a szervezet bármelyik munkatársát kiválaszthatod; ha még nincs a szolgáltatáshoz rendelve, a rendszer a mentéskor hozzárendeli. Online eseményhez online termet válassz; ezt a „Hogyan tarthatsz online eseményt?” rész mutatja be. A kapacitás megadása után a Létrehozás gombbal már létrehozhatod az eseményt; a további beállítások nem kötelezők.

Sikeres mentés után az ablak bezárul, az esemény megjelenik az órarendben, és felugró ablak jelzi, hogy az esemény létrejött.

Indítsd a létrehozást az órarendből

Az Új esemény létrehozása ablakot az órarend egy üres időpontjára kattintva is megnyithatod. Ilyenkor a kattintott időpont lesz az esemény kezdete, Munkatárs vagy Termek nézetben pedig az adott sor munkatársa, illetve terme is előre kitöltődik. Az ablakban a fenti eljárás 3. lépésétől folytasd.

Mit hozhatsz még létre az esemény űrlapjáról?

Fióktulajdonosként és menedzserként az esemény űrlapjának elhagyása nélkül is létrehozhatod a hiányzó elemet; az új elem kiválasztva jelenik meg az űrlapon:

• szolgáltatás – a Szolgáltatás kiválasztása panelen kattints az Új szolgáltatások létrehozása gombra, létrehozás után pedig a Vissza az eseményhez gombra; a lépéseket a Csoportos foglalkozás létrehozása és a Tanfolyam létrehozása című cikk mutatja be;
• terem – a Helyszín kiválasztása panelen kattints az Új terem létrehozása gombra; itt helyszíni termet hozhatsz létre, szükség esetén új helyszínnel együtt, online termet nem;
• munkatárs – a Munkatárs kiválasztása panelen kattints az Új munkatárs létrehozása gombra; a meghívott munkatárs meghívó e-mailt kap. Ha a megadott címhez már tartozik Motibro-fiók, a felvételt az Igen, felveszem gombbal kell megerősítened.

A Szolgáltatás kiválasztása panel Sablonok fülén egy sablon beállításaival is indíthatsz új szolgáltatást: mentéskor a sablonból új szolgáltatás jön létre, és az esemény ehhez tartozik. Munkatársként ehhez az Események és órarend kezelése > Esemény létrehozása sablonból hozzáférés is szükséges. A sablonokat a Sablonok használata csoportos foglalkozásokhoz és a Sablonok használata tanfolyamokhoz című cikk mutatja be.

Hogyan tarthatsz online eseményt?

Az esemény akkor lesz online, ha a Helyszín mezőben online termet választasz; külön kapcsoló ehhez nincs. Az online termek a listában a Zoom-integrációval létrejött online helyszín nevével szerepelnek. Online teremben a rendszer az esemény napján Zoom-találkozót hoz létre, a foglalással rendelkező vendégek pedig a vendégfelületen, az esemény részleteinél csatlakozhatnak hozzá.

Az online terem a Pro és a Signature csomagban érhető el. Próbaidőszakban ez a funkció nem érhető el. Az online terem beállítását az Online terem létrehozása című cikk mutatja be.

Mi történik, ha tanfolyamhoz hozol létre eseményt?

A tanfolyam eseményét ugyanígy hozod létre. Mentés után a rendszer a tanfolyamra beíratott vendégeknek automatikusan foglalást hoz létre az eseményre, ha az esemény napja a beiratkozásuk időszakába esik. A vendégek erről nem kapnak levelet.

A beíratott vendégek a kapacitáson felül is foglalást kapnak; számukat a kapacitáshoz képest az eseménypanel Beiratkozott vendégek sora mutatja. A beíratást a Tanfolyami beiratkozás kezelése a vendégprofilon című cikk mutatja be.

Milyen további beállításokat adhatsz meg?

Az alábbi beállítások nem kötelezők:

• Ismétlődő esemény (Időpontok rész) – egyetlen mentéssel létrehozza egy rendszeresen ismétlődő esemény összes eseményét; az Ismétlődő események létrehozása című cikk mutatja be;
• Minimális létszámhoz kötött esemény (Részvétel és kapacitás rész) – a rendszer automatikusan lemondja az eseményt, ha nem gyűlik össze elég foglalás; a Minimális foglalási létszám beállítása egy eseményhez című cikk mutatja be;
• Kiemelt esemény (Speciális beállítások rész) – kiemeli az eseményt a vendégfelületen; az Esemény kiemelése a vendégfelületen című cikk mutatja be;
• Megjegyzés hozzáadása link (az eseménypanelen, létrehozás után) – belső, vendégeknek szóló és résztvevőknek szóló jegyzetet ad az eseményhez; a Belső és vendégeknek szóló jegyzetek hozzáadása egy eseményhez című cikk mutatja be.

Ellenőrizd az eredményt

Mentés után ellenőrizd, hogy az esemény látható-e az órarendben a megadott napon és időpontban. Kattints rá: a megnyíló eseménypanelen látod a terem adatait, a munkatársat és a Szabad helyek számát.

A vendégek a vendégfelületen és a foglaló widgeten látják az eseményt. Ha valamelyik vendég nem találja, a „Kivételek” rész segít.

Kivételek

Ha a mentés nem sikerült

Ennek oka többnyire, hogy valamelyik kötelező adat hiányzik vagy hibás: az ablak nyitva marad, a tetején pedig megjelenik A mentés nem sikerült — javítsd az alábbiakat: üzenet a hiányzó adatok listájával, például: Munkatárs megadása kötelező! Add meg a hiányzó adatot, majd kattints újra a Létrehozás gombra.

Ha munkatársként nem látod az Új esemény gombot, vagy nem találod a szolgáltatást

Ennek oka, hogy az Új esemény gomb és a választható szolgáltatások köre a hozzáférési profilodtól függ; a lehetőségeket a „Ki hozhat létre eseményt?” rész sorolja fel.

Ha a vendégek nem látják az új eseményt

Ennek oka többnyire a szolgáltatás beállítása. Ellenőrizd:

• hogy a szolgáltatás adatlapjának Foglalási szabályok fülén be van-e kapcsolva Az események megjelennek a vendégek órarendjében kapcsoló – ezt a Foglalási szabályok beállítása csoportos foglalkozáshoz című cikk mutatja be;
• hogy a szolgáltatás nem zárt körű-e – zárt körű szolgáltatás eseményét csak a hozzárendelt vendégek látják; ezt a Nyilvános vagy zárt körű csoportos foglalkozás beállítása című cikk mutatja be;
• hogy az esemény nem esik-e túl a vendégek számára beállított időtávon – a távolabbi esemény akkor jelenik meg számukra, amikor ebbe az időtávba ér.

Ha munkatársként nem látod az órarendben az eseményt, amelyet létrehoztál

Ennek oka, hogy a látható eseményeket a hozzáférési profilod Események és órarend kezelése > Látható események az órarendben beállítása határozza meg. A Csak azokat az eseményeket látja, amelyeken munkatársként vagy segítőként szerepel értéknél a más munkatársnak létrehozott esemény nem jelenik meg nálad.