6. Egy esemény vagy a teljes eseménysorozat módosítása

Ha egy esemény időpontja, helye vagy munkatársa megváltozik, az órarendben lévő eseményt utólag is módosíthatod: áthelyezheted másik napra, időpontra vagy terembe, lecserélheted a munkatársat, átírhatod a nevét, a kapacitását vagy a minimális létszámot. Ismétlődő eseménynél mentéskor eldöntöd, hogy a módosítás csak a kiválasztott eseményre, vagy erre és a sorozat összes következő eseményére vonatkozzon. A foglalással rendelkező vendégek a módosításról nem kapnak automatikus értesítést.

Ki módosíthat eseményt?

Fióktulajdonosként és menedzserként bármely eseményt módosíthatsz.

Munkatársként ehhez az Események és órarend kezelése > Események szerkesztésének jogosultsága hozzáférés szükséges, és ennek ki kell terjednie az adott eseményre. A beállítástól függően előfordulhat, hogy az esemény munkatársát nem cserélheted le, vagy csak bizonyos szolgáltatások közül választhatsz.

Mielőtt módosítod az eseményt

Szerkesztéskor ugyanaz az űrlap nyílik meg, mint létrehozáskor, az esemény mentett adataival kitöltve. A mezőket az Esemény létrehozása az órarendben című cikk mutatja be.

Ha a módosítás a foglalókat érinti, üzenetben tájékoztasd őket, például az eseménypanel Üzenet a foglalással rendelkezőknek lehetőségével; ezt az Üzenet küldése egy vagy több vendégnek című cikk mutatja be.

Meglévő eseményen az ismétlődést nem kapcsolhatod be vagy ki, és a gyakoriságát sem változtathatod meg. Más gyakorisághoz zárd le a régi sorozatot – végdátummal, vagy a következő eseményei lemondásával, illetve törlésével –, és a lezárás utáni naptól hozz létre új ismétlődő eseményt.

Az eseményt nem húzhatod át a naptárban, és nem másolhatod. Ha egy eseményre egy másik időpontban is szükség van, hozz létre új eseményt.

A rendszer nem jelzi, ha a választott munkatársnak vagy teremnek ugyanabban az időpontban már van eseménye. Módosítás előtt nézd meg az órarend Munkatárs vagy Termek nézetében.

Ismétlődő eseménynél: csak ez az esemény vagy az összes következő?

Ismétlődő esemény mentésekor a rendszer megkérdezi, mire vonatkozzon a módosítás. Alapértelmezés szerint a Kiválasztott esemény szerkesztése lehetőség van kijelölve.

Ha az Összes következő esemény szerkesztése lehetőséget választod:

• a megváltoztatott adatok a sorozat összes következő eseményén felülíródnak, a korábban egyenként módosítottakon is; ezek többi adata megmarad, a kezdési és a befejezési idő pedig minden következő eseménynél a most megadott idő lesz;
• a sorozat a kiválasztott esemény adataival folytatódik: ha ezt az eseményt korábban egyenként módosítottad (például más a neve vagy a kapacitása), ezek az adatok is átkerülnek a következő eseményekre;
• ha az ismétlődő eseményt a hét több napjára hoztad létre, a rendszer minden naphoz külön sorozatot kezel: a módosítás csak a kiválasztott esemény napjára eső eseményekre vonatkozik, a többi nap eseményeit külön módosítsd;
• a Kiemelt esemény kapcsolót hagyd az eredeti állapotában: a kiemelés egy-egy eseményre szól, ezért ha átállítod, a mentés nem sikerül; a kiemelést a Kiválasztott esemény szerkesztése lehetőséggel módosítsd.

Mi történik a foglalásokkal?

• Egy esemény, illetve egy heti vagy kétheti sorozat módosításakor a foglalások az eseményeken maradnak, akkor is, ha az esemény másik időpontba, terembe vagy munkatárshoz kerül.
• Ha a kapacitást a foglalások száma alá csökkented, a foglalások megmaradnak, az eseménypanelen pedig a Túlkapacitás jelzés mutatja a többletet.
• Ha a szolgáltatásnál be van kapcsolva a várólista, és egy jövőbeli eseményen várólistás vendégek vannak, a kapacitás módosításakor ők e-mailt kaphatnak: ha egy betelt eseményen hely szabadul fel, vagy ha az esemény a csökkentés miatt újra betelik.
• Tanfolyam jövőbeli eseményénél a beiratkozott vendégek foglalásai a módosított dátumhoz igazodnak: ha az esemény kikerül a vendég beiratkozási időszakából, a beiratkozásból származó foglalása megszűnik; ha bekerül, foglalást kap.

Fontos: Havonta ismétlődő sorozatnál az Összes következő esemény szerkesztése a módosított eseménytől kezdve új eseményekkel váltja fel a sorozat eseményeit. A felváltott, foglalással rendelkező események lemondott állapotba kerülnek: a foglalók nem kapnak automatikus értesítést, a lekötött alkalmak pedig visszakerülnek a vásárolt díjtípusukra.

Ha egy havi sorozat foglalásait meg szeretnéd tartani, az eseményeket egyenként, a Kiválasztott esemény szerkesztése lehetőséggel módosítsd.

Az esemény és a sorozat módosítása

Módosíts egy eseményt

1. Nyisd meg az Eseményeim menüpontot.
2. Kattints az eseményre az órarendben.
3. Az eseménypanel tetején kattints a Szerkesztés gombra. Telefonon koppints az esemény neve melletti ceruza ikonra.
4. Az Esemény szerkesztése ablakban módosítsd a szükséges adatokat.
5. Kattints a Módosít gombra.
6. Ha az esemény egy ismétlődő esemény része, válaszd ki, mire vonatkozzon a módosítás: Kiválasztott esemény szerkesztése vagy Összes következő esemény szerkesztése.
7. Kattints a választott lehetőség nevét viselő gombra.

Sikeres mentés után az ablak és az eseménypanel bezárul, az órarend frissül, és felugró ablak jelzi, hogy az esemény módosult.

Helyezd át az eseményt másik terembe

1. Nyisd meg szerkesztésre az eseményt a fenti eljárás 1–3. lépése szerint.
2. Kattints a Helyszín mezőre.
3. Válaszd ki az új termet. A listában a szervezet aktív termei szerepelnek „Helyszín neve - Terem neve” formában; archivált terem nem választható.
4. Kattints a Módosít gombra.
5. Ismétlődő eseménynél válaszd ki, mire vonatkozzon a módosítás.
6. Ismétlődő eseménynél kattints a választott lehetőség nevét viselő gombra.

Ha egy esemény termét online teremre cseréled, az esemény online eseménnyé válik; ha online teremről helyszíni teremre cseréled, elveszíti online jellegét, és a résztvevők nem kapnak hozzá Zoom-linket. Az online terem a Pro és a Signature csomagban érhető el. Próbaidőszakban ez a funkció nem érhető el.

Tedd át a sorozatot a hét egy másik napjára

Heti vagy kétheti sorozatnál a sorozat napját az Esemény dátuma mező módosításával váltod.

1. Nyisd meg az Eseményeim menüpontot.
2. Kattints a sorozat első olyan eseményére, amelytől kezdve a változás érvényes.
3. Az eseménypanelen kattints a Szerkesztés gombra. Telefonon koppints az esemény neve melletti ceruza ikonra.
4. Az Esemény dátuma mezőben válassz egy olyan dátumot, amely a hét új napjára esik, és legfeljebb 6 nappal tér el az eredetitől.
5. Kattints a Módosít gombra.
6. Válaszd az Összes következő esemény szerkesztése lehetőséget.
7. Kattints az Összes következő esemény szerkesztése gombra.

A sorozat összes következő eseménye a hét új napjára kerül. Ilyenkor is érvényes, amit az „Ismétlődő eseménynél: csak ez az esemény vagy az összes következő?” rész az Összes következő esemény szerkesztése lehetőségről leír.

Módosítsd a sorozat végét

A sorozat végének módosítása mindig a kiválasztott és az összes következő eseményre vonatkozik:

• ha korábbi végdátumot adsz meg, vagy egy végdátum nélküli sorozatnak végdátumot adsz, az új végdátum utáni események törlődnek; a foglalással rendelkező események törlés helyett lemondott állapotba kerülnek, a foglalók erről nem kapnak automatikus értesítést, a lekötött alkalmak pedig visszakerülnek a vásárolt díjtípusukra;
• ha későbbi végdátumot adsz meg, vagy a Végdátum nélkül lehetőséget választod, a rendszer létrehozza a sorozat hiányzó eseményeit.

A végdátum módosításakor is érvényes, amit az „Ismétlődő eseménynél: csak ez az esemény vagy az összes következő?” rész az Összes következő esemény szerkesztése lehetőségről leír.

Ha a sorozatot egy adott naptól megszüntetnéd, és a foglalókat e-mailben értesítenéd, a végdátum módosítása helyett mondd le a sorozat következő eseményeit bekapcsolt értesítéssel; ezt az Esemény lemondása vagy törlése: mi a különbség című cikk mutatja be.

1. Nyisd meg az Eseményeim menüpontot.
2. Kattints a sorozat egy jövőbeli eseményére.
3. Az eseménypanelen kattints a Szerkesztés gombra. Telefonon koppints az esemény neve melletti ceruza ikonra.
4. Az Időpontok résznél, az Ismétlődés befejezése mezőben válaszd ki: Végdátum nélkül vagy Meghatározott végdátumig.
5. Végdátumnál add meg az Ismétlődés vége dátumát.
6. Kattints a Módosít gombra.
7. Az Ismétlődés módosítása ablak jelzi, hány eseményt érint a módosítás. Kattints a Megerősít gombra.

Sikeres mentés után a sorozat az új végdátumig, illetve végdátum nélkül folytatódik az órarendben.

Hogyan helyezheted át egy terem összes jövőbeli eseményét?

Egy terem összes jövőbeli eseményét a Beállítások > Szervezet > Helyszínek és termek oldal Események áthelyezése funkciójával egyszerre is áthelyezheted egy másik terembe, például a terem archiválása előtt. Ezt fióktulajdonosként és menedzserként végezheted el; a lépéseket a Helyszín vagy terem archiválása és visszaállítása című cikk mutatja be.

Ellenőrizd az eredményt

Mentés után kattints a módosított eseményre az órarendben, és ellenőrizd, hogy az eseménypanelen az új adatok szerepelnek-e. A módosítást az eseménypanel Tevékenységnapló lehetőségénél is látod. Az összes következő esemény módosítása után lapozz előre az órarendben, és ellenőrizz egy későbbi eseményt is.

Kivételek

Ha a sorozatot nem tudod a kívánt napra áthelyezni

Ennek oka, hogy a sorozat egyszerre csak a hét egy másik napjára, legfeljebb 6 nappal helyezhető át. Ha csak egy eseményt tennél másik hétre, válaszd a Kiválasztott esemény szerkesztése lehetőséget.

Ha a sorozat eseményeit korábban egyenként helyezted át, a hibaüzenet megmondja, mi akadályozza a sorozat áthelyezését. Ilyenkor ezeket az eseményeket a Kiválasztott esemény szerkesztése lehetőséggel tedd vissza a helyükre, majd módosítsd a sorozatot.

Ha munkatársként nem látod a Szerkesztés gombot, vagy nem módosíthatod a sorozatot

Ennek oka, hogy a Szerkesztés gomb csak azoknál az eseményeknél jelenik meg, amelyekre a szerkesztési beállításod kiterjed. Ha a sorozat következő eseményei között olyan is van, amelyet nem szerkeszthetsz (például más munkatárs tartja), módosítsd az eseményeket egyenként, a Kiválasztott esemény szerkesztése lehetőséggel.