4. Foglalás nélkül érkező vendég felvétele a jelenléti ívre

Ha egy vendég foglalás nélkül érkezik az eseményre, a jelenléti ívről közvetlenül résztvevőként rögzítheted. Ilyenkor foglalás nem jön létre, csak a részvétel. Ha a vendégnek még nincs vendégprofilja, a jelenléti ívről létre is hozhatod.

Ki veheti fel a vendéget résztvevőként?

Fióktulajdonosként és menedzserként bármely esemény jelenléti ívére felvehetsz résztvevőt.

Munkatársként ehhez a Jelenlét és foglalások kezelése > Jelenléti ív kezelése hozzáférés szükséges, és ennek ki kell terjednie az adott eseményre. Meglévő vendég kiválasztásához emellett a Vendégekről látható adatok > Alapadatok (név, e-mail, telefonszám) hozzáféréssel is rendelkezned kell, és csak azokat a vendégeket választhatod ki, akikre a Vendégadatokhoz való hozzáférés beállításod kiterjed. Ha a vendéget a Vendégek vagy a Beiratkozott fülön, a kártyáján lévő Részt vett kapcsolóval jelölöd résztvevőnek, ahhoz emellett a Jelenlét és foglalások kezelése > Vendég foglalásának manuális rögzítése hozzáférés is szükséges.

Szerepel már a vendég a jelenléti íven?

Ha a vendég a szolgáltatáshoz hozzá van rendelve, a jelenléti ív Vendégek fülén, tanfolyam eseményénél a beiratkozott vendég a Beiratkozott fülön is megtalálható. Ilyenkor nem kell felvenned: elég, ha a kártyáján bekapcsolod a Részt vett kapcsolót; ezt a Jelenlét vagy hiányzás rögzítése című cikk mutatja be.

Ha a vendég egyik fülön sem szerepel, vedd fel az alábbi lépésekkel.

Vedd fel a vendéget résztvevőként

1. Nyisd meg az Eseményeim menüpontot.
2. Kattints az eseményre.
3. Kattints a Jelenléti ív gombra. Telefonon koppints a Jelenléti ív csempére.
4. Kattints a jelenléti ív alján a Hozzáad gombra. Telefonon koppints a Jelenléti ív cím melletti plusz ikonra.
5. Válaszd az Új résztvevő lehetőséget.
6. Kattints a Vendég kiválasztása gombra. Ha a vendégnek még nincs vendégprofilja, kattints helyette az Új vendég létrehozása gombra.
7. Válaszd ki a vendéget a listából, vagy add meg az új vendég adatait.
8. Kattints a Résztvevő rögzítése gombra.

A vendég megjelenik a Foglalások, résztvevők fülön, Nincs foglalása jelöléssel és bekapcsolt Részt vett kapcsolóval. A jelenléti ív alján a Jelenlévők száma nő, a Foglalások száma nem változik. Résztvevő rögzítésekor a vendég nem kap visszaigazoló levelet.

Az új vendég létrehozásának mezőit és az e-mail-cím ütközésének kezelését a Hogyan rögzíthetsz új vendéget a Vendégek menüpontban vagy a jelenléti ívről? című cikk mutatja be.

Mi történik a vendég felvételekor?

A részvétel ugyanúgy rögzül, mint a foglalással érkező vendégé:

• a rendszer levon egy alkalmat a vendég esemény idején érvényes, a szolgáltatáshoz használható vásárolt díjtípusai közül a legkorábban lejáróból;
• ha nincs ilyen díjtípusa, a részvétel kintlévőségként jelenik meg;
• ha a vendég még nem volt hozzárendelve a szolgáltatáshoz, a rendszer hozzárendeli – tanfolyamnál ettől a vendég nem iratkozik be.

Ha a vendég díjtípust vásárolna a helyszínen, az értékesítést a jelenléti ívről is elindíthatod; ezt a Díjtípus értékesítése a jelenléti ívről című cikk mutatja be.

Milyen korlátok vannak?

Résztvevőt a létszámkorláttól függetlenül felvehetsz. Ha a vendég már résztvevőként szerepel az eseményen, a művelet nem változtat semmin. Ha a vendéget a jelenléti ív lezárása után vennéd fel, előbb nyisd újra az ívet; ezt A jelenléti ív lezárása és újranyitása című cikk mutatja be.