9. Csoportos foglalkozás archiválása és újraaktiválása

Ha egy csoportos foglalkozást már nem kínálsz, archiváld: kikerül az aktív szolgáltatások közül, de minden adata megmarad, és később ugyanezekkel a beállításokkal újraaktiválhatod. Csoportos foglalkozást nem lehet törölni, csak archiválni, és archiválni csak olyat tudsz, amelynek nincs jövőbeli eseménye. Ha egy csoportos foglalkozásnak hosszabb ideje nincs eseménye, a rendszer automatikusan is archiválhatja.

Ki archiválhatja és aktiválhatja újra a csoportos foglalkozást?

Fióktulajdonosként és menedzserként archiválhatsz és tehetsz újra aktívvá csoportos foglalkozásokat.

Mi történik archiváláskor?

Az archiválás nem töröl adatot:

• a beállítások, a hozzárendelt munkatársak és a hozzárendelt díjtípusok változatlanok maradnak;
• a korábbi események és a vendégek részvételei megmaradnak az Eseményeim órarendjében;
• a vendégek vásárolt díjtípusait az archiválás nem módosítja;
• az adatlap archivált állapotban is megnyitható és módosítható, de a módosítás nem teszi újra aktívvá a csoportos foglalkozást.

A vendégeket az archiválás így érinti:

• a vendégfelületen és a foglaló widgeten nem marad rá foglalható esemény;
• a vendégek hozzárendelése megmarad: a vendégprofil Hozzárendelt szolgáltatások fülén az archivált csoportos foglalkozás az Archív fülön jelenik meg;
• archivált csoportos foglalkozáshoz nem rendelhetsz új vendéget.

Mielőtt archiválod a csoportos foglalkozást

Ellenőrizd, hogy a csoportos foglalkozásnak nincs-e jövőbeli eseménye. Ezt a Csoportos foglalkozások listában, a kártyája Következő esemény oszlopában látod: ha nincs jövőbeli esemény, itt „-” áll.

Fontos: Jövőbeli eseménynek számít a lemondott, de még el nem kezdődött esemény is, ezért a lemondás önmagában nem elég az archiváláshoz.

Ha a csoportos foglalkozásnak még van jövőbeli eseménye:

• ha a hátralévő eseményeket még megtartod, várd meg az utolsó eseményt, és utána archiváld a csoportos foglalkozást;
• ha a hátralévő eseményekre már nincs szükség, töröld őket az Eseményeim menüpontban. Ismétlődő eseménynél elég a sorozat legközelebbi eseményénél az Esemény törlése, majd a Következő események törlése lehetőséget választanod. Ha a csoportos foglalkozás a hét több napján is fut, minden naphoz külön sorozat tartozik, ezért a törlést naponként kell elvégezned.

Az esemény törlése végleges, és a foglalással rendelkező vendégek nem kapnak róla értesítést. Ha a foglalókat levélben tájékoztatnád, előbb mondd le az eseményeket bekapcsolt értesítéssel, majd töröld a lemondott eseményeket is. Sem a törölt, sem a lemondott esemény nem állítható vissza. A lemondás és a törlés különbségét és lépéseit az Esemény lemondása vagy törlése: mi a különbség című cikk mutatja be.

Archiválás és újraaktiválás

Archiváld a csoportos foglalkozást

1. Nyisd meg a Szolgáltatások menüpontot. Telefonon koppints az alsó sávon a Több lehetőségre, majd a Szervezet résznél válaszd a Szolgáltatások menüpontot.
2. Kattints a Csoportos foglalkozások kártyára.
3. Az Aktív fülön kattints az archiválni kívánt csoportos foglalkozás kártyájára, de ne a jobb szélén lévő nyílra, mert az az adatlapot nyitja meg.
4. Az alsó sávban kattints az Archiválás gombra.

Az archiválás megerősítő kérdés nélkül, azonnal megtörténik, és ezt felugró ablak jelzi. A vendégek nem kapnak róla értesítést. Ha tévedésből archiváltad, az Aktívvá tesz gombbal azonnal újra aktívvá teheted.

Tedd újra aktívvá a csoportos foglalkozást

1. Nyisd meg a Szolgáltatások menüpontot.
2. Kattints a Csoportos foglalkozások kártyára.
3. Válaszd az Archív fület.
4. Kattints az újraaktiválni kívánt csoportos foglalkozás kártyájára.
5. Az alsó sávban kattints az Aktívvá tesz gombra.

Felugró ablak jelzi az aktiválást. Az újraaktiválásról a vendégek nem kapnak értesítést. A csoportos foglalkozás a korábbi beállításaival, munkatársaival és díjtípusaival együtt újra használható, a vendégek hozzárendelése pedig ismét a vendégprofil Hozzárendelt szolgáltatások fülén, a Csoportos foglalkozások között látszik.

Az újraaktiválás nem hoz létre eseményeket. Következő lépésként hozd létre az új eseményeket az órarendben; ennek lépéseit az Esemény létrehozása az órarendben és az Ismétlődő események létrehozása című cikkek mutatják be. Ha 14 napon belül nem hozol létre eseményt, és az adatlapján a beállításait sem módosítod, a rendszer ismét automatikusan archiválja a csoportos foglalkozást.

Mikor archiválja a rendszer automatikusan a csoportos foglalkozást?

A rendszer naponta egyszer ellenőrzi a csoportos foglalkozásokat, és egy aktív csoportos foglalkozást automatikusan archivál, ha egyszerre teljesül, hogy:

• az elmúlt 14 napban nem volt eseménye;
• nincs jövőbeli eseménye;
• az elmúlt 14 napban nem hoztad létre, nem tetted újra aktívvá, és az adatlapján nem módosítottad a beállításait (a munkatársak és a díjtípusok hozzárendelése, valamint a kép cseréje ebből a szempontból nem számít módosításnak).

Az automatikusan archivált csoportos foglalkozás is az Archív fülre kerül, és ugyanúgy újraaktiválható, de az archiválásról nem készül bejegyzés a Tevékenységnapló fülön.

Esemény létrehozásakor a szolgáltatás kiválasztásánál az Archív fülön az archivált szolgáltatásokat is megtalálod. Ha egy archivált csoportos foglalkozásnak így jövőbeli eseménye lesz, a rendszer a következő napi ellenőrzéskor automatikusan újra aktívvá teszi.

Ellenőrizd az eredményt

Archiválás után ellenőrizd, hogy a csoportos foglalkozás a lista Archív fülén, Archív jelöléssel szerepel-e; újraaktiválás után az Aktív fülön, Aktív jelöléssel kell megjelennie.

Az Archiválás és az Aktívvá tesz gombbal végzett művelet a csoportos foglalkozás adatlapjának Tevékenységnapló fülén is megjelenik, Szolgáltatás archiválása, illetve Szolgáltatás visszaaktiválása bejegyzésként.

Kivételek

Ha a csoportos foglalkozás nem archiválható, pedig lemondtad a jövőbeli eseményeit

Ennek oka, hogy a lemondott esemény az időpontjáig jövőbeli eseménynek számít, ezért hibaüzenet jelzi, hogy a csoportos foglalkozás nem archiválható. A legközelebbi ilyen esemény időpontját a kártya Következő esemény oszlopában látod. Töröld a lemondott jövőbeli eseményeket is, majd próbáld újra az archiválást.

Ha nem találod a csoportos foglalkozást az Aktív fülön

Ennek oka többnyire az, hogy a csoportos foglalkozást archiválták, kézzel vagy automatikusan. Nézd meg az Archív fület: ha ott szerepel, de az adatlapjának Tevékenységnapló fülén nincs róla friss Szolgáltatás archiválása bejegyzés, akkor a rendszer archiválta automatikusan. Tedd újra aktívvá, és hozz létre hozzá eseményeket az órarendben.

Ha nem tudod a csoportos foglalkozást a vendéghez rendelni

Ennek oka, hogy a vendégprofilon csak aktív csoportos foglalkozást rendelhetsz a vendéghez. Ha a csoportos foglalkozás a Csoportos foglalkozások lista Archív fülén szerepel, tedd újra aktívvá.

Ha a szolgáltatástípust, a díjazást vagy a láthatóságot változtatnád meg

Ennek oka, hogy ezek a létrehozáskor dőlnek el, és utólag nem módosíthatók. Hozz létre új szolgáltatást a kívánt beállításokkal, a régi csoportos foglalkozást pedig archiváld.