5. Foglalási szabály felülbírálása munkatársként

Amikor a kezelőfelületről rögzítesz foglalást egy vendégnek, a vendégre vonatkozó foglalási korlátozások nem akadályozzák a foglalást. Így olyan esetben is tudsz foglalást rögzíteni, amikor a vendég a saját felületéről már nem tudna. Lemondott eseményre azonban ilyenkor sem rögzíthetsz foglalást, és egy vendégnek ugyanarra az eseményre csak egy foglalása lehet.

Ki bírálhatja felül a foglalási korlátozásokat?

Fióktulajdonosként és menedzserként rögzíthetsz foglalást a vendég helyett, és ilyenkor az alábbi korlátozások nem akadályozzák a foglalást.

Munkatársként ehhez a Jelenlét és foglalások kezelése > Jelenléti ív kezelése hozzáférés szükséges, és a beállításnak ki kell terjednie az adott eseményre. Meglévő vendég kiválasztásához emellett a Vendégekről látható adatok > Alapadatok (név, e-mail, telefonszám) hozzáféréssel is rendelkezned kell.

A korlátozások figyelmen kívül hagyásához nincs külön beállítás vagy hozzáférés: a kezelőfelületről rögzített foglalásra ezek nem vonatkoznak. A foglalás rögzítésének teljes menetét a Foglalás rögzítése vendég helyett című cikk mutatja be.

Mely korlátozásokat bírálhatod felül?

Foglalási határidő

A foglalási határidő lejárta után is rögzíthetsz foglalást a vendég számára, akkor is, ha ő a saját felületéről már nem tudna jelentkezni.

Létszámkorlát

Betelt eseményre is rögzíthetsz foglalást. Ilyenkor az esemény paneljén a Szabad helyek sorban a „Túlkapacitás: + fő” jelölés látható. Ha a vendég a várólistán szerepelt, a foglalással lekerül onnan.

Ha nem szeretnéd túllépni a létszámkorlátot, és az adott szolgáltatásnál van várólista, a vendéget foglalás helyett várólistára is felveheted. Ezt a Vendég felvétele a várólistára című cikk mutatja be.

Kikapcsolt vendégfoglalás

Akkor is rögzíthetsz foglalást, ha a szolgáltatás Foglalási szabályok fülén ki van kapcsolva A vendégek foglalhatnak az eseményekre beállítás. Így olyan szolgáltatást is kezelhetsz, amelynek eseményeire csak a szervezet foglal.

Szolgáltatáshoz való hozzáférés

Zárt körű szolgáltatás vagy tanfolyam eseményére akkor is rögzíthetsz foglalást, ha a vendég nincs hozzárendelve az adott szolgáltatáshoz.

A foglalás önmagában nem rendeli hozzá a vendéget a szolgáltatáshoz, és nem jelent beiratkozást a tanfolyamra. Ha azonban a részvételét a jelenléti íven rögzíted, a rendszer hozzárendeli a vendéget a szolgáltatáshoz, így zárt körű csoportos foglalkozásnál a további eseményeket is láthatja és foglalhatja. Ha ezt nem szeretnéd, a hozzárendelést a vendégprofil Hozzárendelt szolgáltatások fülén megszüntetheted.

Csak új vendégeknek szóló esemény

Olyan vendégnek is rögzíthetsz foglalást, aki már nem számít új vendégnek, ezért a vendégfelületen nem látja az eseményt.

Díjtípushoz kötött foglalás

A vendég számára akkor is rögzíthetsz foglalást, ha nincs olyan vásárolt díjtípusa, amellyel saját maga foglalhatna az eseményre.

A foglalást akkor is rögzítheted, ha a vendégnek nincs arra felhasználható alkalma. Ha a rendszer már foglaláskor leköt alkalmat, ez csak akkor történik meg, ha van megfelelő vásárolt díjtípusa. Ha a vendég díjtípus nélkül vesz részt az eseményen, a részvétele kintlévőségként jelenik meg. Ha a szolgáltatásnál a lemondás nélküli távolmaradás kintlévőséget keletkeztet, és a vendég nem jelenik meg, a fedezet nélküli foglalás is kintlévőség lesz.

Hitelkeret

A hitelkeretbe bevont szolgáltatás eseményére akkor is rögzíthetsz fedezet nélküli foglalást, ha a vendég hitelkerete elfogyott. A foglalás ilyenkor is terheli a hitelkeretét, ezért a vendég ezután saját maga csak érvényes díjtípussal foglalhat, amíg a kerete újra fel nem szabadul.

Mire figyelj a foglalás rögzítése előtt?

A rendszer nem jelzi, ha a vendégnek ugyanarra az időpontra egy másik eseményre is van foglalása, ezért ezt neked kell ellenőrizned.

Mely esetben nem hozhatsz létre foglalást?

Lemondott eseményre nem rögzíthetsz foglalást. Ugyanarra az eseményre ugyanannak a vendégnek sem hozhatsz létre második foglalást. Archivált vendégnek sem rögzíthetsz foglalást; előbb állítsd vissza a vendégprofilját.

Ellenőrizd az eredményt

A kezelőfelületről rögzített foglalás ugyanúgy létrejön, mint bármely más foglalás. Ellenőrizd az esemény jelenléti ívén, hogy a vendég megjelent-e a Foglalások, résztvevők fülön Van foglalása jelöléssel.

Ha betelt eseményre foglaltál, ellenőrizd az esemény paneljén a Szabad helyek sort is. Ha a vendégnek nincs a részvételhez megfelelő vásárolt díjtípusa, ezt a jelenléti íven, a vendég kártyáján is érdemes ellenőrizni.