7. Sablonok használata csoportos foglalkozásokhoz

Ha rendszeresen indítasz hasonló beállítású csoportos foglalkozásokat, a beállításaikat egyszer elkészítheted egy sablonban, és ebből hozhatsz létre újat, így nem kell mindent újra megadnod. A sablon önmagában nem szolgáltatás: nem szerepel a Szolgáltatások menüpont listáiban, nem jelenik meg az órarendben, és nem lehet rá foglalni.

A sablon használata két részből áll. Először a Beállítások menüpontban létrehozod és beállítod a sablont – ezt elég egyszer megtenned. Utána az órarendben, egy új esemény létrehozásakor szolgáltatásként a sablont választod ki: mentéskor a rendszer a sablon beállításaival új csoportos foglalkozást hoz létre, és az esemény már ehhez tartozik.

Ki használhatja a sablonokat?

Fióktulajdonosként és menedzserként hozhatsz létre és kezelhetsz sablonokat, és hozhatsz létre sablonból csoportos foglalkozást.

Munkatársként akkor hozhatsz létre csoportos foglalkozást sablonból, ha a hozzáférési profilod engedélyezi az Események és órarend kezelése > Új esemény hozzáadása és az Események és órarend kezelése > Esemény létrehozása sablonból lehetőséget: az elsőt az új esemény létrehozásához, a másodikat a sablon kiválasztásához. Ilyenkor az összes aktív sablon közül választhatsz.

Mit visz át a sablon az új csoportos foglalkozásba?

A sablonból létrejövő csoportos foglalkozás megkapja a sablon beállításait:

• a láthatóságot (nyilvános vagy zárt körű) és a díjazást (ingyenes vagy díjköteles);
• a leírást és a képet;
• a foglalási szabályokat, például a határidőket és a várólistát;
• a hozzárendelt munkatársakat és díjtípusokat;
• a vendégeknek szóló emlékeztetők és a munkatársaknak szóló értesítések beállítását;
• a Foglalási felület és a Jelenléti ív beállításai fül beállításait.

Nem kerül át a sablonból az esemény és a vendégek: az új csoportos foglalkozáshoz még egyetlen vendég sincs hozzárendelve, és egyik szolgáltatáscsoportba sem kerül be automatikusan. A szolgáltatáscsoportokat a felületen a Szolgáltatáskategóriák oldalon kezeled.

A sablon csak a létrehozáskor adja át a beállításait. Későbbi módosítása, archiválása vagy törlése nem hat a belőle már létrehozott csoportos foglalkozásokra, és a csoportos foglalkozás módosítása sem változtatja meg a sablont.

Mielőtt elkezded

Fontos: A sablon szolgáltatástípusa, láthatósága és díjazása a létrehozásakor dől el, és utólag sem a sablonon, sem a belőle létrejött csoportos foglalkozáson nem módosítható.

Ha később más láthatóságú vagy díjazású sablonra van szükséged, hozz létre új sablont, a régit pedig archiváld vagy töröld. A döntés szempontjait a Nyilvános vagy zárt körű csoportos foglalkozás beállítása és az Ingyenes vagy díjköteles csoportos foglalkozás beállítása című cikkek mutatják be.

Minden sablonból indított létrehozás új, önálló csoportos foglalkozást hoz létre, akkor is, ha ugyanazt a nevet adod meg. Ha egy már létrejött csoportos foglalkozáshoz veszel fel újabb eseményt, a szolgáltatás kiválasztásakor a Csoportos fülön a csoportos foglalkozást válaszd ki, ne a Sablonok fülön a sablont.

Meglévő csoportos foglalkozásból nem menthető sablon; sablont a sablonok oldalán hozol létre.

A zárt körű szolgáltatás a Pro és a Signature csomagban érhető el. Próbaidőszakban ez a funkció nem érhető el. Team csomagban a zárt körű sablonból nyilvános csoportos foglalkozás jön létre.

Sablon létrehozása és beállítása

Hozz létre sablont csoportos foglalkozáshoz

1. Nyisd meg a Beállítások > Szervezet oldalt.
2. A Szolgáltatások és sablonok résznél kattints a Csoportos foglalkozás/tanfolyam sablonok kártyára.
3. Kattints a Hozzáad gombra. Telefonon koppints a plusz ikonra.
4. Válaszd a Csoportos foglalkozás lehetőséget.
5. Kattints a Tovább gombra.
6. A Ki számára legyen elérhető a szolgáltatás? lépésben válaszd a Nyilvános vagy a Zárt körű lehetőséget.
7. Kattints a Tovább gombra.
8. A Díjköteles legyen a szolgáltatás? lépésben válaszd az Ingyenes vagy a Díjköteles lehetőséget.
9. Kattints a Tovább gombra.
10. Add meg a sablon nevét az Elnevezés mezőben. A Leírás és a Kép megadása nem kötelező.
11. Kattints a Létrehozás gombra.

Sikeres létrehozás után megnyílik a sablon adatlapja, ahol folytathatod a beállítását. A sablon létrehozása önmagában nem hoz létre szolgáltatást vagy eseményt.

Add meg vagy módosítsd a sablon beállításait

A sablon adatlapján ugyanazok a fülek vannak, mint egy csoportos foglalkozás adatlapján, és ugyanúgy működnek. Ha a sablon adatlapja már nyitva van, kezdd a 4. lépéssel.

1. Nyisd meg a Beállítások > Szervezet > Csoportos foglalkozás/tanfolyam sablonok oldalt.
2. A Csoportos foglalkozás sablonok fülön kattints a sablon kártyájára.
3. Kattints az alsó sávban a Megtekintés gombra.
4. Az adatlap bal oldali menüjében válaszd ki a fület.
5. Add meg a beállításokat.

A módosítás csak a sablonra hat; a belőle korábban létrehozott csoportos foglalkozások nem változnak. Díjtípust csak díjköteles sablonhoz rendelhetsz. Az egyes fülek beállításait a Munkatársak hozzárendelése csoportos foglalkozáshoz, a Használható díjtípusok hozzárendelése csoportos foglalkozáshoz és a Foglalási szabályok beállítása csoportos foglalkozáshoz című cikkek mutatják be.

Ellenőrizd a sablont

Létrehozás után ellenőrizd, hogy a sablon megjelent-e a Csoportos foglalkozás sablonok fülön, és az adatlapján a megadott beállítások szerepelnek-e.

Csoportos foglalkozás létrehozása sablonból

Hozz létre csoportos foglalkozást sablonból

1. Nyisd meg az Eseményeim menüpontot.
2. Kattints az Új esemény gombra. Telefonon koppints a plusz ikonra.
3. Az Alapadatok részben, a Csoportos foglalkozás/tanfolyam mezőnél kattints a Szolgáltatás kiválasztása gombra.
4. Válaszd a Sablonok fület.
5. Válaszd ki a használni kívánt sablont.
6. A megjelenő A sablon alapján létrehozott szolgáltatás neve mezőben add meg az új csoportos foglalkozás nevét. Előre a sablon neve szerepel benne; adj olyan nevet, amely megkülönbözteti az ugyanebből a sablonból létrehozott többi csoportos foglalkozástól.
7. Ha szükséges, írd át az Esemény elnevezése mezőt. Ide is a sablon neve kerül.
8. Add meg az esemény többi adatát: a munkatársat, a termet, a dátumot, az időpontot és a kapacitást.
9. Ha a csoportos foglalkozás eseményei rendszeresen ismétlődnek, állítsd be az ismétlődést.
10. Kattints a Létrehozás gombra.

Mentés után az esemény megjelenik az órarendben, és felugró ablak jelzi, hogy létrejött. Az eseménnyel együtt létrejön az új csoportos foglalkozás is. Ha az esemény munkatársa nem szerepelt a sablon munkatársai között, a rendszer őt is hozzárendeli az új csoportos foglalkozáshoz. Ismétlődő eseménynél a sorozat minden eseménye ugyanahhoz az új csoportos foglalkozáshoz tartozik.

Az esemény adatainak megadását az Esemény létrehozása az órarendben, az ismétlődés beállítását az Ismétlődő események létrehozása című cikk mutatja be.

Zárt körű csoportos foglalkozásnál ezután rendeld hozzá a vendégeket; ezt a Hozzárendelt szolgáltatások kezelése című cikk mutatja be. Ha szolgáltatáscsoportokat használsz, az új csoportos foglalkozást is vedd fel a megfelelő csoportba; ezt a Szolgáltatáscsoportok létrehozása és használata című cikk mutatja be.

Ellenőrizd az új csoportos foglalkozást

Létrehozás után nyisd meg a Szolgáltatások > Csoportos foglalkozások oldal Aktív fülét, és ellenőrizd, hogy megjelent-e az új csoportos foglalkozás. Nyisd meg az adatlapját, és ellenőrizd az átvett beállításokat.

Sablon archiválása, visszaállítása és törlése

Az archivált sablon az Archív fülre kerül: új esemény létrehozásakor nem választható ki, és nem nyitható meg. Ha visszaállítod, újra használhatod és módosíthatod.

Archiválj vagy állíts vissza egy sablont

1. Nyisd meg a Beállítások > Szervezet > Csoportos foglalkozás/tanfolyam sablonok oldalt. Archivált sablonnál válaszd az Archív fület.
2. Kattints a sablon kártyájára.
3. Kattints az alsó sávban az Archiválás (aktív sablonnál) vagy a Visszaállítás (archivált sablonnál) gombra.
4. Archiválásnál a Sablon archiválása ablakban erősítsd meg a műveletet az Archiválás gombbal.

A rendszer a visszaállítás előtt nem kér megerősítést. Felugró ablak jelzi, hogy a sablont archiváltad, illetve visszaállítottad. A belőle korábban létrehozott csoportos foglalkozásokat ez nem érinti.

Törölj egy sablont

Fontos: A sablon törlése végleges, nem vonható vissza. Ha később még szükséged lehet a sablonra, inkább archiváld.

1. Nyisd meg a Beállítások > Szervezet > Csoportos foglalkozás/tanfolyam sablonok oldalt. Archivált sablonnál válaszd az Archív fület.
2. Kattints a sablon kártyájára.
3. Kattints az alsó sávban a Törlés gombra.
4. A Sablon törlése ablakban erősítsd meg a törlést a Törlés gombbal.

Felugró ablak jelzi, hogy a sablont törölted. A belőle korábban létrehozott csoportos foglalkozásokat a törlés nem érinti.

Ellenőrizd az archiválást és a törlést

Archiválás után a sablonnak az Archív fülön kell megjelennie, visszaállítás után újra a Csoportos foglalkozás sablonok fülön. Törlés után a sablonnak egyik fülön sem szabad megjelennie.

Kivételek

Ha nem látod az Új esemény gombot vagy a Sablonok fület

Munkatársként az Új esemény gombhoz az Új esemény hozzáadása, a Sablonok fülhöz az Esemény létrehozása sablonból hozzáférés szükséges; ha valamelyik nincs engedélyezve a hozzáférési profilodban, a gomb, illetve a fül nem jelenik meg. Meglévő esemény szerkesztésekor a Sablonok fül nem jelenik meg; sablont csak új esemény létrehozásakor választhatsz.

Ha nem találod a sablont a Sablonok fülön

Ennek oka, hogy új esemény létrehozásakor csak az aktív sablonok választhatók ki. Ha a sablont archiválták, a sablonok oldalán, az Archív fülön állítható vissza; ezt fióktulajdonosként vagy menedzserként teheted meg.