7. Tanfolyam archiválása és újraaktiválása

Ha egy tanfolyamot már nem indítasz, archiváld: kikerül az aktív szolgáltatások közül, de minden adata megmarad, és később ugyanezekkel a beállításokkal újraaktiválhatod. Tanfolyamot nem lehet törölni, csak archiválni, és archiválni csak olyat tudsz, amelynek nincs jövőbeli eseménye. Ha egy tanfolyamnak hosszabb ideje nincs eseménye, a rendszer automatikusan is archiválhatja.

Ki archiválhatja és aktiválhatja újra a tanfolyamot?

Fióktulajdonosként és menedzserként archiválhatsz és tehetsz újra aktívvá tanfolyamokat.

A tanfolyam a Pro és a Signature csomagban érhető el. Próbaidőszakban ez a funkció nem érhető el.

Mi történik archiváláskor?

Az archiválás nem töröl adatot:

• a beállítások – köztük A tanfolyam záró napja és a Pótlási lehetőségek –, a hozzárendelt munkatársak és a hozzárendelt díjtípusok változatlanok maradnak;
• a korábbi események és a vendégek részvételei megmaradnak az Eseményeim órarendjében;
• a vendégek vásárolt díjtípusait az archiválás nem módosítja;
• az adatlap archivált állapotban is megnyitható és módosítható, de a módosítás nem teszi újra aktívvá a tanfolyamot.

A vendégeket az archiválás így érinti:

• a vendégfelületen és a foglaló widgeten nem marad rá foglalható esemény, és a beiratkozott vendégeknek sem marad foglalásuk;
• az archiválás nem zárja le a vendégek beiratkozását: a vendégprofil Hozzárendelt szolgáltatások fülén az archivált tanfolyam beiratkozásai az Archív fülön jelennek meg;
• a pótlási lehetőségként megadott szolgáltatásokhoz kapott hozzárendelés is megmarad;
• archivált tanfolyamra nem írathatsz be új vendéget.

Mielőtt archiválod a tanfolyamot

Ellenőrizd, hogy a tanfolyamnak nincs-e jövőbeli eseménye. Ezt a Tanfolyamok listában, a kártyája Következő esemény oszlopában látod: ha nincs jövőbeli esemény, itt „-” áll.

Fontos: Jövőbeli eseménynek számít a lemondott, de még el nem kezdődött esemény is, ezért a lemondás önmagában nem elég az archiváláshoz.

Ha a tanfolyamnak még van jövőbeli eseménye:

• ha a hátralévő eseményeket még megtartod, várd meg az utolsó eseményt, és utána archiváld a tanfolyamot;
• ha a hátralévő eseményekre már nincs szükség, töröld őket az Eseményeim menüpontban. Ismétlődő eseménynél elég a sorozat legközelebbi eseményénél az Esemény törlése, majd a Következő események törlése lehetőséget választanod. Ha a tanfolyam a hét több napján is fut, minden naphoz külön sorozat tartozik, ezért a törlést naponként kell elvégezned.

Az esemény törlése végleges, és a foglalással rendelkező vendégek – a beiratkozott vendégek is – nem kapnak róla értesítést. Ha a foglalókat levélben tájékoztatnád, előbb mondd le az eseményeket bekapcsolt értesítéssel, majd töröld a lemondott eseményeket is. Sem a törölt, sem a lemondott esemény nem állítható vissza. A lemondás és a törlés különbségét és lépéseit az Esemény lemondása vagy törlése: mi a különbség című cikk mutatja be.

Archiválás és újraaktiválás

Archiváld a tanfolyamot

1. Nyisd meg a Szolgáltatások menüpontot. Telefonon koppints az alsó sávon a Több lehetőségre, majd a Szervezet résznél válaszd a Szolgáltatások menüpontot.
2. Kattints a Tanfolyamok kártyára.
3. Az Aktív tanfolyamok fülön kattints az archiválni kívánt tanfolyam kártyájára, de ne a jobb szélén lévő nyílra, mert az az adatlapot nyitja meg.
4. Az alsó sávban kattints az Archiválás gombra.

Az archiválás megerősítő kérdés nélkül, azonnal megtörténik, és ezt felugró ablak jelzi. A vendégek nem kapnak róla értesítést. Ha tévedésből archiváltad, az Aktívvá tesz gombbal azonnal újra aktívvá teheted.

Tedd újra aktívvá a tanfolyamot

Ha az újraaktivált tanfolyamhoz új eseményeket hozol létre, a rendszer automatikusan foglalást hoz létre azoknak a vendégeknek, akiknek a beiratkozási időszaka az esemény napját is magában foglalja. A végdátum nélküli, le nem zárt beiratkozással rendelkező vendégek így minden új eseményre foglalást kapnak. Ha a korábbi résztvevőknek ezt nem szeretnéd, az új események létrehozása előtt zárd le a beiratkozásukat; ezt a „Hogyan zárhatod le a beiratkozásokat?” rész mutatja be.

1. Nyisd meg a Szolgáltatások menüpontot.
2. Kattints a Tanfolyamok kártyára.
3. Válaszd az Archív tanfolyamok fület.
4. Kattints az újraaktiválni kívánt tanfolyam kártyájára.
5. Az alsó sávban kattints az Aktívvá tesz gombra.

Felugró ablak jelzi az aktiválást. Az újraaktiválásról a vendégek nem kapnak értesítést. A tanfolyam a korábbi beállításaival, munkatársaival, díjtípusaival és pótlási lehetőségeivel együtt újra használható, a vendégek le nem zárult beiratkozásai pedig ismét a vendégprofil Hozzárendelt szolgáltatások fülén, a Tanfolyamok között látszanak.

Az újraaktiválás nem hoz létre eseményeket. Következő lépésként hozd létre az új eseményeket az órarendben; ennek lépéseit az Esemény létrehozása az órarendben és az Ismétlődő események létrehozása című cikkek mutatják be. Ha 14 napon belül nem hozol létre eseményt, és az adatlapján a beállításait sem módosítod, a rendszer ismét automatikusan archiválja a tanfolyamot.

Hogyan zárhatod le a beiratkozásokat?

Az archiválás nem zárja le a beiratkozásokat. Ha a korábbi résztvevők beiratkozására már nincs szükség, a vendégprofilon zárhatod le:

1. Nyisd meg a Vendégek menüpontot.
2. Nyisd meg a vendég profilját.
3. Válaszd a Hozzárendelt szolgáltatások fület.
4. Archivált tanfolyamnál válaszd az Archív, aktív tanfolyamnál a Tanfolyamok fület.
5. Kattints a lezárni kívánt beiratkozás kártyájára.
6. Kattints a Lezárás gombra.
7. Add meg a Lezárás napja dátumát. Ez nem lehet korábbi a beiratkozás kezdeténél, és legkésőbb a mai nap lehet.
8. Kattints a Beiratkozás lezárása gombra.

A rendszer a háttérben lemondja a mai nap utáni, beiratkozásból származó foglalásokat, és megszünteti a pótlási lehetőségekből kapott hozzárendelést, kivéve, ha a vendégnek más forrásból is jár. A lemondásokról a vendég nem kap levelet. Ha a lezárás napja múltbeli, a lezárás napja és a mai nap közötti események foglalásai megmaradnak. A lezárás részleteit a Tanfolyami beiratkozás lezárása vagy törlése című cikk mutatja be.

Mikor archiválja a rendszer automatikusan a tanfolyamot?

A rendszer naponta egyszer ellenőrzi a tanfolyamokat, és egy aktív tanfolyamot automatikusan archivál, ha egyszerre teljesül, hogy:

• az elmúlt 14 napban nem volt eseménye;
• nincs jövőbeli eseménye;
• az elmúlt 14 napban nem hoztad létre, nem tetted újra aktívvá, és az adatlapján nem módosítottad a beállításait (a munkatársak, a díjtípusok és a pótlási lehetőségek hozzárendelése, valamint a kép cseréje ebből a szempontból nem számít módosításnak).

Az automatikusan archivált tanfolyam is az Archív tanfolyamok fülre kerül, és ugyanúgy újraaktiválható, de az archiválásról nem készül bejegyzés a Tevékenységnapló fülön.

Esemény létrehozásakor a szolgáltatás kiválasztásánál az Archív fülön az archivált szolgáltatásokat is megtalálod. Ha egy archivált tanfolyamnak így jövőbeli eseménye lesz, a rendszer a következő napi ellenőrzéskor automatikusan újra aktívvá teszi. A beiratkozott vendégek foglalásai ebben az esetben is automatikusan létrejönnek.

Ellenőrizd az eredményt

Archiválás után ellenőrizd, hogy a tanfolyam az Archív tanfolyamok fülön, Archív jelöléssel szerepel-e; újraaktiválás után az Aktív tanfolyamok fülön, Aktív jelöléssel kell megjelennie.

Az Archiválás és az Aktívvá tesz gombbal végzett művelet a tanfolyam adatlapjának Tevékenységnapló fülén is megjelenik, Szolgáltatás archiválása, illetve Szolgáltatás visszaaktiválása bejegyzésként.

A beiratkozás lezárása után ellenőrizd, hogy a beiratkozás megjelent-e a vendégprofil Hozzárendelt szolgáltatások > Lezárult tanfolyami tagságok fülén.

Kivételek

Ha a tanfolyam nem archiválható, pedig lemondtad a jövőbeli eseményeit

Ennek oka, hogy a lemondott esemény az időpontjáig jövőbeli eseménynek számít, ezért hibaüzenet jelzi, hogy a tanfolyam nem archiválható. A legközelebbi ilyen esemény időpontját a kártya Következő esemény oszlopában látod. Töröld a lemondott jövőbeli eseményeket is, majd próbáld újra az archiválást.

Ha nem találod a tanfolyamot az Aktív tanfolyamok fülön

Ennek oka többnyire az, hogy a tanfolyamot archiválták, kézzel vagy automatikusan. Nézd meg az Archív tanfolyamok fület: ha ott szerepel, de az adatlapjának Tevékenységnapló fülén nincs róla friss Szolgáltatás archiválása bejegyzés, akkor a rendszer archiválta automatikusan. Tedd újra aktívvá, és hozz létre hozzá eseményeket az órarendben.

Ha a korábbi vendégek is foglalást kaptak az új eseményekre

Ennek oka, hogy ezek a foglalások a le nem zárt beiratkozásokból jöttek létre. Ha nincs rájuk szükség, zárd le az érintett vendégek beiratkozását a „Hogyan zárhatod le a beiratkozásokat?” rész lépései szerint.

Ha nem tudod beíratni a vendéget a tanfolyamra

Ennek oka, hogy a vendégprofilon a Tanfolyamra beiratkoztatás lehetőségnél csak aktív tanfolyamok közül választhatsz. Ha a tanfolyam a Tanfolyamok lista Archív tanfolyamok fülén szerepel, tedd újra aktívvá.

Ha a szolgáltatástípust, a díjazást vagy a láthatóságot változtatnád meg

Ennek oka, hogy ezek a létrehozáskor dőlnek el, és utólag nem módosíthatók. Hozz létre új szolgáltatást a kívánt beállításokkal, a régi tanfolyamot pedig archiváld.