4. Minimális foglalási létszám beállítása egy eseményhez

Ha egy eseményt csak elegendő foglalás esetén szeretnél megtartani, állíts be hozzá minimális foglalási létszámot: ha a kezdés előtt megadott időpontban a foglalások száma nem éri el a minimumot, a rendszer automatikusan lemondja az eseményt, és e-mailben értesíti a foglalással rendelkező vendégeket. Az automatikusan lemondott esemény nem állítható vissza. A beállítást az esemény létrehozásakor vagy szerkesztésekor, a Részvétel és kapacitás részben adod meg.

Ki állíthatja be a minimális létszámot?

Fióktulajdonosként és menedzserként bármely eseménynél beállíthatod a minimális létszámot.

Munkatársként a minimális létszám beállításához új eseménynél az Események és órarend kezelése > Új esemény hozzáadása, meglévő eseménynél az Események és órarend kezelése > Események szerkesztésének jogosultsága hozzáférés szükséges; az utóbbinak ki kell terjednie az adott eseményre.

Hogyan működik az automatikus lemondás?

A beállításnál két értéket adsz meg: legalább hány foglalás szükséges, és hány órával az esemény kezdete előtt döntsön a rendszer. Ha ebben az időpontban a foglalások száma kisebb a megadott létszámnál, a rendszer lemondja az eseményt; ha eléri, az esemény megmarad.

A rendszer óránként, minden óra elején ellenőrzi az eseményeket, és a döntés időpontját az esemény kezdő órájától számolja. Például egy 18:30-kor kezdődő eseménynél 3 órás beállítás esetén a rendszer 15 óra után néhány perccel dönt.

A foglalások számát a rendszer csak ebben az időpontban vizsgálja. Ha az esemény ekkor megmarad, később már akkor sem mondja le automatikusan, ha a foglalások száma a minimum alá csökken. Ha a döntés időpontja már elmúlt, amikor a minimális létszámot beállítod, az eseményt a rendszer nem mondja le automatikusan.

Mielőtt beállítod a minimális létszámot

Fontos: Az automatikus lemondás a döntés időpontjában, további megerősítés nélkül történik meg, és a lemondott esemény nem állítható vissza.

Automatikus lemondáskor:

• az esemény lemondott állapotba kerül; az órarendben piros színnel megmarad, a vendégek pedig nem foglalhatnak rá;
• a vendégek foglalásai megszűnnek; ha a foglaláshoz alkalom volt lekötve a vendég vásárolt díjtípusából, az alkalom visszakerül a vásárolt díjtípusra;
• a foglalással rendelkező vendégek e-mailben értesítést kapnak a lemondásról, és a szervezet, valamint – ha van Motibro-fiókja – az esemény munkatársa is értesítő levelet kap; automatikus lemondásnál ezek a levelek nem kapcsolhatók ki;
• ha az esemény munkatársa összekapcsolta a Google Naptárát, az esemény onnan törlődik.

A minimális létszám beállítása és kikapcsolása

Állítsd be a minimális létszámot

1. Nyisd meg az Eseményeim menüpontot.
2. Nyisd meg az esemény ablakát:

• új eseménynél kattints az Új esemény gombra (telefonon koppints a plusz ikonra); az esemény adatainak megadását az Esemény létrehozása az órarendben című cikk mutatja be;
• meglévő eseménynél kattints az eseményre az órarendben, majd az eseménypanelen a Szerkesztés gombra (telefonon koppints az esemény neve melletti ceruza ikonra).

3. A Részvétel és kapacitás részben kapcsold be a Minimális létszámhoz kötött esemény kapcsolót. Megjelenik egy két mezőt tartalmazó mondat, amely így kezdődik: Az esemény automatikusan lemondásra kerül.
4. Az első mezőben add meg, hány órával az esemény kezdete előtt döntsön a rendszer. 1 és 167 óra közötti értéket adhatsz meg.
5. A második mezőben add meg, legalább hány foglalás szükséges az esemény megtartásához.
6. Ellenőrizd a kapcsoló alatti összefoglalót, amely szövegesen mutatja a beállítást.
7. Kattints a Létrehozás gombra, meglévő eseménynél a Módosít gombra.
8. Ha a meglévő esemény egy ismétlődő esemény része, a megjelenő ablakban válaszd ki, mire vonatkozzon a beállítás.
9. Ismétlődő eseménynél kattints a választott lehetőség nevét viselő gombra.

Sikeres mentés után felugró ablak jelzi, hogy az esemény létrejött vagy módosult. A beállításról a vendégek nem kapnak értesítést; a foglalások számát a rendszer a beállított időpontban ellenőrzi.

Ismétlődő eseménynél a választás:

• Kiválasztott esemény szerkesztése – a beállítás csak erre az eseményre vonatkozik;
• Összes következő esemény szerkesztése – a beállítás erre és a sorozat összes következő eseményére vonatkozik.

Ha új ismétlődő esemény létrehozásakor kapcsolod be a minimális létszámot, a beállítás a sorozat minden eseményére érvényes. A sorozat módosítását az Egy esemény vagy a teljes eseménysorozat módosítása című cikk mutatja be.

Kapcsold ki az automatikus lemondást

1. Nyisd meg az Eseményeim menüpontot.
2. Kattints az eseményre az órarendben.
3. Az eseménypanelen kattints a Szerkesztés gombra. Telefonon koppints az esemény neve melletti ceruza ikonra.
4. Kapcsold ki a Minimális létszámhoz kötött esemény kapcsolót.
5. Kattints a Módosít gombra.
6. Ha az esemény egy ismétlődő esemény része, a megjelenő ablakban válaszd ki, mire vonatkozzon a módosítás.
7. Ismétlődő eseménynél kattints a választott lehetőség nevét viselő gombra.

Az esemény ezután a foglalások számától függetlenül megmarad.

Ellenőrizd az eredményt

Mentés után nyisd meg újra az eseményt szerkesztésre, és ellenőrizd, hogy a Minimális létszámhoz kötött esemény kapcsoló a kívánt állásban van-e, alatta pedig az összefoglaló a beállított értékeket mutatja-e, például: „3 foglalás alatt az esemény automatikusan lemondásra kerül 2 órával az esemény kezdete előtt”.

Ha a rendszer lemondta az eseményt, az az órarendben piros színnel látszik, és ha fölé viszed az egérmutatót, a Lemondott állapot jelenik meg. Az eseménypanelen a Tevékenységnapló lehetőséget választva Automatikus esemény-lemondás bejegyzést látsz.

Kivételek

Ha a rendszer nem mondta le az eseményt, pedig kevés volt a foglalás

Ennek oka többnyire a beállítás vagy az időzítés. Ellenőrizd:

• hogy be van-e kapcsolva az esemény ablakában a Minimális létszámhoz kötött esemény kapcsoló;
• hogy a döntés időpontjában elérte-e a foglalások száma a minimumot – ha a foglalások száma csak ezután csökkent a minimum alá, az esemény megmarad;
• hogy a döntés időpontja előtt állítottad-e be a minimális létszámot.

Ha mindez rendben van, és a rendszer mégsem mondta le az eseményt, vedd fel a kapcsolatot a Motibro ügyfélszolgálatával a support@motibro.com e-mail-címen, és kérd az automatikus lemondás kivizsgálását. Az üzenetben add meg az esemény adatait (a szervezet neve, az esemény neve, napja és időpontja), hogy az ügyfélszolgálat egyértelműen azonosítani tudja.

Ha a rendszer lemondott egy eseményt, amelyet mégis megtartanál

Az automatikusan lemondott esemény nem állítható vissza, ezért hozz létre új eseményt ugyanarra az időpontra, és szükség esetén rögzítsd a vendégek foglalását; ezt a Foglalás rögzítése vendég helyett című cikk mutatja be. Mivel a foglalók a lemondásról e-mailt kaptak, üzenetben tájékoztasd őket az új eseményről; ezt az Üzenet küldése egy vagy több vendégnek című cikk mutatja be.