5. Foglalás vagy várólistás hely rögzítése a jelenléti ívről
A jelenléti ív Hozzáad menüjével egy vendéget háromféleképpen vehetsz fel az eseményre: foglalással, a várólistára vagy közvetlenül résztvevőként. A három lehetőség mást hoz létre, ezért érdemes a helyzethez illőt választani. A lépéseket a lehetőségenként megadott cikkek mutatják be.
Ki rögzíthet foglalást vagy várólistás helyet a jelenléti ívről?
Fióktulajdonosként és menedzserként bármely esemény jelenléti ívéről rögzíthetsz foglalást, várólistás helyet vagy résztvevőt.
Munkatársként ehhez a Jelenlét és foglalások kezelése > Jelenléti ív kezelése hozzáférés szükséges, és ennek ki kell terjednie az adott eseményre. Meglévő vendég kiválasztásához emellett a Vendégekről látható adatok > Alapadatok (név, e-mail, telefonszám) hozzáféréssel is rendelkezned kell, és csak azokat a vendégeket választhatod ki, akikre a Vendégadatokhoz való hozzáférés beállításod kiterjed.
Mit kínál a Hozzáad menü?
A jelenléti ív alján a Hozzáad gombra kattintva (telefonon a Jelenléti ív cím melletti plusz ikonra koppintva) ezek közül választhatsz:
- Új foglalás – a vendég foglalást kap az eseményre;
- Új várólistás – a vendég az esemény várólistájára kerül; csak akkor jelenik meg, ha a szolgáltatásnál be van kapcsolva a várólista;
- Új résztvevő – a vendég részvételét rögzíted, foglalás nélkül.
Mindhárom esetben meglévő vendéget választhatsz, vagy új vendégprofilt hozhatsz létre.
Ha a vendég már szerepel a jelenléti íven, például a Vendégek fülön, a kártyájára kattintva a panel alján lévő Foglalás rögzítése gombbal is foglalhatsz neki; ilyenkor a vendég nem kap visszaigazoló levelet.
Melyiket válaszd?
| Helyzet | Melyiket válaszd |
|---|---|
| A vendég egy későbbi eseményre jelentkezik, például telefonon. | Új foglalás |
| Az esemény betelt, és nem szeretnéd túllépni a létszámkorlátot. | Új várólistás |
| A vendég foglalás nélkül megérkezett az eseményre. | Új résztvevő |
| A vendég foglalt, és megérkezett. | Egyiket sem: a kártyáján kapcsold be a Részt vett kapcsolót. |
Miben különbözik a három lehetőség?
Az Új foglalás helyet foglal: a foglalás a létszámba beszámít, és betelt eseményre is rögzítheted. Ha a szolgáltatásnál foglaláskor történik az alkalom lekötése, a rendszer leköt egy alkalmat a vendég használható díjtípusából, ha van ilyen. A foglalás önmagában nem rögzít részvételt; ha a vendég eljön, a részvételét külön jelölöd. A lépéseket a Foglalás rögzítése vendég helyett című cikk mutatja be.
Az Új várólistás nem foglal helyet és nem köt le alkalmat; ha hely szabadul fel, a vendég levelet kap, és foglalhat. A lépéseket a Vendég felvétele a várólistára című cikk mutatja be.
Az Új résztvevő a részvételt rögzíti: a rendszer levonja az alkalmat, vagy ha nincs használható díjtípus, kintlévőség keletkezik. A lépéseket a Foglalás nélkül érkező vendég felvétele a jelenléti ívre című cikk mutatja be.
Foglalásnál és várólistánál a Megerősítő üzenet küldése a vendégnek kapcsolóval döntheted el, hogy a vendég kapjon-e visszaigazoló levelet; résztvevő rögzítésekor nem megy levél.
Mikor nem rögzíthetsz foglalást?
Lemondott eseményre és archivált vendégnek nem rögzíthetsz foglalást, és ugyanannak a vendégnek egy eseményre csak egy foglalása lehet. Foglalással rendelkező vendéget nem vehetsz fel a várólistára. Lezárt jelenléti ívnél előbb nyisd újra az ívet.