2. Foglalás lemondása vendég helyett

Ha a vendég jelzi, hogy nem tud részt venni egy eseményen, a foglalását a kezelőfelületről te is lemondhatod. Ezt akkor is megteheted, ha a vendég számára már lejárt a lemondási határidő. A kezelőfelületen ezt a műveletet Foglalás törlése néven találod.

Ki mondhat le foglalást vendég helyett?

Fióktulajdonosként és menedzserként lemondhatod a vendég foglalását.

Munkatársként ehhez a Jelenlét és foglalások kezelése > Jelenléti ív kezelése hozzáférés szükséges, és a beállításnak ki kell terjednie az adott eseményre. A vendégprofilról indított lemondáshoz emellett a Vendégekről látható adatok > Alapadatok (név, e-mail, telefonszám) hozzáféréssel is rendelkezned kell, és a Vendégadatokhoz való hozzáférés beállításnak ki kell terjednie az adott vendégre. A vendégprofil Foglalások fülének használatához a Vendégekről látható adatok > Látogatási előzmények (események) hozzáférés is szükséges.

Mi történik a foglalás lemondásakor?

Ha a foglaláshoz alkalom volt lekötve, a lemondással az alkalom felszabadul, és a vendég újra felhasználhatja.

Ha a vendéget már résztvevőként jelölted a jelenléti íven, a foglalás lemondása nem vonja vissza a részvételt. Ilyenkor a vendég továbbra is résztvevőként marad, és a részvételhez kapcsolódó alkalomfelhasználás vagy kintlévőség is megmarad.

Lezajlott esemény foglalását is lemondhatod, például ha a vendég időben jelezte, hogy nem jön. Ha a részvételét nem jelölted, a lekötött alkalom felszabadul, és ha a szolgáltatásnál a lemondás nélküli távolmaradás kintlévőséget keletkeztet, a távolmaradás miatti kintlévőség is megszűnik. Hitelkeretbe bevont szolgáltatásnál a fedezet nélküli foglalás lemondása a hitelkeretet is felszabadítja; lezajlott eseménynél akkor, ha a távolmaradás kintlévőséget keletkeztetett.

A lemondott foglalás nem állítható vissza. Ha mégis szükség van rá, új foglalást kell rögzítened a vendég számára. Ha a vendég archiválását egy jövőbeli foglalása akadályozza, a foglalás lemondása után archiválhatod a profilját.

Hogyan mondhatod le a foglalást?

Mondd le a foglalást a jelenléti ívről

A jelenléti ívről jövőbeli, már folyamatban lévő és lezajlott esemény foglalását is lemondhatod. Lezárt jelenléti ívnél a gomb felirata Jelenléti riport, és a riport nyílik meg. Ilyenkor előbb nyisd újra a jelenléti ívet a Jelenléti ív újranyitása gombbal, a lemondás után pedig zárd le újra.

1. Nyisd meg az Eseményeim menüpontot.
2. Kattints az eseményre.
3. Kattints a Jelenléti ív gombra.
4. A Foglalások, résztvevők fülön kattints a vendég kártyájára.
5. Kattints a panel alján a Foglalás törlése gombra.
6. A Törlöd a foglalást? lépésben állítsd be az Értesítő e-mail küldése kapcsolót. Jövőbeli eseménynél alapértelmezés szerint be van kapcsolva, már elkezdődött vagy lezajlott eseménynél ki.
7. Erősítsd meg a lemondást a Törlés gombbal.

Mondd le a foglalást a vendégprofilról

A vendégprofilról a még el nem kezdődött események foglalásait mondhatod le.

1. Nyisd meg a Vendégek menüpontot.
2. Nyisd meg a vendég profilját.
3. Az Áttekintő fülön kattints a További műveletek gombra. Telefonon koppints a profil tetején található három pont ikonra.
4. Válaszd a Foglalás törlése lehetőséget.
5. Kattints a lemondani kívánt foglalás kártyájára.
6. Ha nem szeretnél értesítést küldeni a vendégnek, kapcsold ki az Értesítő e-mail küldése beállítást.
7. Kattints a Foglalás törlése gombra.
8. Erősítsd meg a lemondást a Megerősít gombbal.

Ugyanezt a vendégprofil Foglalások fülén is elindíthatod: kattints a jövőbeli foglalás kártyájára, majd az alsó sávban a Foglalás törlése gombra. Ilyenkor a panelen csak ez a foglalás jelenik meg, kijelölve.

Kik kapnak levelet a lemondásról?

A vendég visszaigazoló levelet kap, ha az Értesítő e-mail küldése beállítást bekapcsolva hagyod.

Jövőbeli eseménynél az eseményhez rendelt munkatárs is levelet kap, ha a szolgáltatás Értesítés munkatársaknak fülén be van kapcsolva az Értesítés az eseményhez rendelt munkatársaknak foglalás lemondásáról beállítás.

Ha a lemondással egy betelt, jövőbeli eseményen hely szabadul fel, és a szolgáltatásnál be van kapcsolva a várólista, a rendszer a várólistán lévő összes vendégnek levelet küld a felszabadult helyről. A várólistás értesítést a Felszabaduló hely és várólistás értesítés: hogyan működik? című cikk mutatja be.

Ellenőrizd az eredményt

A lemondás után nyisd meg az esemény jelenléti ívét, és ellenőrizd, hogy a vendég megjelent-e a Lemondott foglalások fülön. A vendégprofilról indított lemondás után felugró ablak is jelzi a lemondást („Foglalás törölve: ”), és a foglalás eltűnik a vendégprofil Foglalások fülének Jövőbeli füléről.

A műveletet a vendégprofil Tevékenységnapló fülén vagy az esemény paneljén a Tevékenységnapló lehetőséggel is visszakeresheted, Foglalás törlése (szervezet) címmel.