2. Vendég beíratása egy tanfolyamra

A tanfolyami beiratkozással egy lépésben megadhatod, hogy a vendég mettől meddig jár a tanfolyamra. Az ebbe az időszakba eső eseményekre ezután automatikusan létrejönnek a foglalásai.

Ki kezelheti a vendég tanfolyami beiratkozásait?

Fióktulajdonosként és menedzserként kezelheted a vendég tanfolyami beiratkozását.

Munkatársként ehhez a Vendégadatok módosítása > Szolgáltatásokhoz rendelés vagy leválasztás hozzáférés szükséges. A Hozzárendelt szolgáltatások megnyitásához emellett hozzá kell férned az adott vendég profiljához is.

A tanfolyami beiratkozás a Pro és a Signature csomagban érhető el. A próbaidőszak alatt még nem érhető el.

Mire figyelj a beíratás előtt?

A rendszer a beiratkozási időszak minden eseményére foglalást hoz létre akkor is, ha az esemény betelt, ha a vendégnek nincs érvényes díjtípusa, vagy ha a tanfolyam foglalási szabályai alapján saját maga nem foglalhatna. Betelt eseménynél az esemény létszáma a férőhely fölé nő.

Ha a tanfolyamnál foglaláskor történik az alkalom lekötése, a rendszer minden létrejövő foglaláshoz leköt egy alkalmat a vendég érvényes díjtípusából. Díjköteles tanfolyamon díjtípus nélküli foglalásnál a részvétel – a lemondás nélküli távolmaradás kezelésének bekapcsolása mellett már a foglalás is – kintlévőséget keletkeztet, hitelkeretbe vont tanfolyamnál pedig a jövőbeli foglalások a vendég hitelkeretét terhelik. Az alkalom lekötését az Alkalom levonása foglaláskor vagy részvételkor című cikk mutatja be.

Ha a Beiratkozás kezdete múltbeli dátum, a rendszer a már lezajlott, időszakba eső eseményekre is létrehozza a foglalást. Ezekhez a foglalásokhoz is alkalom kötődhet le, és ha a jelenlétet nem rögzíted, a vendég profilján Nem jelent meg állapotban látszanak. Ha nem szeretnél múltbeli foglalásokat, a kezdődátum legyen a mai vagy egy későbbi nap.

Tanfolyami beiratkozás kezelése

Írasd be a vendéget egy tanfolyamra

1. Nyisd meg a Vendégek menüpontot.
2. Nyisd meg a vendég profilját.
3. Válaszd a Hozzárendelt szolgáltatások fület.
4. Kattints a Hozzáad gombra.
5. Válaszd a Tanfolyamra beiratkoztatás lehetőséget.
6. A Tanfolyam listában válaszd ki a megfelelő tanfolyamot. A rendszer előre kiválasztja a lista első tanfolyamát, ezért ezt mindig ellenőrizd.
7. Add meg a Beiratkozás kezdete dátumát.
8. Ellenőrizd a Beiratkozás vége dátumát. Ha a beiratkozásnak nincs meghatározott vége, kapcsold be a Nincs végdátum beállítást.
9. Nézd át az Érintett események és kapacitás részt.
10. Nézd át a Pótlási lehetőségek részt.
11. Ha nem szeretnél értesítést küldeni a vendégnek, kapcsold ki az Összesített beiratkozási értesítés küldése beállítást.
12. Kattints a Beiratkozás létrehozása gombra.

A Beiratkozás vége dátumát a rendszer a tanfolyam záró napja, ennek hiányában az utolsó ütemezett esemény alapján javasolja; ha a tanfolyamnak még nincs eseménye, a kezdéstől számított három hónapot.

Az Érintett események és kapacitás rész összesíti, hány eseményt érint a beiratkozás, és hány esemény lesz teltházas; az Események megtekintése lehetőséggel eseményenként is látod, hol jelenik meg Túlkapacitás jelölés. A Pótlási lehetőségek rész azt mutatja, mely szolgáltatások eseményein pótolhatja a vendég a kihagyott tanfolyami eseményeket.

Módosítsd a beiratkozás időszakát

1. Nyisd meg a Vendégek menüpontot.
2. Nyisd meg a vendég profilját.
3. Válaszd a Hozzárendelt szolgáltatások > Tanfolyamok fület.
4. Kattints a módosítani kívánt beiratkozás kártyájára.
5. Kattints az Időszak módosítása gombra.
6. A Beiratkozási időszak módosítása panelen módosítsd a Beiratkozás kezdete vagy a Beiratkozás vége dátumát. Ha a beiratkozásnak nincs meghatározott vége, kapcsold be a Nincs végdátum beállítást.
7. Kattints az Időszak mentése gombra.

Az újonnan az időszakba kerülő eseményekre foglalás jön létre, az időszakon kívülre kerülő későbbi, beiratkozásból létrejött foglalások pedig megszűnnek. A korábbi foglalások és részvételek megmaradnak. Ha az új időszak múltbeli napokat is lefed, a rendszer az ezekre eső, már lezajlott eseményekre is foglalást hoz létre. Az időszak módosításáról a vendég nem kap értesítést.

Kap-e értesítést a vendég?

Ha az Összesített beiratkozási értesítés küldése be van kapcsolva, a vendég a beiratkozásáról egyetlen összesített levelet kap az időszakkal és az érintett események számával. Az egyes foglalásokról sem a vendég, sem a munkatárs nem kap külön levelet.

A levelet tanfolyamonként kapcsolhatod: a tanfolyam adatlapjának Emlékeztető vendégeknek fülén, a Beiratkozási visszaigazoló levél a vendégnek résznél, vagy a Marketing > E-mail automatizációk oldalon a Tanfolyami beiratkozást megerősítő levél vendégnek kártyán. Ha a tanfolyamnál a beiratkozási levél ki van kapcsolva, az űrlap ezt jelzi, és a vendég akkor sem kap levelet, ha a kapcsolót bekapcsolva hagyod.

Gyermek vendégnél a levél a gyermek saját e-mail-címére megy; ha ilyen nincs, a levél nem megy ki.

Mi történik, ha a vendég már be van iratkozva a tanfolyamra?

Ha a vendég már be van iratkozva a tanfolyamra, mentéskor nem jön létre második beiratkozás: a meglévő beiratkozás időszaka az újra módosul, az új időszakon kívül eső későbbi, beiratkozásból származó foglalásai megszűnnek, a lezárt beiratkozás pedig újra aktívvá válik. Az Érintett események és kapacitás rész csak a még le nem zárult beiratkozást jelzi. A korábbi időszakban lemondott foglalások nem jönnek létre újra. Bekapcsolt értesítésnél a vendég az új időszakról is megkapja az összesített levelet.

Ellenőrizd az eredményt

Beíratás után ellenőrizd, hogy a tanfolyam megjelent-e a vendégprofil Hozzárendelt szolgáltatások > Tanfolyamok fülén a megadott Beiratkozás kezdete és Beiratkozás vége dátummal. A létrejött foglalásokat a vendégprofil Foglalások fülén nézheted meg; ezek rövid késéssel jelenhetnek meg.