8. Csoportos foglalkozás módosítása

Ha egy csoportos foglalkozás adatain vagy működésén változtatnál, az adatlapján módosíthatod a nevét, leírását, képét, foglalási szabályait, hozzárendelt munkatársait és díjtípusait, automatikus leveleit, valamint a jelenléti ív működését. A szolgáltatástípus, a díjazás és a láthatóság viszont utólag nem módosítható. Az itt elvégzett módosításokról a rendszer nem küld automatikus értesítést a vendégeknek.

Ki módosíthatja a csoportos foglalkozást?

Fióktulajdonosként és menedzserként módosíthatod a csoportos foglalkozásokat.

Hol találod a csoportos foglalkozás adatlapját?

1. Nyisd meg a Szolgáltatások menüpontot. Telefonon koppints az alsó sávon a Több lehetőségre, majd a Szervezet résznél válaszd a Szolgáltatások menüpontot.
2. Kattints a Csoportos foglalkozások kártyára.
3. Kattints a csoportos foglalkozás kártyájára.
4. Kattints az alsó sávban az Adatlap gombra.

Az adatlap bal oldali menüjében az egyes fülek neve alatt egy összefoglaló mutatja az aktuális beállítást.

Milyen fülek vannak az adatlapon?

• Alapadatok – a név, a leírás és a kép, lásd lejjebb.
• Foglalási szabályok – a foglalás feltételei, a foglalási és lemondási határidő, a távolmaradás kezelése és a várólista; a Foglalási szabályok beállítása csoportos foglalkozáshoz című cikk mutatja be.
• Hozzárendelt munkatársak – a csoportos foglalkozáshoz rendelt munkatársak; a Munkatársak hozzárendelése csoportos foglalkozáshoz című cikk mutatja be.
• Hozzárendelt díjtípusok – a használható díjtípusok (ingyenes csoportos foglalkozáshoz nem tartozik díjtípus); a Használható díjtípusok hozzárendelése csoportos foglalkozáshoz című cikk mutatja be.
• Emlékeztető vendégeknek – a vendégeknek küldött automatikus levelek; lásd lejjebb.
• Értesítés munkatársaknak – az esemény munkatársának küldött levelek; lásd lejjebb.
• Foglalási felület – lássák-e a vendégek a foglalók monogramját, és csak új vendégeknek jelenjenek-e meg az események; ezt is a Foglalási szabályok beállítása csoportos foglalkozáshoz című cikk mutatja be.
• Jelenléti ív beállításai – a jelenléti ív automatikus lezárása, a jelenlét rögzítésének módja és a fejlődési út; lásd lejjebb.
• Tevékenységnapló – a csoportos foglalkozás korábbi módosításai.

Mielőtt módosítod a csoportos foglalkozást

Fontos: A foglalási szabályokra, a díjtípusokra, a levelekre és a jelenléti ívre vonatkozó módosítás azonnal érvényes a csoportos foglalkozás minden eseményére, a már létrehozottakra is.

Az adatlapon nincs külön mentés gomb: a rendszer minden módosítást azonnal ment, a szöveges mezőt például már a gépelés abbahagyásakor.

Három döntés a létrehozáskor dől el, és utólag nem módosítható; ezeket az adatlap fejlécében, a név melletti jelölések mutatják:

• a szolgáltatástípus (csoportos foglalkozás vagy tanfolyam);
• a díjazás (Ingyenes vagy Díjköteles);
• a láthatóság (Nyilvános vagy Zárt körű).

Ha valamelyiken változtatnod kell, hozz létre új csoportos foglalkozást a kívánt beállításokkal, a régit pedig archiváld; csoportos foglalkozást törölni nem lehet. Az új csoportos foglalkozás létrehozását a Csoportos foglalkozás létrehozása, az archiválás feltételeit a Csoportos foglalkozás archiválása és újraaktiválása című cikk mutatja be.

Mire hat a módosítás?

• A foglalási és lemondási szabályokat a rendszer mindig az aktuális beállítás szerint alkalmazza. A módosítás a meglévő foglalásokat nem törli, de a már foglalással rendelkező vendég lemondására is az új lemondási határidő vonatkozik.
• Az átnevezés a már létrehozott események és eseménysorozatok nevét nem módosítja; ezeket az Egy esemény vagy a teljes eseménysorozat módosítása című cikk alapján nevezheted át.
• Ha a módosítás a foglalókat érinti, üzenetben tájékoztasd őket; ezt az Üzenet küldése egy vagy több vendégnek című cikk mutatja be.

Mit állíthatsz be a levelek és a jelenléti ív fülein?

Emlékeztető vendégeknek

• Emlékeztető email a foglalással rendelkező vendégeknek – bekapcsolva a foglalással rendelkező vendégek 24 órával az esemény kezdete előtt emlékeztető levelet kapnak. Alapértelmezés szerint be van kapcsolva.
• Foglalásösztönző email a következő hétre – bekapcsolva a vendégek vasárnaponként levelet kaphatnak, amely a következő heti foglalásra hívja őket. Alapértelmezés szerint be van kapcsolva.

A két levél működését az Esemény előtti emlékeztető beállítása és a Heti programajánló beállítása című cikkek mutatják be.

Értesítés munkatársaknak

A levelet az esemény munkatársa kapja. Mindhárom beállítás alapértelmezés szerint ki van kapcsolva:

• Értesítés az eseményhez rendelt munkatársaknak új foglalásról
• Értesítés az eseményhez rendelt munkatársaknak foglalás lemondásáról
• Értesítés az eseményhez rendelt munkatársaknak új várólistás feliratkozásról

A munkatársi levelek működését az Automatikus értesítések beállítása oktatóknak című cikk mutatja be.

Jelenléti ív beállításai

• A szolgáltatás eseményeinek jelenléti ívei automatikusan kerüljenek lezárásra a nap végén – alapértelmezés szerint ki van kapcsolva; az automatikus lezárást A jelenléti ív automatikus lezárása című cikk mutatja be.
• Jelenlét rögzítésének módja – a Manuális - a jelenléti íven egy munkatárs által (alapértelmezés) és az Automatikus – minden foglalással rendelkező vendégből résztvevő lesz lehetőség közül választhatsz.
• A jelenléti íven megjelenő fejlődési út – csak akkor látszik, ha a szervezet használ fejlődési utat. Ha nem szeretnél fejlődési utat megjeleníteni, válaszd a Részvételek száma a szolgáltatáson lehetőséget.

A csoportos foglalkozás módosítása

Módosítsd a nevet, a leírást és a képet

1. Nyisd meg a csoportos foglalkozás adatlapjának Alapadatok fülét.
2. Ha a nevet módosítanád, írd át az Elnevezés mezőt. A név nem maradhat üres.
3. Ha a leírást módosítanád, írd át a Leírás mezőt. A vendégeknek szóló leírás legfeljebb 10 000 karakter lehet.
4. Ha a meglévő képet cserélnéd vagy eltávolítanád, kattints a kép sarkában lévő törlés (X) ikonra.
5. Ha a kép törlésére kattintottál, erősítsd meg a törlést az Igen, törlöm gombbal.
6. Ha új képet töltenél fel, kattints a Kép feltöltése gombra, vagy húzd a képfájlt a feltöltő mezőbe. A kép legfeljebb 5 MB lehet.
7. A Kép vágása ablakban állítsd be a kivágást.
8. Kattints a Kép mentése gombra.

A rendszer a szöveges mezőket a gépelés abbahagyásakor menti. A kép törlése után a helyén megjelenik a feltöltő mező, a feltöltött kép pedig a Kép résznél jelenik meg. Az új leírás és kép a vendégfelületen is megjelenik; a már létrehozott események neve az átnevezéskor nem változik.

Kapcsold be vagy ki a leveleket és a jelenléti ív beállításait

1. Nyisd meg a csoportos foglalkozás adatlapjának Emlékeztető vendégeknek, Értesítés munkatársaknak vagy Jelenléti ív beállításai fülét.
2. Kapcsold be vagy ki a kívánt beállítást.
3. Ha a Jelenléti ív beállításai fülön a jelenlét rögzítésének módját vagy a fejlődési utat módosítanád, válaszd ki az új értéket a listából.

A rendszer a változást azonnal menti, és a szolgáltatás minden eseményére alkalmazza.

Ellenőrizd az eredményt

Szöveges mező vagy beállítás mentése után ellenőrizd, hogy felugró ablak jelzi-e: A módosításokat elmentettük., és az adatlap menüjében a fül neve alatti összefoglaló az új beállítást mutatja-e, például Esemény emlékeztető kikapcsolva vagy Értesítések kikapcsolva. Átnevezés után az új névnek az adatlap tetején és a Csoportos foglalkozások listában is meg kell jelennie. Képcsere után az új kép az Alapadatok fül Kép részén látszik.

A Tevékenységnapló fülön visszakeresheted a csoportos foglalkozás korábbi módosításait, archiválását és újraaktiválását.

Kivételek

Ha hibaüzenet jelent meg a név módosítása közben

Ennek oka, hogy kiürítetted az Elnevezés mezőt: ilyenkor megjelenik az Elnevezés megadása kötelező! hibaüzenet, és a rendszer nem menti az üres nevet. Írd be az új nevet: a gépelés abbahagyásakor a rendszer elmenti.

Ha nem találod a csoportos foglalkozást a listában

Ennek oka többnyire az, hogy a csoportos foglalkozás archivált, vagy a listán szűrés van beállítva. Nyisd meg a lista Archív fülét: az archivált csoportos foglalkozás adatlapja is megnyitható és módosítható, de a módosítás nem teszi újra aktívvá; az újraaktiválást a Csoportos foglalkozás archiválása és újraaktiválása című cikk mutatja be. Szűrésnél a Szűrés gombbal megnyíló panelen kattints a Szűrők törlése, majd a Szűrés gombra.

Ha nem sikerül feltölteni a képet

Ennek oka többnyire a képformátum: ha a Kép vágása ablakban az jelenik meg, hogy a böngésző nem tudja megnyitni a képet (iPhone-fotóknál gyakori a HEIC formátum), zárd be az ablakot a Mégse gombbal, és válassz JPG vagy PNG formátumú képet.