7. Meg nem jelenés és rendezetlen részvétel kezelése

A jelenléti ív és a jelenléti riport megmutatja, ki nem jelent meg a foglalása ellenére, és kinek a részvételéért nem vontak még le alkalmat. A pénzügyi következményük a szolgáltatás foglalási szabályaitól függ, a rendezést pedig a jelenléti ívről is elindíthatod.

Ki kezelheti a meg nem jelenéseket és a rendezetlen részvételeket?

Fióktulajdonosként és menedzserként bármely esemény jelenléti ívén kezelheted őket.

Munkatársként ehhez a Jelenlét és foglalások kezelése > Jelenléti ív kezelése hozzáférés szükséges, és ennek ki kell terjednie az adott eseményre. A részvétel utólagos rögzítéséhez emellett a Jelenlét és foglalások kezelése > Vendég foglalásának manuális rögzítése, a díjtípus értékesítéséhez és a kintlévőség elengedéséhez a Díjtípus értékesítése hozzáférés is szükséges.

Mit jelent a meg nem jelenés és a rendezetlen részvétel?

Meg nem jelenésről akkor beszélünk, ha a vendégnek van foglalása az eseményre, de az esemény kezdete után sincs rögzített részvétele. A meg nem jelenést nem kell külön jelölnöd: a jelenléti riporton és a vendégprofil Foglalások fülén Nem jelent meg jelöléssel látszik.

Rendezetlen a részvétel, ha a vendég részvételét rögzítették, de nem volt az eseményre használható díjtípusa, ezért nem vontak le alkalmat. Az ilyen részvétel kintlévőségként jelenik meg.

A jelenléti ív lezárása egyiken sem változtat, és a vendég sem kap levelet.

Hol látod őket?

• A vendég kártyáján (a kártyák L és M méreténél): a Díjtípus mutatja, van-e a vendégnek az eseményre használható díjtípusa, a Tartozás a vendég rendezetlen tételeinek számát, a Fizetve pedig azt, hogy erre az eseményre levontak-e alkalmat.
• A vendégpanelen, amely a kártyára kattintva nyílik meg: az Érvényes díjtípusok résznél díjtípusonként látszik, hogy érvényes-e erre az eseményre. Az Információk > Szolgáltatás szabályai résznél azt is megnézheted, keletkeztet-e tartozást a szolgáltatásnál a lemondás nélküli távolmaradás.
• A jelenléti riporton: a Nem jelent meg csoportban a meg nem jelent vendégek, a Részt vett csoport Nem fizetett részében a rendezetlen részvételek szerepelnek.

Mikor jár pénzügyi következménnyel a meg nem jelenés?

Ez a szolgáltatás foglalási szabályaitól függ:

• Ha a foglaláshoz foglaláskor lekötött alkalom tartozik, az a meg nem jelenésnél is felhasznált marad. Csak a foglalás lemondása adja vissza.
• Ha a foglaláshoz nem tartozik lekötött alkalom, de be van kapcsolva a lemondás nélküli távolmaradás kezelése, a meg nem jelenés úgy számít, mint egy díjtípus nélküli részvétel: a rendszer naponta egyszer, automatikusan levon egy alkalmat a vendég érvényes díjtípusából, vagy ha ilyen nincs, kintlévőség keletkezik.
• Ha a foglaláshoz nem tartozik lekötött alkalom, és a lemondás nélküli távolmaradás kezelése ki van kapcsolva, a meg nem jelenésnek nincs pénzügyi következménye.

A beállításokat az Alkalom levonása foglaláskor vagy részvételkor és a Lemondás nélküli távolmaradás kezelése című cikkek mutatják be.

Mit tehetsz a jelenléti ívről?

Ha a vendég mégis részt vett

Kapcsold be a vendég kártyáján a Részt vett kapcsolót. Lezárt jelenléti ívnél előbb nyisd újra az ívet. A részleteket a Jelenlét vagy hiányzás rögzítése című cikkben találod.

Ha a távolmaradásért nem szeretnél díjat felszámolni

Ha a vendég időben jelezte a távolmaradását, de a foglalását nem mondták le, mondd le most a vendég helyett. Lezárt jelenléti ívnél előbb nyisd újra az ívet.

1. Nyisd meg az Eseményeim menüpontot.
2. Kattints az eseményre.
3. Kattints a Jelenléti ív gombra. Telefonon koppints a Jelenléti ív csempére.
4. Kattints a vendég kártyájára.
5. A megnyíló panel alján kattints a Foglalás törlése gombra.
6. A Törlöd a foglalást? lépésben, ha értesítést szeretnél küldeni a vendégnek, kapcsold be az Értesítő e-mail küldése beállítást.
7. Erősítsd meg a lemondást a Törlés gombbal.

Már elkezdődött vagy lezajlott eseménynél az Értesítő e-mail küldése alapértelmezés szerint ki van kapcsolva. A lemondás után a lekötött alkalom felszabadul, a távolmaradás miatti kintlévőség pedig megszűnik. A lemondás a lemondási határidőtől függetlenül elvégezhető; a részleteket a Foglalás lemondása vendég helyett című cikk mutatja be.

Ha a vendég kifizeti az elmaradt díjat

Értékesíts neki díjtípust a vendégpanel Díjtípus értékesítése csempéjével, lezárt ívnél a riport sorában lévő Értékesítés gombbal. A rendszer az értékesítés után rendezi a vendég rendezetlen részvételeit és díjköteles meg nem jelenéseit. Ezt a Díjtípus értékesítése a jelenléti ívről című cikk mutatja be.

Ha a szervezet eltekint a díjtól

A kintlévőséget eseményenként elengedheted a Tartozás elengedése gombbal. Az elengedés lépéseit a Kintlévőség rendezése című cikk mutatja be.

A rendszer éjszakánként automatikusan is rendezi a kintlévőségeket a vendég meglévő, megfelelő díjtípusaiból, így egy később értékesített vagy módosított díjtípus is rendezheti őket.

Ellenőrizd az eredményt

Rendezés után a vendég kártyáján a Fizetve mellett pipa jelenik meg, a Tartozás száma pedig csökken. A jelenléti riporton a rendezett részvétel a Részt vett csoport Nem fizetett részéből a Fizetett részbe kerül, a meg nem jelent vendég sorában pedig a Díjrendezettség értéke Fizetett lesz. A foglalás lemondása után a vendég a Lemondott foglalások fülre kerül.