6. A tanfolyam adatainak módosítása

Ha egy tanfolyam adatain vagy működésén változtatnál, az adatlapján módosíthatod a nevét, leírását, záró napját, képét, pótlási lehetőségeit, foglalási szabályait, hozzárendelt munkatársait és díjtípusait, automatikus leveleit, valamint a jelenléti ív működését. A szolgáltatástípus, a díjazás és a láthatóság viszont utólag nem módosítható. Az itt elvégzett módosításokról a rendszer nem küld automatikus értesítést a vendégeknek.

Ki módosíthatja a tanfolyamot?

Fióktulajdonosként és menedzserként módosíthatod a tanfolyamokat.

A tanfolyam a Pro és a Signature csomagban érhető el. Próbaidőszakban ez a funkció nem érhető el.

Hol találod a tanfolyam adatlapját?

1. Nyisd meg a Szolgáltatások menüpontot. Telefonon koppints az alsó sávon a Több lehetőségre, majd a Szervezet résznél válaszd a Szolgáltatások menüpontot.
2. Kattints a Tanfolyamok kártyára.
3. Kattints a módosítani kívánt tanfolyam kártyájára.
4. Kattints az alsó sávban az Adatlap gombra.

Az adatlap bal oldali menüjében az egyes fülek neve alatt egy összefoglaló mutatja az aktuális beállítást.

Milyen fülek vannak az adatlapon?

• Alapadatok – a név, a leírás, a záró nap és a kép; lásd lejjebb.
• Pótlási lehetőségek – hol pótolhatják a vendégek a kihagyott tanfolyami eseményeket; lásd lejjebb.
• Foglalási szabályok – a foglalás feltételei, a foglalási és lemondási határidő, a távolmaradás kezelése és a várólista; a Foglalási szabályok beállítása csoportos foglalkozáshoz című cikk mutatja be, mert a fül ugyanúgy működik, mint a csoportos foglalkozásnál.
• Hozzárendelt munkatársak – a tanfolyamhoz rendelt munkatársak; a Munkatársak hozzárendelése tanfolyamhoz című cikk mutatja be.
• Hozzárendelt díjtípusok – a használható díjtípusok (ingyenes tanfolyamhoz nem tartozik díjtípus); a Használható díjtípusok hozzárendelése tanfolyamhoz című cikk mutatja be.
• Emlékeztető vendégeknek – a vendégeknek küldött automatikus levelek, köztük a beiratkozási visszaigazolás; lásd lejjebb.
• Értesítés munkatársaknak – az esemény munkatársának küldött levelek; ebben a cikkben.
• Foglalási felület – lássák-e a vendégek a foglalók monogramját, és csak új vendégeknek jelenjenek-e meg az események; ezt is a Foglalási szabályok beállítása csoportos foglalkozáshoz című cikk mutatja be.
• Jelenléti ív beállításai – a jelenléti ív automatikus lezárása, a jelenlét rögzítésének módja és a fejlődési út; lásd lejjebb.
• Tevékenységnapló – a tanfolyam korábbi módosításai.

A vendégek beíratása nem a tanfolyam adatlapján történik; lépéseit a Tanfolyami beiratkozás kezelése a vendégprofilon című cikk mutatja be.

Mielőtt módosítod a tanfolyamot

Az adatlapon nincs külön mentés gomb: a rendszer minden módosítást azonnal ment, a szöveges mezőt például már a gépelés abbahagyásakor, a dátumot pedig a Kész gombra kattintáskor vagy a törléskor.

Három döntés a létrehozáskor dől el, és utólag nem módosítható; ezeket az adatlap fejlécében, a név melletti jelölések mutatják:

• a szolgáltatástípus (tanfolyam vagy csoportos foglalkozás);
• a díjazás (Ingyenes vagy Díjköteles);
• a láthatóság (Nyilvános vagy Zárt körű).

Ha valamelyiken változtatnod kell, hozz létre új tanfolyamot a kívánt beállításokkal, a régit pedig archiváld; tanfolyamot törölni nem lehet. Az új tanfolyam létrehozását a Tanfolyam létrehozása, az archiválás feltételeit a Tanfolyam archiválása és újraaktiválása című cikk mutatja be.

Mire hat a módosítás?

• A foglalási és lemondási szabályokat a rendszer mindig az aktuális beállítás szerint alkalmazza. A módosítás a meglévő foglalásokat nem törli, de a már foglalással rendelkező vendég lemondására is az új lemondási határidő vonatkozik.
• Az átnevezés a már létrehozott események és eseménysorozatok nevét nem módosítja; ezeket az Egy esemény vagy a teljes eseménysorozat módosítása című cikk alapján nevezheted át.
• A záró nap módosítása a már rögzített beiratkozások végdátumát nem változtatja meg, csak a következő beíratásokra hat.
• A pótlási lehetőségek változása a tanfolyamra már beiratkozott vendégekre is azonnal hat.
• Ha a módosítás a foglalókat érinti, üzenetben tájékoztasd őket; ezt az Üzenet küldése egy vagy több vendégnek című cikk mutatja be.

Mit állíthatsz be a levelek és a jelenléti ív fülein?

Emlékeztető vendégeknek

• Emlékeztető email a foglalással rendelkező vendégeknek – bekapcsolva a foglalással rendelkező vendégek 24 órával az esemény kezdete előtt emlékeztető levelet kapnak. Alapértelmezés szerint be van kapcsolva.
• Foglalásösztönző email a következő hétre – bekapcsolva a vendégek vasárnaponként levelet kaphatnak, amely a következő heti foglalásra hívja őket. Alapértelmezés szerint be van kapcsolva.
• Beiratkozási visszaigazoló levél a vendégnek – kikapcsolva a vendég nem kap összesített visszaigazoló levelet a tanfolyami beiratkozásáról. Alapértelmezés szerint be van kapcsolva.

Az első két levél működését az Esemény előtti emlékeztető beállítása és a Heti programajánló beállítása című cikkek mutatják be.

Értesítés munkatársaknak

A levelet az esemény munkatársa kapja. Mindhárom beállítás alapértelmezés szerint ki van kapcsolva:

• Értesítés az eseményhez rendelt munkatársaknak új foglalásról
• Értesítés az eseményhez rendelt munkatársaknak foglalás lemondásáról
• Értesítés az eseményhez rendelt munkatársaknak új várólistás feliratkozásról

A munkatársi levelek működését az Automatikus értesítések beállítása oktatóknak című cikk mutatja be.

Jelenléti ív beállításai

• A szolgáltatás eseményeinek jelenléti ívei automatikusan kerüljenek lezárásra a nap végén – alapértelmezés szerint ki van kapcsolva; az automatikus lezárást A jelenléti ív automatikus lezárása című cikk mutatja be.
• Jelenlét rögzítésének módja – a Manuális - a jelenléti íven egy munkatárs által (alapértelmezés) és az Automatikus – minden foglalással rendelkező vendégből résztvevő lesz lehetőség közül választhatsz.
• A jelenléti íven megjelenő fejlődési út – csak akkor látszik, ha a szervezet használ fejlődési utat. Ha nem szeretnél fejlődési utat megjeleníteni, válaszd a Részvételek száma a szolgáltatáson lehetőséget.

A tanfolyam adatainak és beállításainak módosítása

Mit érdemes tudni a záró napról?

A záró nap a tanfolyami beiratkozás javasolt végdátuma. Beíratáskor a rendszer a következők közül az elsőt javasolja, amely nem korábbi a beiratkozás kezdeténél: a záró napot, a tanfolyam utolsó ütemezett eseményének napját, végül a beiratkozás kezdeténél 3 hónappal későbbi napot. A javasolt végdátumot a beíratáskor módosíthatod.

Módosítsd a nevet, a leírást, a záró napot és a képet

1. Nyisd meg a tanfolyam adatlapjának Alapadatok fülét.
2. Ha a nevet módosítanád, írd át az Elnevezés mezőt. A név nem maradhat üres.
3. Ha a leírást módosítanád, írd át a Leírás mezőt. A vendégeknek szóló leírás legfeljebb 10 000 karakter lehet.
4. Ha a záró napot módosítanád, kattints A tanfolyam záró napja mezőre.
5. Válaszd ki a dátumot.
6. Kattints a Kész gombra.
7. Ha a záró napot törölnéd, kattints a mezőben lévő törlés (X) ikonra.
8. Ha a meglévő képet cserélnéd vagy eltávolítanád, kattints a kép sarkában lévő törlés (X) ikonra.
9. Ha a kép törlésére kattintottál, erősítsd meg a törlést az Igen, törlöm gombbal.
10. Ha új képet töltenél fel, kattints a Kép feltöltése gombra, vagy húzd a képfájlt a feltöltő mezőbe. A kép legfeljebb 5 MB lehet.
11. A Kép vágása ablakban állítsd be a kivágást.
12. Kattints a Kép mentése gombra.

A rendszer a szöveges mezőket a gépelés abbahagyásakor, a záró napot a Kész gombra kattintáskor vagy a törléskor menti. A kép törlése után a helyén megjelenik a feltöltő mező, a feltöltött kép pedig a Kép résznél jelenik meg. A már rögzített beiratkozások végdátuma és a már létrehozott események neve nem változik.

Kapcsold be vagy ki a leveleket és a jelenléti ív beállításait

1. Nyisd meg a tanfolyam adatlapjának Emlékeztető vendégeknek, Értesítés munkatársaknak vagy Jelenléti ív beállításai fülét.
2. Kapcsold be vagy ki a kívánt beállítást.
3. Ha a Jelenléti ív beállításai fülön a jelenlét rögzítésének módját vagy a fejlődési utat módosítanád, válaszd ki az új értéket a listából.

A rendszer a változást azonnal menti, és a tanfolyam minden eseményére alkalmazza.

Ellenőrizd a módosítást

Szöveges mező vagy beállítás mentése után ellenőrizd, hogy felugró ablak jelzi-e: A módosításokat elmentettük., és az adatlap menüjében a fül neve alatti összefoglaló az új beállítást mutatja-e, például Esemény emlékeztető kikapcsolva vagy Beiratkozási visszaigazoló levél kikapcsolva. Átnevezés után az új névnek az adatlap tetején és a Tanfolyamok listában is meg kell jelennie. Képcsere után az új kép az Alapadatok fül Kép részén látszik.

A Tevékenységnapló fülön visszakeresheted a tanfolyam korábbi módosításait, archiválását és újraaktiválását.

Pótlási lehetőségek

A pótlási lehetőség megadja, mely szolgáltatások vagy szolgáltatáscsoportok eseményein pótolhatja a beiratkozott vendég a kihagyott tanfolyami eseményeket. A szolgáltatáscsoportokat a felületen a Szolgáltatáskategóriák oldalon kezeled.

Hogyan működik a pótlás?

• Beiratkozáskor a vendég hozzárendelést kap a pótlási szolgáltatásokhoz, így ezek eseményeit akkor is látja és foglalhatja, ha zárt körűek. Ezekre nem iratkozik be, és a rendszer nem foglal neki automatikusan helyet: a szabad helyek erejéig, a pótlási szolgáltatás foglalási szabályai szerint foglalhat. A pótlások számát a rendszer nem korlátozza.
• Szolgáltatáscsoport megadásakor a vendég a csoport minden aktív szolgáltatásához hozzárendelést kap, magát a tanfolyamot kivéve, és a hozzárendelés a csoport tartalmának változását is követi, a már beiratkozott vendégeknél is. Ezért érdemes szolgáltatáscsoportot választanod, ha a pótlásra több, időnként változó szolgáltatás szolgál.
• A pótlásból kapott hozzárendelés megszűnik a beiratkozás lezárásakor vagy törlésekor, illetve ha a szolgáltatás kikerül a pótlási lehetőségek vagy a szolgáltatáscsoport közül. Megmarad, ha a vendégnek más forrásból is jár: kézzel rendelted hozzá, egy másik beiratkozása jogosítja, vagy egy hozzá rendelt szolgáltatáscsoport tartalmazza a szolgáltatást.

Adj hozzá pótlási lehetőséget

1. Nyisd meg a tanfolyam adatlapjának Pótlási lehetőségek fülét.
2. Kattints a Hozzáad gombra.
3. Ha konkrét szolgáltatásokon pótolhatnak a vendégek, a Szolgáltatások résznél nyisd le a listát a nyíllal, vagy kezdd el beírni a szolgáltatás nevét a Keresés mezőbe.
4. Jelöld be a kívánt szolgáltatásokat. Egyszerre többet is kiválaszthatsz.
5. Kattints a Kész gombra.
6. Ha egy szolgáltatáscsoport szolgáltatásain pótolhatnak, a Szolgáltatáskategóriák résznél nyisd le a listát a nyíllal.
7. Jelöld be a szolgáltatáscsoportot.
8. Kattints a Kész gombra.
9. Kattints a panel alján a Hozzáad gombra.

A panel alján lévő Hozzáad gomb csak akkor aktív, ha legalább az egyik listában a Kész gombra kattintottál.

Felugró ablak jelzi a hozzáadást, és a pótlási lehetőségek megjelennek a listában; a szolgáltatáscsoportok Szolgáltatáskategória jelöléssel. A tanfolyamra már beiratkozott vendégek azonnal megkapják a hozzárendelést a pótlási szolgáltatásokhoz.

Távolíts el egy pótlási lehetőséget

1. Nyisd meg a tanfolyam adatlapjának Pótlási lehetőségek fülét.
2. Kattints az eltávolítandó pótlási lehetőség kártyájára.
3. Kattints az alsó sávban az Eltávolítás gombra.
4. A Pótlási lehetőség eltávolítása ablakban erősítsd meg a műveletet az Eltávolítás gombbal.

Felugró ablak jelzi az eltávolítást, és a pótlási lehetőség kikerül a listából. A beiratkozott vendégek elveszítik az innen kapott hozzárendelést, a „Hogyan működik a pótlás?” részben leírt kivételekkel; a már rögzített foglalásaikat az eltávolítás nem mondja le.

Ellenőrizd a pótlási lehetőségeket

Hozzáadás vagy eltávolítás után ellenőrizd, hogy a Pótlási lehetőségek fül listájában a megfelelő szolgáltatások és szolgáltatáscsoportok szerepelnek-e. Egy beiratkozott vendégnél a vendégprofil Hozzárendelt szolgáltatások fülén is megnézheted, hogy megkapta-e a pótlási szolgáltatásokhoz a hozzárendelést.

Kivételek

Ha hibaüzenet jelent meg a név módosítása közben

Ennek oka, hogy kiürítetted az Elnevezés mezőt: ilyenkor megjelenik az Elnevezés megadása kötelező! hibaüzenet, és a rendszer nem menti az üres nevet. Írd be az új nevet: a gépelés abbahagyásakor a rendszer elmenti.

Ha nem találod a tanfolyamot a listában

Ennek oka többnyire az, hogy a tanfolyam archivált, vagy a listán szűrés van beállítva. Nyisd meg a lista Archív tanfolyamok fülét: az archivált tanfolyam adatlapja is megnyitható és módosítható, de a módosítás nem teszi újra aktívvá; az újraaktiválást a Tanfolyam archiválása és újraaktiválása című cikk mutatja be. Szűrésnél a Szűrés gombbal megnyíló panelen kattints a Szűrők törlése, majd a Szűrés gombra.

Ha egy szolgáltatás vagy szolgáltatáscsoport nem választható pótlási lehetőségként

Ennek oka, hogy a választóban csak azok az aktív szolgáltatások és szolgáltatáscsoportok szerepelnek, amelyek még nem pótlási lehetőségei a tanfolyamnak; magát a tanfolyamot nem választhatod ki. Új szolgáltatáscsoportot a Szolgáltatáscsoportok létrehozása és használata című cikk alapján hozhatsz létre.

Ha nem sikerül feltölteni a képet

Ennek oka többnyire a képformátum: ha a Kép vágása ablakban az jelenik meg, hogy a böngésző nem tudja megnyitni a képet (iPhone-fotóknál gyakori a HEIC formátum), zárd be az ablakot a Mégse gombbal, és válassz JPG vagy PNG formátumú képet.