1. Foglalás rögzítése vendég helyett

Ha a vendég nem saját maga foglal, például telefonon, üzenetben vagy személyesen jelentkezik egy eseményre, a foglalását te is rögzítheted a Motibro-ban. A foglalást a jelenléti ívről, a vendégprofilról vagy az esemény paneljéről is elindíthatod. A foglalás önmagában nem rögzít részvételt: azt a jelenléti íven külön jelölöd.

Ki rögzíthet foglalást?

Fióktulajdonosként és menedzserként rögzíthetsz foglalást vendég helyett.

Munkatársként ehhez a Jelenlét és foglalások kezelése > Jelenléti ív kezelése hozzáférés szükséges, és a beállításnak ki kell terjednie az adott eseményre. A vendégprofilról indított foglalásnál is csak ezek az események választhatók. Meglévő vendég kiválasztásához, illetve a vendégprofilról indított foglaláshoz a Vendégekről látható adatok > Alapadatok (név, e-mail, telefonszám) hozzáféréssel is rendelkezned kell. Csak azokat a vendégeket választhatod ki, akikre a Vendégadatokhoz való hozzáférés beállításod kiterjed.

Milyen eseményre és melyik vendégnek rögzíthetsz foglalást?

A kezelőfelületről olyan esetben is rögzíthetsz foglalást a vendég számára, amikor ő a saját felületéről már nem tudna foglalni, például valamelyik foglalási korlátozás miatt. Ennek részletes működését a Foglalási szabály felülbírálása munkatársként című cikk mutatja be.

Lemondott eseményre nem rögzíthetsz foglalást. Ugyanarra az eseményre ugyanannak a vendégnek csak egy foglalása lehet. Archivált vendégnek sem rögzíthetsz foglalást; előbb állítsd vissza a vendégprofilját.

Múltbeli eseményre is rögzíthetsz foglalást, de ettől a vendég még nem számít résztvevőnek. Ha ténylegesen jelen volt, a részvételét a jelenléti íven külön is rögzítened kell.

Hogyan rögzítheted a foglalást?

Rögzíts foglalást a jelenléti ívről

Lezárt jelenléti ívnél a gomb felirata Jelenléti riport, és a riport nyílik meg. Ilyenkor előbb nyisd újra a jelenléti ívet a Jelenléti ív újranyitása gombbal, a foglalás rögzítése után pedig zárd le újra.

1. Nyisd meg az Eseményeim menüpontot.
2. Kattints az eseményre.
3. Kattints a Jelenléti ív gombra.
4. Kattints a jelenléti ív alján a Hozzáad gombra. Telefonon koppints a Jelenléti ív cím melletti plusz ikonra.
5. Válaszd az Új foglalás lehetőséget.
6. Kattints a Vendég kiválasztása gombra. Ha a vendégnek még nincs vendégprofilja, kattints helyette az Új vendég létrehozása gombra.
7. Válaszd ki a vendéget a listából, vagy add meg az új vendég adatait.
8. Ha nem szeretnél értesítést küldeni a vendégnek, kapcsold ki a Megerősítő üzenet küldése a vendégnek beállítást.
9. Kattints a Foglalás rögzítése gombra.

Az új vendég rögzítését a Hogyan rögzíthetsz új vendéget a Vendégek menüpontban vagy a jelenléti ívről? című cikk mutatja be.

Ha a vendég már szerepel a jelenléti íven, például a Vendégek fülön, a kártyájára kattintva a panel alján lévő Foglalás rögzítése gombbal is foglalhatsz neki. Ilyenkor a vendég nem kap visszaigazoló levelet.

Rögzíts foglalást a vendégprofilról

1. Nyisd meg a Vendégek menüpontot.
2. Nyisd meg a vendég profilját.
3. Az Áttekintő fülön kattints a További műveletek gombra. Telefonon koppints a profil tetején található három pont ikonra.
4. Válaszd a Foglalás rögzítése eseményre lehetőséget.
5. Válaszd ki az esemény napját. Másik hetet a nyilakkal vagy a dátumra kattintva választhatsz.
6. Kattints a megfelelő esemény kártyájára.
7. Ha nem szeretnél értesítést küldeni a vendégnek, kapcsold ki az Értesítő e-mail küldése beállítást.
8. Kattints a Foglalás rögzítése gombra.

Az esemény kártyáján a szabad helyek száma és az alábbi jelölések jelenhetnek meg:

• Foglalva – a vendégnek már van foglalása erre az eseményre, ezért nem választható;
• Lemondva – az eseményt lemondták, ezért nem választható;
• Betelt – az esemény megtelt, foglalást azonban ilyenkor is rögzíthetsz.

Rögzíts foglalást az esemény paneljéről

1. Nyisd meg az Eseményeim menüpontot.
2. Kattints az eseményre.
3. Válaszd az esemény paneljén a Foglalás hozzáadása lehetőséget. Telefonon koppints a panel fejléce alatt a Foglalás hozzáadása csempére.
4. A Vendég hozzáadása panelen kattints a Vendégek kiválasztása gombra. Ha a vendégnek még nincs vendégprofilja, kattints helyette az Új vendég létrehozása gombra.
5. Válaszd ki a vendéget a listából, vagy add meg az új vendég adatait.
6. Ha nem szeretnél értesítést küldeni a vendégnek, kapcsold ki a Megerősítő üzenet küldése a vendégnek beállítást.
7. Kattints a Létrehozás gombra.

Mi történik a foglalás rögzítésekor?

A vendég bekerül az esemény foglalói közé. Ha a várólistán szerepelt, a foglalással lekerül a várólistáról.

Ha a szolgáltatásnál be van kapcsolva a Foglaláskor a rendszer leköt egy alkalmat a vendég érvényes díjtípusából beállítás, a rendszer a vendég esemény idején érvényes, a szolgáltatáshoz használható vásárolt díjtípusai közül a legkorábban lejáróból leköt egy alkalmat. Ha nincs ilyen díjtípusa, a foglalás fedezet nélkül jön létre.

A vendég visszaigazoló levelet kap, ha a vendégnek szóló értesítés beállítását bekapcsolva hagyod. Ettől függetlenül az eseményhez rendelt munkatárs is levelet kap, ha a szolgáltatás Értesítés munkatársaknak fülén be van kapcsolva az Értesítés az eseményhez rendelt munkatársaknak új foglalásról beállítás. Ha a foglalással egy jövőbeli esemény betelik, és a szolgáltatásnál be van kapcsolva a várólista, a várólistán lévő vendégek levelet kapnak arról, hogy az esemény ismét betelt.

Gyermek vendégprofilnál a levél címzettjét az Annak beállítása, hogy ki kapja a gyermekhez kapcsolódó leveleket című cikkben leírt beállítás határozza meg.

Ellenőrizd az eredményt

A foglalás rögzítése után nyisd meg az esemény jelenléti ívét, és ellenőrizd, hogy a vendég megjelent-e a Foglalások, résztvevők fülön Van foglalása jelöléssel. A vendégprofilról rögzített foglalás után felugró ablak is jelzi a rögzítést („Foglalás rögzítve: ”).

Jövőbeli eseménynél a vendégprofil Foglalások fülén a foglalás a Jövőbeli fülön, Foglalva állapottal látható. Azt, hogy mikor és milyen módon jött létre a foglalás, A foglalás adatainak és forrásának megtekintése című cikkben bemutatott helyeken keresheted vissza.