3. Importálj egyszerre több vendéget

Importtal egy Excel-fájlból (.xlsx) egyszerre több új vendéget rögzíthetsz, vagy frissítheted a már meglévő vendégek adatait. Az alapadatok mellett többek között szülő–gyermek kapcsolatot, egyedi mezőt, vásárolt díjtípust, számlázási adatot, szolgáltatáshoz vagy szolgáltatáscsoporthoz való hozzáférést és tanfolyami beiratkozást is importálhatsz.

Mielőtt elkezded

Döntsd el, melyik eset vonatkozik rádi:

• új vendégeket szeretnél egyszerre rögzíteni – ehhez üres importfájlt tölts majd le;
• meglévő vendégek adatait szeretnéd frissíteni – töltsd le a jelenlegi vendéglistát 

A megfelelő fájl letöltésének részletes lépéseit az Importálás folyamata 1. pontjában találod.

Fontos tudnivalók

Az import az előfizetés aktiválása után érhető el. Továbbá a szolgáltatáscsoportok és a tanfolyamok importja Pro és Signature csomagban használható.

A lefutott import nem vonható vissza. Első alkalommal érdemes 1–2 vendéget tartalmazó próbaimportot készítened, és ellenőrizned az eredményt a teljes lista importálása előtt. A próbaimport adatai valóban létrejönnek a rendszerben, ezért a teljes import előtt távolítsd el ezeket a sorokat a fájlból, ha már nincs rájuk szükség.

Ki végezhet adatimportot?

Fióktulajdonosként és menedzserként importálhatsz vendégeket. Munkatársként az importálási lehetőség a hozzáférési profilodtól függ. A szükséges hozzáféréseket részletesen a Hogyan vehetsz fel új vendéget? című cikkben találod.

Az importálás folyamata

1. Töltsd le a megfelelő importfájlt

1. Nyisd meg a Vendégek menüpontot.
2. Kattints a Hozzáad gomb melletti nyílra.
3. Válaszd a Vendégek importálása lehetőséget.
4. A Sablon vagy vendéglista letöltése résznél jelöld be, milyen adatokat szeretnél importálni.
5. Válaszd ki a célodnak megfelelő fájlt:
   • új vendégek rögzítéséhez kattints az Üres sablon letöltése gombra;
   • meglévő vendégek adatainak frissítéséhez kattints a Vendéglista letöltése gombra.

Az Alapadatok minden esetben bekerülnek a fájlba. Ezek mellett a Szülők, Egyedi mezők, Vásárolt díjtípus, Számlázási adatok, Szolgáltatások, Szolgáltatáscsoportok és Tanfolyamok adatait is kiválaszthatod.

Ha meglévő vendégadatok frissítesz

A letöltött vendéglista tartalmazza a vendégazonosítót (motibro_id). Ez alapján a rendszer azonosítja, melyik meglévő vendégprofil adatait kell frissítenie.

A letöltött vendéglistában archivált vendégek is szerepelhetnek. Ha egy archivált vendég sorát visszatöltöd, a rendszer újra aktívvá teszi. Ezért csak azokat a vendégeket hagyd a fájlban, akiknek az adatait valóban módosítani szeretnéd.

Új vendégnél még nincs motibro_id. Ilyenkor a rendszer az e-mail-cím alapján keres meglévő vendéget, az archivált vendégek között is. Ha nem talál egyezést, új vendégprofil jön létre. E-mail-cím nélkül szintén új vendégprofil jön létre.

2. Töltsd ki az importfájlt

Ha új vendégek adatait importálod

A fájl első sora a rendszer számára szükséges oszlopazonosítókat tartalmazza. Ezeket hagyd változatlanul, és az első sorban ne hagyj üres cellát az oszlopok között.

Az üres sablon második sora mintasor. Feltöltés előtt töröld a teljes sort. Ha benne marad, a mintában szereplő vendég is létrejöhet, és bekapcsolt meghívó esetén e-mailt is kaphat.

Minden vendéget külön sorban adj meg. A dátumokat ÉÉÉÉ-HH-NN formában vagy Excel-dátumként írd be.

Egy fájl legfeljebb 1000 sort tartalmazhat, a fájl mérete pedig legfeljebb 10 MB lehet.

Ha meglévő vendég adatait frissíted

A fájl első sora a rendszer számára szükséges oszlopazonosítókat tartalmazza. Ezeket hagyd változatlanul, és az első sorban ne hagyj üres cellát az oszlopok között.

A kitöltött cellák felülírják a vendég nevét, becenevét, telefonszámát, megjegyzését és születési dátumát. Az e-mail-címet és a nemet az import nem módosítja.

Az üresen hagyott cellák nem törlik a vendégprofilon már szereplő adatokat.

3. Töltsd fel és ellenőrizd a fájlt

1. Nyisd meg a Vendégek > Vendégek importálása felületet. Ha az importpanel még nyitva van, folytasd ott.
2. Válaszd ki a kitöltött fájlt az Importálás megkezdése résznél.
3. Kattints az Importálás megkezdése gombra.

Az Importálás megkezdése gomb ekkor még nem indítja el az importot. A rendszer először ellenőrzi a fájlt.

4. Nézd át a Sorok, Hibák és Figyelmeztetések számát.
5. Kattints a Hibák vagy Figyelmeztetések számlálóra, ha soronként is meg szeretnéd nézni a problémákat.
6. Javítsd a hibákat az import tényleges elindítása előtt. Kattints a Mégse gombra, javítsd a fájlt, majd töltsd fel újra.

Az Ellenőrzött fájl letöltése gombbal letöltheted az átvizsgált fájlt. Ebben a hibás cellák pirossal, a figyelmeztetést tartalmazó cellák sárgával jelennek meg.

Ha a rendszer hibát talált, javítsd a fájlt, majd töltsd fel újra. A rendszer ismét ellenőrzi az adatokat. Ha már nincs javítandó hiba, folytathatod az importálást.

4. Küldhetsz meghívót, majd indítsd el az importot

1. Ha szeretnéd, hogy az új vendégek meghívót kapjanak saját Motibro-fiók létrehozására, kapcsold be a Meghívó küldése az új vendégeknek beállítást. Ha a meghívót később szeretnéd elküldeni, kapcsold be a Későbbi időpontban küldjük beállítást, majd add meg a Dátum és az Időpont értékét.
2. Kattints az Importálás indítása gombra.

Meghívót csak az import során újonnan létrehozott, e-mail-címmel rendelkező vendég kap, ha még nincs saját Motibro-fiókja. A meglévő vendégek nem kapnak meghívót.

Ne töltsd fel újra ugyanazt a már lefuttatott fájlt. Az e-mail-cím nélküli vendégek és szülők, valamint a vásárolt díjtípusok ismét létrejöhetnek.

Ellenőrizd az eredményt

Az import végén megjelenik az Az importálás elkészült üzenet az importált vendégek és az esetleg kihagyott sorok számával.

Nyiss meg néhány importált vendégprofilt, és ellenőrizd azokat az adatokat, amelyeket importáltál.

Az ellenőrzött importfájlokat később a Beállítások > Szervezet > Dokumentumtár > Vendég importok részen is megtalálod. Munkatársként a saját importjaid fájljait az importpanel Dokumentumok megnyitása linkjén érheted el.

További esetek

Ha szülő–gyermek kapcsolatot importálsz

A szülő adatait a gyermek sorában, a parent oszlopokban add meg. Egy sorban legfeljebb két szülőt rögzíthetsz.

Ha ugyanazt a szülőt több gyermekhez szeretnéd kapcsolni, minden gyermeknél ugyanazt a szülői e-mail-címet add meg. E-mail-cím nélkül minden sorból új szülőprofil jön létre.

A már meglévő szülő adatait az import nem módosítja.

Ha a gyermeknek nincs saját e-mail-címe, hagyd üresen ezt a mezőt. A szülő e-mail-címét a szülő saját adatainál add meg.

Ha vásárolt díjtípust importálsz

Vásárolt díjtípusnál a díjtípus nevét pontosan úgy add meg, ahogy az árlistában szerepel.

A díjtípus nevét, az érvényesség kezdetét és végét, valamint a felhasználható alkalmak számát is kell megadnod. Ha valamelyik hiányzik, a vásárolt díjtípus kimarad az importból.

Az importált vásárolt díjtípust a rendszer az import napján, a díjtípus aktuális árán rögzített értékesítésként kezeli. Az értékesítő a fióktulajdonos. Az értékesítés megjelenik a bevételi statisztikában, és ha pénzügyi naplót vezetsz, abban is.

Fizetési mód nem rögzül; ezt szükség esetén később, a vásárolt díjtípus szerkesztésével adhatod meg.

Ha a díjtípusnál be van kapcsolva a Visszaigazoló e-mail küldése a vendég számára beállítás, a rendszer visszaigazoló e-mailt küld a vásárlásról.

Ha a vásárolt díjtípus felhasználható a vendég korábbi, még rendezetlen részvételeinek fedezésére, a rendszer ezekhez alkalmakat használhat fel. Emiatt a felhasználható alkalmak száma már közvetlenül az import után csökkenhet.

Ha számlázási adatokat importálsz

A számlázási név, az ország, az irányítószám, a város és a cím együtt szükséges.

Az országot kétbetűs országkóddal add meg, például HU. Az adószám megadása nem kötelező.

Ha szolgáltatáshoz vagy szolgáltatáscsoporthoz rendelnél vendéget

A szolgáltatás nevét pontosan úgy add meg, ahogy a rendszerben szerepel.

Ha szolgáltatást adsz meg, a vendég hozzáférést kap az adott szolgáltatáshoz. Ettől még nem jön létre foglalása.

Ha szolgáltatáscsoportot adsz meg, a vendég hozzáférést kap a csoport aktív szolgáltatásaihoz. A szolgáltatáscsoporthoz rendelés önmagában nem jelent tanfolyami beiratkozást vagy foglalást.

Ha tanfolyami beiratkozást importálsz

Tanfolyami beiratkozáshoz a tanfolyamhoz tartozó oszlopokat használd, és mindig add meg a kezdődátumot. A záródátum nem kötelező.

A rendszer a megadott kezdőnaptól foglalásokat készít a vendégnek a tanfolyam eseményeire, a már lezajlott eseményeket is beleértve.

Ha a tanfolyam eseményeire létrejövő foglalásokhoz a rendszer alkalmakat köt le, ezek az alkalmak már nem használhatók fel más foglalásokhoz. Emiatt az import után csökkenhet a vendég felhasználható alkalmainak száma.

Ha a vendégnek már van folyamatban lévő beiratkozása az adott tanfolyamra, az import nem módosítja azt, és nem hoz létre újabb beiratkozást.

Az importált tanfolyami beiratkozásról a vendég nem kap külön e-mailt.

Ha elakadtál, mert

hibás adatokat importáltál

A lefutott import egészét nem lehet visszavonni. A tévesen létrehozott vendégeket a vendéglistában tömegesen archiválhatod. Munkatársként ehhez a Vendégek törlése hozzáférés szükséges.

A jövőbeli foglalással rendelkező vendéget az archiválás kihagyja. A vendég archiválása a vásárolt díjtípust nem törli, ezért azt szükség esetén külön kell törölnöd.