4. Munkatársak hozzárendelése csoportos foglalkozáshoz

Ha egy csoportos foglalkozás eseményeit több munkatárs tartja, vagy azt szeretnéd, hogy a munkatársaid a csoportos foglalkozás eseményeit és vendégeit kezelhessék, rendeld hozzá őket a csoportos foglalkozás adatlapjának Hozzárendelt munkatársak fülén. A hozzárendelés önmagában nem jelöli ki, ki tartja az egyes eseményeket: ezt az eseményen adod meg. A meglévő munkatársaid közül választhatsz, de ugyanitt új munkatársat is felvehetsz.

Ki rendelhet munkatársat a csoportos foglalkozáshoz?

Fióktulajdonosként és menedzserként rendelhetsz munkatársakat a csoportos foglalkozásokhoz, és vehetsz fel új munkatársat.

Hol találod a Hozzárendelt munkatársak fület?

1. Nyisd meg a Szolgáltatások menüpontot. Telefonon koppints az alsó sávon a Több lehetőségre, majd a Szervezet résznél válaszd a Szolgáltatások menüpontot.
2. Kattints a Csoportos foglalkozások kártyára.
3. Kattints a csoportos foglalkozás kártyájára.
4. Kattints az alsó sávban az Adatlap gombra.
5. Válaszd a Hozzárendelt munkatársak fület.

Itt az Aktív munkatársak listában látod a csoportos foglalkozáshoz rendelt munkatársakat, a fül tetején pedig – ha a csomagod korlátozza a munkatársak számát – a munkatársi keret állását.

Mire hat a hozzárendelés?

Mit láthat és kezelhet a munkatárs?

A hozzárendelés azoknál a hozzáférési beállításoknál számít, ahol a munkatárs profiljában a saját szolgáltatásaira – vagyis a hozzá rendelt szolgáltatásokra – vonatkozó lehetőség van kiválasztva:

• Látható események az órarendben – a csoportos foglalkozás minden eseményét látja az órarendben, akkor is, ha nem ő az esemény munkatársa;
• Események szerkesztésének jogosultsága, Esemény lemondása, Események törlése – a csoportos foglalkozás eseményeit akkor is szerkesztheti, lemondhatja, illetve törölheti, ha nem ő az esemény munkatársa; ehhez az órarendben is látnia kell őket;
• Új esemény hozzáadása – eseményt csak azokhoz a szolgáltatásokhoz hozhat létre, amelyekhez hozzá van rendelve;
• Jelenléti ív kezelése – a csoportos foglalkozás összes eseményének jelenléti ívét kezelheti, és ezeket az eseményeket az órarendben is látja;
• Vendégadatokhoz való hozzáférés – a csoportos foglalkozáshoz rendelt vendégek adatait éri el.

A fióktulajdonos és a menedzser minden eseményt és vendéget kezelhet, rájuk a hozzárendelés nem hat. A hozzáférési profilok beállítását a Munkatársak jogosultságainak személyre szabása című cikk mutatja be.

Hogyan kapcsolódik a hozzárendelés az esemény munkatársához?

Új esemény létrehozásakor az esemény munkatársának a szervezet bármelyik munkatársát kiválaszthatod, nem csak a hozzárendelteket. Ha olyat választasz, aki még nincs a csoportos foglalkozáshoz rendelve, a rendszer automatikusan hozzárendeli – így egy korábban eltávolított munkatárs is visszakerülhet a Hozzárendelt munkatársak listába.

Az Értesítés munkatársaknak fülön bekapcsolt leveleket az esemény munkatársa kapja, a többi hozzárendelt munkatárs nem. A levelek beállítását a Csoportos foglalkozás módosítása című cikk mutatja be.

Mielőtt új munkatársat veszel fel

Ha a csomagod korlátozza a munkatársak számát, új munkatársat csak akkor vehetsz fel, ha a keret még nem telt be. Meglévő munkatárs hozzárendelése nem érinti a keretet. A keret állását a Hozzárendelt munkatársak fül tetején látod.

Munkatársak hozzárendelése és eltávolítása

Rendelj hozzá meglévő munkatársakat

1. Nyisd meg a csoportos foglalkozás adatlapjának Hozzárendelt munkatársak fülét.
2. Kattints a Hozzáad gombra. Telefonon koppints a plusz ikonra.
3. A Munkatárs hozzárendelése panelen kattints a Munkatársak kiválasztása gombra.
4. Nyisd le a listát a nyíllal, vagy kezdd el beírni a munkatárs nevét a Keresés mezőbe.
5. Jelöld be a hozzárendelendő munkatársakat. Egyszerre többet is kiválaszthatsz.
6. Kattints a Kész gombra.
7. Kattints a panel alján a Hozzáad gombra.

Sikeres hozzárendelés után felugró ablak jelzi, hogy a munkatársakat hozzáadtad, és a kártyájuk megjelenik az Aktív munkatársak listában. A munkatársak eseményei és hozzáférési profilja nem változik. A hozzárendelésről a munkatárs nem kap értesítést.

Vegyél fel új munkatársat, és rendeld hozzá

Ha a munkatárs még nem szerepel a munkatársaid között, a panelből fel is veheted: a szervezet munkatársa lesz, és egyben a csoportos foglalkozáshoz is hozzárendelődik.

1. Nyisd meg a csoportos foglalkozás adatlapjának Hozzárendelt munkatársak fülét.
2. Kattints a Hozzáad gombra. Telefonon koppints a plusz ikonra.
3. Kattints az Új munkatárs létrehozása gombra.
4. Add meg a munkatárs adatait:

• Email cím
• Vezetéknév
• Keresztnév
• Becenév (opcionális)

5. Kattints a Létrehozás gombra.
6. Ha a megadott e-mail-címhez már tartozik Motibro-fiók, az Ehhez a címhez már tartozik Motibro-fiók ablakban erősítsd meg a felvételt az Igen, felveszem gombbal.

Sikeres felvétel után felugró ablak jelzi, hogy a munkatársat hozzáadtad, a rendszer pedig meghívó e-mailt küld neki. Ha a megadott e-mail-címhez már tartozik Motibro-fiók, a munkatárs értesítést kap a felvételéről, és azonnal be tud lépni; ha még nincs Motibro-fiókja, regisztrációs linket kap. Ha a megerősítő ablakban a Vissza gombot választod, a rendszer nem veszi fel a munkatársat. Csak akkor erősítsd meg a felvételt, ha a cím biztosan a munkatárs saját címe: a cím gazdája a felvétel után azonnal munkatársként léphet be.

Az új munkatárs automatikusan egy Oktató nevű (vagy ennek sorszámozott változatát viselő) hozzáférési profilt kap. Ha a munkatárs más feladatot lát el, a Munkatársak menüpontban, a munkatárs adatlapjának Jogosultságok fülén másik hozzáférési profilt rendelhetsz hozzá. A munkatárs felvételének részleteit az Új munkatárs felvétele és meghívása című cikk mutatja be.

Távolíts el egy munkatársat a csoportos foglalkozásról

1. Nyisd meg a csoportos foglalkozás adatlapjának Hozzárendelt munkatársak fülét.
2. Kattints az eltávolítandó munkatárs kártyájára.
3. Kattints az alsó sávban az Eltávolítás gombra.

A rendszer az eltávolítás előtt nem kér megerősítést; az eltávolítást felugró ablak jelzi. Az eltávolításról a munkatárs nem kap értesítést. Az eltávolítás csak a hozzárendelést szünteti meg: a munkatárs a szervezet munkatársa marad, és a már létrehozott eseményeinek is ő marad a munkatársa. A csoportos foglalkozás többi eseményét és vendégeit ezután már nem a hozzárendelés alapján éri el. A munkatársat később bármikor újra hozzárendelheted.

Ha a munkatárs már létrehozott eseményeit ezután más munkatárs tartja, az eseményeken módosítsd a munkatársat; ezt az Egy esemény vagy a teljes eseménysorozat módosítása című cikk mutatja be.

Ellenőrizd az eredményt

Hozzárendelés vagy eltávolítás után ellenőrizd, hogy a Hozzárendelt munkatársak fül Aktív munkatársak listájában a megfelelő munkatársak kártyája látszik-e. Ha az új munkatárs e-mail-címéhez még nem tartozott Motibro-fiók, a kártyáján a Még nem regisztrált jelölés látszik, amíg nem regisztrál.

Hol állíthatod be vagy nézheted meg még a hozzárendelést?

Sablonból létrehozott csoportos foglalkozásnál

A sablonból létrehozott új csoportos foglalkozás átveszi a sablonhoz rendelt munkatársakat, akiket a sablon adatlapjának Hozzárendelt munkatársak fülén ugyanígy állíthatsz be.

Szűrj a csoportos foglalkozások listájában egy munkatársra

Ha azt keresed, mely csoportos foglalkozásokhoz tartozik egy munkatárs:

1. Nyisd meg a Szolgáltatások > Csoportos foglalkozások oldalt.
2. Kattints a Szűrés gombra. Telefonon koppints a tölcsér ikonra.
3. A Munkatársak mezőben válaszd ki a munkatársat.
4. Kattints a panel alján a Szűrés gombra.

A lista ekkor azokat a csoportos foglalkozásokat mutatja, amelyekhez a munkatárs hozzá van rendelve.

Kivételek

Ha betelt a munkatársi keret

Ilyenkor az Új munkatárs létrehozása gombra kattintva a Betelt a munkatársi keret tájékoztató jelenik meg; a meglévő munkatársaid közül továbbra is választhatsz. Új munkatárs felvételéhez válts nagyobb csomagra a tájékoztató Csomagváltás linkjével (ha helyette e-mail-cím szerepel benne, azon kérhetsz nagyobb csomagot), vagy zárold azt a munkatársat, aki már nem dolgozik nálad. A zárolás a munkatárs jövőbeli eseményeit is érinti; ezt a Munkatárs zárolása és a zárolás feloldása című cikk mutatja be.

Ha a munkatárs nem szerepel a választható munkatársak között

A Munkatársak kiválasztása listában azok az aktív munkatársak szerepelnek, akik még nincsenek a csoportos foglalkozáshoz rendelve. A zárolt munkatársat a Munkatársak menüpont Zárolt munkatársak fülén találod; ha újra aktiválod, a korábbi hozzárendelése is ismét megjelenik. Ha még nem szerepel a munkatársaid között, vedd fel az Új munkatárs létrehozása lehetőséggel.

Ha az e-mail-cím már egy munkatársadhoz tartozik

Ilyenkor a rendszer hibaüzenetet ad, és nem hoz létre új munkatársat. Rendeld hozzá a meglévő munkatársat a Munkatársak kiválasztása lehetőséggel; ha a hibaüzenet szerint zárolt, előbb aktiváld újra a Zárolt munkatársak közül.

Ha a munkatárs nem látja a csoportos foglalkozás eseményeit

Ennek oka többnyire a hozzáférési profilja. Ellenőrizd a Munkatársak menüpontban, a munkatárs adatlapjának Jogosultságok fülén, melyik hozzáférési profil van hozzárendelve, és a Profil megtekintése linkkel nézd meg a beállításait: ahhoz, hogy a munkatárs a csoportos foglalkozás eseményeit akkor is lássa, ha nem ő az esemény munkatársa, a Látható események az órarendben beállításnál a Látja azokat az eseményeket is, amelyek egy olyan szolgáltatáshoz tartoznak, amelyhez ő is hozzá van rendelve lehetőség legyen kiválasztva.

A profil módosítása minden olyan munkatársra érvényes, akihez ez a profil van rendelve.