2. Kintlévőség rendezése

Ha egy vendégnek kintlévősége van, azt díjtípus értékesítésével rendezheted, vagy ha a szervezet eltekint a díjtól, eseményenként elengedheted. A kintlévőséget nem külön gombbal rendezed: a vendég a díjtípus árát fizeti meg, és értékesítéskor a rendszer automatikusan a kintlévőségeihez rendeli a díjtípus alkalmait.

Ki rendezhet kintlévőséget?

Fióktulajdonosként és menedzserként rendezheted és elengedheted a vendégek kintlévőségeit.

Munkatársként ehhez a Díjtípus értékesítése hozzáférés szükséges. Ez a hozzáférés a díjtípus értékesítését és a kintlévőség elengedését is engedélyezi.

A vendégprofilon végzett műveletekhez emellett hozzá kell férned az adott vendég profiljához is. A Kintlévőségek fül megtekintéséhez a Vendégekről látható adatok > Kintlévőségek hozzáférés szükséges.

Hogyan rendezi a rendszer a kintlévőségeket?

A rendszer egy kintlévőséget akkor rendez, ha a vendégnek van olyan díjtípusa, amely:

• az esemény napján érvényes;
• az esemény szolgáltatására használható;
• tartalmaz még szabad alkalmat.

A rendszer a legrégebbi kintlévőséggel kezdi, és eseményenként egy alkalmat használ fel. Ha több díjtípus is megfelel, a rendszer a legkorábban lejáróból von le alkalmat, ezért nem feltétlenül az újonnan értékesítettből. Ha az alkalmak elfogynak, a későbbi kintlévőségek megmaradnak.

Ugyanez a rendezés automatikusan lefut, amikor:

• a vendég online vásárol díjtípust;
• a vendég egyik kiküldött díjbekérőjét kifizetik, online vagy kiegyenlítéssel;
• módosítod egy vásárolt díjtípus érvényességét vagy alkalomszámát.

A rendszer éjszakánként a hat hónappal korábbi hónap első napja óta keletkezett kintlévőségeket is rendezi a vendégek meglévő díjtípusaiból, ha azok megfelelnek a feltételeknek.

Rendezd a kintlévőséget díjtípus értékesítésével

Ezt akkor használd, ha a vendég kifizeti az elmaradt díjat. Olyan díjtípust válassz, amely a rendezendő események szolgáltatására használható, és amelynek alkalmai elegendők a rendezendő eseményekre. Archivált vendégnek nem értékesíthetsz díjtípust, ezért előbb állítsd vissza a profilját.

1. Nyisd meg a Vendégek menüpontot.
2. Nyisd meg a vendég profilját.
3. Az Áttekintő fülön kattints az Értékesítés gombra. Telefonon koppints a profil tetején az Értékesítés csempére.
4. A Díjtípus adatai lépésben válaszd ki a díjtípust a Díjtípus listából.
5. Ha a rendezendő esemény a mai napnál korábbi, az Érvényesség kezdete mezőben válaszd az Egyéni dátum lehetőséget.
6. Egyéni dátumként add meg a legkorábbi rendezendő esemény napját.
7. Kattints a Tovább gombra.

Az értékesítést a Fizetés és az Összegzés lépésben a szokásos módon fejezd be; ezeket és a választható díjtípusokat a Díjtípus értékesítése vendégnek című cikk mutatja be.

A sikeres értékesítés után a rendszer azonnal rendezi a díjtípussal fedezhető kintlévőségeket, és ezek eltűnnek a vendégprofil Kintlévőségek füléről. Ha a szolgáltatás be van vonva a hitelkeretbe, a vendég kerete is felszabadul.

Az érvényesség a megadott naptól számít, ezért ha az érvényesség kezdetének korábbi napot adsz meg, az a díjtípus hátralévő érvényességét is rövidíti; hónaphoz kötött díjtípusnál az érvényesség ennek a napnak a hónapjára szól. Ha a vendég a díjtípust később is használná, az értékesítés után ellenőrizd a lejáratát és a megmaradt alkalmait.

A kintlévőség rendezéséről a vendég nem kap külön értesítést. Ha a díjtípusnál be van kapcsolva a visszaigazoló levél, a vendég levelet kap a vásárlásról. Egy esemény jelenléti ívéről is értékesíthetsz díjtípust; ezt a Díjtípus értékesítése a jelenléti ívről című cikk mutatja be.

Engedd el egy esemény kintlévőségét

Ha a szervezet eltekint egy esemény díjától, a Tartozás elengedése gombbal elengedheted a vendég kintlévőségét. Az elengedés nem számít értékesítésnek, ezért a pénzügyi naplóban sem jelenik meg. Az elengedés eseményenként történik, egyszerre több eseményen nem végezheted el.

1. Nyisd meg a Vendégek menüpontot.
2. Nyisd meg a vendég profilját.
3. Válaszd a Kintlévőségek fület.
4. A Ki nem fizetett események fülön kattints az elengedni kívánt esemény kártyájára.
5. Az alul megjelenő sávban kattints a Tartozás elengedése gombra.
6. Erősítsd meg a műveletet a Megerősít gombbal.

Az esemény ezután kikerül a Ki nem fizetett események fülről, és a vendég saját felületén sem szerepel többé a ki nem fizetett események között. Ha a szolgáltatás be van vonva a hitelkeretbe, a vendég kerete is felszabadul.

A műveletet a vendégprofil Tevékenységnapló fülén Tartozás elengedése bejegyzés rögzíti. A kintlévőség elengedéséről a vendég nem kap értesítést.

Ellenőrizd az eredményt

Értékesítés után nyisd meg a vendégprofil Kintlévőségek > Ki nem fizetett események fülét, és ellenőrizd, hogy a rendezni kívánt események már nem szerepelnek-e rajta.

Ha egy esemény a fülön maradt, a vendégnek valószínűleg nincs a fenti feltételeknek megfelelő díjtípusa. Ilyenkor ellenőrizd az értékesített díjtípus érvényességének kezdetét és alkalomszámát. Ezeket utólag is módosíthatod, és a módosítás után a rendszer újra rendez; a módosítást az Értékesített díjtípus adatainak módosítása című cikk mutatja be.